Cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop và những điều cần lưu ý

TikTok Shop là nền tảng TMĐT không còn xa lạ hiện nay. Nếu bạn là nhà bán hàng mới trên nền tảng tiktok shop thì nhất định phải tham khảo hướng dẫn cách xác nhận đơn hàng trên Tiktok Shop nhanh chóng và tránh sót đơn. Cũng như những vấn đề nhà bán hàng cần lưu ý trong quá trình kinh doanh.

Cách nhận biết có đơn hàng trên Tiktok

Trước khi đi vào cách xác nhận đơn hàng trên tiktok shop. Nhà bán hàng cần biết về cách nhận biết khi có đơn hàng mới . Để biết được shop của mình đang có đơn hàng hay không, chủ shop thực hiện tra cứu theo các cách sau đây:

Cách 1: Để kiểm tra, bạn có thể bật vào phần thông báo của Tiktok. Đăng nhập và hệ thống -> Click vào biểu tượng thông báo (hình chuông), tại đó sẽ hiện số đơn hàng hiện đang có.

Cách 2: Kiểm tra tại mục quản lý đơn hàng: Đăng nhập vào TikTok Shop của cửa hàng -> vào mục quản lý đơn hàng để kiểm tra. Thông báo về đơn hàng mới đang chờ xác nhận tại mục chờ vận chuyển.

Cách 3: Kiểm tra trên mail: Đơn hàng mới cũng sẽ được gửi về địa chỉ email bạn đã dùng để đăng ký Tiktok shop.

Sau khi xác nhận đã có những đơn hàng mới thì việc tiếp theo chính là cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop và xử lý đơn hàng. Bạn có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn bên dưới đây:

Xử lý đơn hàng trên Tiktok shop

Bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng trên TikTok Shop là xác nhận đơn hàng.

Cách xác nhận đơn hàng trên tiktok shop

Bạn cần kiểm tra lại các sản phẩm khách hàng đặt có còn hàng hay không. Nếu còn thì tiến hành xác nhận để đóng gói và vận chuyển. Bạn cần thực hiện:

Vào mục quản lý đơn hàng -> chọn sắp xếp đơn vị vận chuyển.

Chọn đơn vị vận chuyển (Hiện tại, Tiktok liên kết duy nhất 1 đơn vị vận chuyển là J&T Express).

Chọn phương thức thu gom: chọn lấy hàng nếu bạn muốn ship đến kho lấy hàng hoặc chọn gửi hàng nếu bạn muốn mang đến kho của J&T Express.

Nhà bán hàng cần xác nhận đơn hàng trong vòng 3 ngày. Đơn vị vận chuyển sẽ đến là lấy đơn hàng trong vòng 2 ngày sau khi nhà bán hàng xác nhận.

Đóng gói

Sau khi đã biết cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop. Tiếp đến là cách đóng gói đơn hàng, đảm bảo cho đơn hàng còn nguyên vẹn và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bạn cần đóng gói chắc chắn và sử dụng những dụng cụ phù hợp với sản phẩm như hộp giấy, túi nilon,…

Sau khi đã đóng gói sản phẩm theo đúng đơn và số lượng, bạn cần tiến hành in mã vận đơn để dán lên gói hàng theo các nước như sau:

Tại thông tin đơn hàng, bạn chọn vào dấu ba chấm ở góc bên phải.

Bạn chọn In nhãn vận chuyển sau đó chọn đơn hàng muốn in nhãn hoặc chọn in hàng loạt nếu bạn đang xử lý cùng lúc nhiều đơn hàng.

Sau khi đã in nhãn thành công, bạn có thể dán lên gói hàng và chuẩn bị bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Tùy thuộc vào hình thức thu gom bạn lựa chọn ở bước cách xác nhận đơn hàng trên tiktok shop, mà hình thức giao hàng cho đơn vị vận chuyển ở bước này sẽ được áp dụng.

Đối với lấy hàng: Sau khi đã vận chuyển gói hàng, phía vận chuyển sẽ được cập nhật trạng thái “đã lấy hàng” trong hệ thống. Trạng thái này sẽ được phản ánh bên trong “trung tâm người bán – mục quản lý đơn hàng”.

Đối với gửi hàng: Sau khi gửi hàng, phía vận chuyển sẽ đến lấy đơn hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “đang vận chuyển” trong hệ thống. Trạng thái này sẽ được hiển thị trong “trung tâm người bán – tại mục quản lý đơn hàng”.

