Cách tra cứu và quản lý đơn hàng VNPost cho shop đông đơn
Cách tra cứu và quản lý đơn hàng VNPost gọn nhất là dùng mã bưu gửi trên website cho từng lần kiểm. My Vietnampost Plus phù hợp với danh sách đơn của shop. Mỗi ngày nên tách bốn nhóm: mới nhận, đang đi, phát chưa thành công và đã phát. Nhân viên chỉ xử lý các đơn lệch khỏi thời gian cam kết.
Một mã vận đơn phải nối được đơn bán, kiện hàng, tiền thu hộ và khách nhận. Nếu bảng shop chỉ có tên khách, bạn sẽ khó tìm khi hai người trùng tên. Hãy lưu mã đơn nội bộ, mã bưu gửi, ngày bàn giao và dịch vụ. Bốn cột tiếp theo là tiền COD, trạng thái cuối, giờ cập nhật và người xử lý.
Khi nào chủ shop cần tra mã bưu gửi?
Người nhận thường tra khi muốn biết kiện đang ở đâu hoặc sắp xếp thời gian nhận. Chủ shop cần tra các đơn quá lâu chưa có lần quét mới hoặc phát không thành công. Ngoại lệ còn gồm khách chưa nhận dù báo đã phát, đơn hoàn và COD thiếu trong kỳ đối soát.
Đừng mở từng mã mỗi giờ. Với 100 đơn một ngày, thao tác này làm mất thời gian nhưng không tạo hành động. Hãy đặt ba mốc kiểm, chẳng hạn 9 giờ, 14 giờ và 17 giờ. Mỗi lần chỉ lọc đơn chưa cập nhật sau 24 giờ hoặc vượt mốc dịch vụ shop đã hẹn với khách.
| Tình huống | Dữ liệu cần có | Người xử lý | Hạn nội bộ |
|---|---|---|---|
| Chưa có lần quét nhận | Mã bưu gửi, phiếu bàn giao, giờ lấy | Kho | Trong ca bàn giao |
| Đứng trạng thái trên 24 giờ | Điểm quét cuối, dịch vụ, bưu cục | Chăm sóc khách | Trước 14 giờ |
| Phát không thành công | Lý do, số lần phát, số khách | Chăm sóc khách | Trong 2 giờ làm việc |
| Đã phát nhưng khách khiếu nại | Giờ phát, người nhận, bưu cục phát | Quản lý ca | Mở yêu cầu trong ngày |
| Chuyển hoàn | Lý do hoàn, tiền hai chiều, tình trạng kiện | Kho và kế toán | Kiểm khi hàng về |
| Lệch COD | Số tiền thu, kỳ trả, mã đối soát | Kế toán | Trước khi khóa tuần |
Khách chỉ cần biết trạng thái và bước tiếp theo. Nhân viên không nên gửi ảnh màn hình đầy thuật ngữ rồi để khách tự hiểu. Tin nhắn tốt có mã đơn và điểm cập nhật gần nhất. Hãy thêm ngày shop kiểm lại cùng kênh liên hệ nếu khách đổi lịch nhận.
Cách tra cứu và quản lý đơn hàng VNPost trên web, app
Trên trang tra cứu bưu gửi của VNPost, nhập mã vào ô định vị. Hệ thống cho phép phân tách nhiều mã bằng dấu phẩy. Sau khi gửi yêu cầu, đọc thông tin bưu gửi và khối lượng. Kiểm tiếp bưu cục nhận, bưu cục phát cùng các lần cập nhật trạng thái. Chụp lại kết quả khi cần đối chiếu với khách.
Trên My Vietnampost Plus, đăng nhập rồi vào Đơn hàng. Ứng dụng cho tìm bằng mã vận đơn hoặc tên người nhận. Shop cũng có thể lọc theo khoảng thời gian, trạng thái và dịch vụ gửi. Chọn Chi tiết để xem thông tin của một đơn.