Kiểm tra trạng thái giao hàng

Sau khi nhà bán hàng đã bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển, nhà bán hàng vẫn nên kiểm tra và theo dõi trạng thái đơn hàng, để xử lý kịp thời những tình huống bất cập có thể xảy ra.

Trong trường hợp nếu nhà bán hàng chọn hình thức “vận chuyển bởi người bán”, nếu khách hàng không nhận được gói hàng trong vòng 14 ngày kể từ ngày gửi, thì coi như đơn hàng đã thất lạc.

Trường hợp theo chế độ “vận chuyển bởi TikTok”, nếu nhà vận chuyển không giao đơn hàng thành công trong thời gian đã cam kết, thì sẽ được coi là chậm trễ đơn.

Xem thêm: Bật mí cách bán hàng trên TikTok thu trăm đơn mỗi ngày cực đơn giản

Những điều cần lưu ý trong quá trình bán hàng trên TikTok Shop

Sau khi đã tìm hiểu về cách xác nhận đơn hàng trên tiktok shop. Và dưới đây là những điều nhà bán hàng cần tránh khi kinh doanh trên TikTok Shop.

Nhằm tạo ra môi trường thương mại văn minh và lành mạnh, thì Tiktok Shop cũng đưa ra các quy định về các hành vi bị cấm trong quá trình bán hàng trên nền tảng, thông qua các thông tin được cung cấp bởi TikTok Shop Academy:

Lạm dụng thông tin khách hàng

Trong quá trình giải quyết đơn hàng, người bán sẽ tiếp xúc với các thông tin mang tính nhạy cảm của khách hàng (họ tên, địa chỉ, số điện thoại). Việc quan trọng là người bán cần phải bảo vệ thông tin dữ liệu của khách hàng và đảm bảo tuân thủ Chính sách quyền riêng tư mà TikTok đã đề ra. Và người bán cũng có nghĩa vụ giữ bí mật lịch sử trò chuyện với người tiêu dùng.

Vận chuyển các sản phẩm bị cấm

Tất cả người bán cần tuân thủ nguyên tắc sản phẩm bị cấm trên TikTok Shop, không được bán hoặc vận chuyển bất cứ sản phẩm bị cấm nào. Ngoài ra, nếu kinh doanh những sản phẩm có tính độc hại hoặc nguy hiểm, cần phải tuân theo yêu cầu bổ sung của đơn vị vận chuyển.

Người bán có trách nhiệm tuân thủ luật pháp và các quy định của địa phương. Hơn nữa, tất cả nhà bán hàng cần tuân thủ các yêu cầu của hãng vận chuyển về hàng hóa nguy hiểm (hoặc các sản phẩm bị hạn chế vận chuyển).

Vận chuyển gian lận

Tiktok Shop không cho phép người bán vận chuyển gian lận theo bất cứ hình thức nào. Hành vi vận chuyển gian lận điển hình, bao gồm:

Vận chuyển các gói hàng trống: Vận chuyển gói hàng không hoàn chỉnh, sản phẩm không phù hợp với các trang chi tiết sản phẩm hoặc chi tiết đơn hàng.

Giả mạo thông tin đơn vị vận chuyển như: địa chỉ kho hàng, tuyến đường, thông tin người nhận và địa chỉ giao hàng,…

Thông tin theo dõi hiển thị lỗi (ví dụ: số theo dõi vận chuyển vô hiệu, số theo dõi trùng lặp, không có thông tin vận chuyển sau khi cung cấp số ID theo dõi đã được cung cấp 24 giờ,…).

Địa chỉ giao hàng của khách hàng không phù hợp với tuyến đường đang vận chuyển.

Dữ liệu đơn hàng và vận chuyển không phù hợp với nhau. Tất cả các thông tin vận chuyển khác không chính xác hoặc sai lệch.

Các vấn đề sau bán hàng

Nếu khách hàng đưa ra bất kỳ vấn đề sau bán nào hàng nào liên quan đến vấn đề vận chuyển gian lận, biện pháp để giải quyết các vấn đề dựa trên phương thức vận chuyển.

Nếu người bán chọn hình thức “Giao hàng bởi người bán”, thì người bán phải giải quyết kịp thời yêu cầu của khách hàng với hãng vận chuyển được chọn để giải quyết vấn đề. TikTok Shop sẽ không can thiệp vì không có quan hệ trực tiếp với nhà vận chuyển.