- Tìm mã: lấy từ phiếu gửi, đơn trên app hoặc bảng xuất kho, không gõ theo trí nhớ.
- Đọc lần quét cuối: ghi thời gian, địa điểm và mô tả, tránh chỉ chép một chữ đang giao.
- So hạn nội bộ: đối chiếu ngày bàn giao và dịch vụ shop đã chọn.
- Gắn hành động: chờ, nhắn khách, gọi bưu cục hoặc tạo yêu cầu hỗ trợ.
- Cập nhật bảng: lưu trạng thái, giờ kiểm và tên người xử lý.
- Đóng ngoại lệ: chỉ đóng khi kiện phát, hoàn về hoặc có kết quả khiếu nại.
Ứng dụng còn có mục Thống kê sản lượng trong Xem thêm tiện ích. Shop có thể lọc theo chi nhánh, tài khoản hoặc ngày tạo. Báo cáo hiển thị số đơn, tiền cước và tiền thu hộ trong khoảng chọn. Đây là nguồn đối chiếu tốt với bảng đơn nội bộ trước khi kế toán khóa ngày.
Cú pháp SMS được chia sẻ trong nhiều hướng dẫn cũ không còn là kênh mình ưu tiên. Website và ứng dụng cho nhiều trường dữ liệu hơn, dễ lưu ảnh và mở yêu cầu. Khi hệ thống tạm gián đoạn, giữ mã bưu gửi rồi kiểm lại qua kênh hỗ trợ chính thức, tránh nhập mã vào trang lạ.
Lập bảng theo dõi cho 20 đến 500 đơn mỗi ngày
Dưới 20 đơn một ngày, bảng tính với bộ lọc là đủ. Từ 20 đến 100 đơn, hãy nhập trạng thái theo lô và đặt cảnh báo bằng màu. Trên 100 đơn, nên đồng bộ mã bưu gửi về hệ thống bán hàng. Nhân viên vẫn cần danh sách ngoại lệ, vì tự động cập nhật không tự gọi khách.
| Cột | Ví dụ | Quy tắc nhập |
|---|---|---|
| Mã đơn shop | WEB-260829-0152 | Không trùng giữa các kênh |
| Mã bưu gửi | Chuỗi trên phiếu gửi | Giữ nguyên chữ và số |
| Ngày bàn giao | 29/08/2026 16:20 | Dùng cùng múi giờ UTC+7 |
| COD | 459.000 đồng | Đối chiếu với phiếu đóng gói |
| Trạng thái cuối | Phát chưa thành công | Chép kèm thời gian cập nhật |
| Lý do ngoại lệ | Khách hẹn ngày sau | Dùng danh mục lý do cố định |
| Hành động kế tiếp | Gọi lại trước 10:00 | Có người và hạn cụ thể |
| Kết quả COD | Đã nhận kỳ 02/09 | Gắn mã đối soát |
Đầu ca, nhân viên nhập đơn mới và mã bưu gửi. Giữa ca, họ xử lý phát không thành công. Cuối ca, quản lý đọc số đơn chưa bàn giao, đơn đứng trạng thái và đơn hoàn. Kế toán không sửa trạng thái vận chuyển; họ chỉ chốt COD, cước và chênh lệch theo mã.
Tài liệu Shopify về theo dõi đơn thương mại điện tử chia vòng đời thành năm phần. Đó là xác nhận, soạn đóng, vận chuyển, phát và logistics ngược. Khung này phù hợp để shop Việt lập trạng thái nội bộ, còn dữ liệu thực tế vẫn lấy từ đơn bán và hãng vận chuyển.
Nếu nhiều kho cùng gửi, hãy gắn mã chi nhánh vào đơn. Khung quản lý shop nhiều ca và nhiều kho giúp phân quyền nhập trạng thái, tồn và tiền. Khi cần một nơi gom đơn từ các kênh, bạn có thể chạy thử phần mềm quản lý bán hàng của MONA bằng chính bộ 20 đơn mẫu, gồm cả giao thành công và hoàn.
Xử lý đơn chậm, hoàn và lệch tiền COD
Đơn chậm cần bốn dữ liệu trước khi liên hệ: mã bưu gửi, lần quét cuối, dịch vụ và ngày bàn giao. Trên My Vietnampost Plus, shop có thể vào Đơn hàng, nhấn dấu ba chấm cạnh đơn, chọn yêu cầu hỗ trợ hoặc khiếu nại, chọn loại yêu cầu, nhập chi tiết và đính kèm file.
VNPost công bố hotline 1900 54 54 81 và email cskh@vnpost.vn. Thời gian hỗ trợ hiển thị là 7 giờ đến 21 giờ. Khi gọi, đọc mã bưu gửi từng ký tự và ghi mã tiếp nhận. Không chỉ nói đơn của khách Nguyễn Văn A vì tên người nhận không đủ để xác định kiện.
Với đơn hoàn, kho quay video lúc mở nếu vỏ có dấu hiệu móp, rách hoặc niêm phong khác. Đối chiếu SKU, số lượng, phụ kiện và tình trạng. Chi phí hoàn được gắn về đơn gốc. Sản phẩm chưa đạt điều kiện bán lại phải chuyển khu chờ xử lý, không nhập thẳng tồn bán được.
Với COD, kế toán đối chiếu ba tổng: tiền phải thu theo đơn giao thành công, tiền hãng ghi nhận và tiền vào tài khoản. Chênh lệch được bóc theo mã, gồm phí cước, phí thu hộ, hoàn hoặc điều chỉnh. Không lấy tổng doanh thu trừ tổng tiền về vì hai kỳ có thể chứa các đơn khác nhau.
Chủ shop mới nên đọc lộ trình bán hàng từ đơn đến lợi nhuận để hiểu phần giao thành công và tiền thực nhận. Với đơn trên sàn, cẩm nang quản lý gian hàng sàn giúp tách trạng thái nền tảng khỏi trạng thái vận chuyển.
Khi nội dung sản phẩm tạo nhiều câu hỏi sau mua, bài review sản phẩm có tiêu chí đo chỉ cách ghi kích thước, thời gian dùng và giới hạn. Thông tin đúng từ đầu giảm các đơn khách từ chối vì món thực nhận khác kỳ vọng.
Câu hỏi thường gặp
Không có mã bưu gửi thì tra bằng số điện thoại được không?
Trang tra cứu công khai cần mã bưu gửi. Trên My Vietnampost Plus, chủ tài khoản có thể tìm đơn trong dữ liệu của mình bằng mã vận đơn hoặc tên người nhận. Nếu mất phiếu, hãy tìm ở đơn bán, lịch sử tạo đơn hoặc liên hệ bưu cục bàn giao.
Một lần tra được nhiều đơn VNPost không?
Trang định vị cho nhập nhiều mã và phân tách bằng dấu phẩy. Với danh sách lớn, ứng dụng và bộ lọc theo thời gian, trạng thái, dịch vụ sẽ dễ quản lý hơn. Shop không nên dán hàng trăm mã rồi đọc thủ công; hãy xuất danh sách ngoại lệ để nhân viên xử lý.
Trạng thái đứng yên bao lâu thì nên hỏi?
Hãy dựa vào dịch vụ và cam kết shop đã thông báo. Quy tắc nội bộ dễ dùng là đưa vào danh sách kiểm khi không có lần quét mới sau 24 giờ làm việc. Trước khi tạo yêu cầu, kiểm ngày nghỉ, điểm quét cuối và phiếu bàn giao để cung cấp đủ dữ liệu.
Làm sao quản lý tiền COD không bị lệch?
Mỗi mã bưu gửi phải có số COD, trạng thái giao và mã kỳ đối soát. Kế toán so tiền phải thu, báo cáo hãng và sao kê ngân hàng theo cùng danh sách mã. Chênh lệch cần bóc từng đơn, không bù qua kỳ sau khi chưa ghi lý do.