Nếu người bán chọn hình thức “Giao hàng bởi TikTok”, TikTok Shop sẽ yêu cầu người vận chuyển cung cấp các tài liệu hỗ trợ cần thiết để điều tra. Người bán cũng có thể gửi đơn khiếu nại bằng cách chọn “Khiếu nại và tranh chấp – Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển” trong Trung tâm người bán.

Xem thêm: Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hiệu quả

Những khó khăn khi quản lý đơn hàng TikTok Shop thủ công

Có thể thấy việc xử lý đơn hàng TikTok nếu không quản lý chặt chẽ và hiệu quả sẽ dẫn đến các vấn đề như: bỏ lỡ đơn hàng, sai đơn, giao hàng chậm trễ, hoặc các vấn đề liên quan đến kho hàng như: hết hàng nhưng không kiểm soát được. Những vấn đề này sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín nhà bán hàng.

Hơn nữa, khi không kiểm soát được trạng thái đơn hoàn hàng và đơn hủy. Dẫn đến khó nắm bắt được những vấn đề về đơn hàng và tồn kho, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.

Do đó, việc các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng như GoSELL, sẽ giúp giảm thiểu tối đa các vấn đề vừa kể trên.

Cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop và xử lý hàng loạt tránh gây thất thoát

GoSELL là một trong những nền tảng phát triển phần mềm quản lý bán hàng Tiktok Shop với các tính năng vượt trội đảm bảo đáp ứng những nhu cầu cần thiết của nhà bán hàng TikTok Shop trong suốt quá trình kinh doanh.

Kết nối cùng lúc nhiều gian hàng

Nền tảng GoSELL có thể đồng bộ đơn hàng của nhiều của hàng TikTok Shop về một nền tảng duy nhất. Mỗi chi nhánh hay kho hàng đều có thể kết nối nhiều gian hàng TikTok Shop. Phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều điểm bán hàng nhưng cần sự riêng biệt về dữ liệu.

Cung cấp cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop hàng loạt

Nhà bán hàng hoàn toàn có thể xác nhận đơn hàng và in đơn trên một màn hình duy nhất, mà không cần chuyển qua lại giữa các kênh TikTok Shop. Người bán có thể in đơn hàng loạt theo mẫu có sẵn của TikTok Shop hoặc tùy chỉnh lại trên GoSELL.

Phân loại trạng thái

Trạng thái đơn hàng được phân loại rõ ràng trên hệ thống GoSELL theo: chờ xác nhận, đang giao, đã giao hàng, đơn hoàn hàng, đã hoàn tiền, đơn hủy một cách rõ ràng.

Đối soát đơn hàng hoàn: GoSELL có danh sách đơn trả hàng, người bán có thể theo dõi trực tiếp quá trình hoàn hàng, tránh gây thất thoát đơn hàng hoàn.

Quản lý đồng bộ sản phẩm, kho hàng

Tại trang quản trị GoSELL, người bán có thể lựa chọn bật hoặc tắt tính năng “Đồng bộ kho hàng giữa GoSELL và TikTok tự động” hoặc theo chiều ngược lại một cách dễ dàng. Tính năng này giúp người bán có thể kiểm soát được quá trình tồn kho một cách chính xác nhất.

Đối soát doanh thu, chi phí báo cáo lãi lỗ

GoSELL có tính năng phân tích và báo cáo doanh thu, giúp nhà bán hàng kiểm soát được doanh thu đến từ tài khoản nào, các doanh thu từ đơn hàng đã chuyển và những đơn hàng bị hoàn. Báo cáo lãi lỗ sau khi trừ đi giá vốn và chi phí sản một cách chi tiết.

Ngoài ra, GoSELL còn được biết đến là nền tảng chuyên cung cấp các giải pháp kinh doanh đa kênh như: thiết kế website (GoWEB), App bán hàng (GoAPP), kinh doanh mạng xã hội (GoSOCIAL), kinh doanh tại cửa hàng (GoPOS), tạo landing page (GoLEAD), tổng đài ảo (GoCALL), đồng bộ kinh doanh sàn TMĐT, kèm với đó là vô vàn các tính năng và sản phẩm hữu ích khác.

Trên đây là tổng hợp những chia sẻ về cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop và những nguyên tắc cần lưu ý trong quá trình kinh doanh trên nền tảng TikTok cho người mới bắt đầu. Hy vọng những chia sẻ trên thực sự hữu ích với bạn.

Bài viết Cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop và những điều cần lưu ý đã xuất hiện đầu tiên vào ngày GOACADEMY - HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KỸ NĂNG BÁN HÀNG CHUYÊN NGHIỆP.