Nhà cung cấp là gì: cách đánh giá và quản lý nguồn hàng

Anh chị vừa chốt được 200 đơn livestream tối qua. Sáng nay gọi thì đầu mối báo hết hàng. Khách thì hối. Sàn thì báo đỏ nguy cơ phạt tạ. Lúc này chúng ta mới thấy chọn sai nguồn cung nó mệt mỏi ra sao. Khái niệm nhà cung cấp là gì không chỉ là nơi lấy hàng. Họ chính là mắt xích quyết định dòng tiền và uy tín shop. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn cách chấm điểm đầu mối nhập sỉ. Mình cũng chia sẻ cách đàm phán công nợ an toàn nhất. Mình sẽ đính kèm các điều khoản hợp đồng thiết yếu. Anh chị sẽ tránh được cảnh có đơn mà thiếu hàng giao.

Nhà cung cấp là gì trong chuỗi vận hành của shop?

Nhiều anh chị khi mới mở shop thường đi mua đứt bán đoạn. Thấy chỗ nào chào giá rẻ thì nhập một mớ về. Bán hết thì lại đi tìm chỗ khác lấy tiếp. Cách làm này có thể mang lại lợi nhuận gộp cao ban đầu. Nhưng khi lượng đơn tăng lên 100 đơn mỗi ngày, rắc rối sẽ tới. Lúc đó anh chị sẽ đối mặt với tình trạng chất lượng phập phù. Hôm nay áo vải đẹp, ngày mai đường chỉ lại may lỗi bung bét. Vậy thực chất vai trò của nhà cung cấp là gì trong chuỗi cung ứng?

Đó là những xưởng sản xuất, tổng kho hoặc đại lý chuyên đổ sỉ. Họ cung cấp thành phẩm cho cửa hàng để duy trì bán hàng liên tục. Một đối tác đúng nghĩa không chỉ đưa hàng rồi thu tiền. Họ phải đảm bảo được thời gian giao hàng đúng hẹn với shop. Hàng phải cập bến chuẩn xác hai ngày theo hợp đồng. Nhờ vậy shop mới kịp đóng gói và giao đi. Trong một lớp học vận hành, học viên ở Biên Hoà đã gặp sự cố. Chị kể lại bài học nhớ đời khi đổi đầu mối vì giảm giá 5%. Lô hàng đó cận date chỉ còn ba tháng, bị khách hoàn tiền hàng loạt. Khách đánh giá một sao khiến shop tụt thứ hạng thảm hại trên sàn. Hãy chọn nơi uy tín.

7 tiêu chí chấm điểm nguồn hàng (có thang điểm chi tiết)

Để không bị cảm tính, mình thường khuyên học viên thiết lập bảng ma trận. Chúng ta sẽ chấm điểm cụ thể cho từng đầu mối. Tiêu chí đầu tiên chủ shop hay nhìn vào nhất chính là giá nhập. Tuy nhiên chúng ta chỉ nên gán cho nó trọng số 20%. Nếu giá rẻ mà giao trễ thì chi phí kho bãi cũng bù trừ hết. Tiêu chí thứ hai rất quan trọng là số lượng đặt tối thiểu. Nhập một lần quá nhiều sẽ khiến dòng tiền của shop kẹt cứng trong kho. Shop sẽ không còn ngân sách để xoay vòng chạy quảng cáo ra đơn nữa.

Năm tiêu chí còn lại cũng quyết định thành bại của shop. Đó là thời gian giao hàng, chính sách đổi hàng lỗi và thanh toán. Thêm vào đó là độ đồng đều của chất lượng qua nhiều lô. Cuối cùng là thái độ hỗ trợ xử lý sự cố của nhân viên. Yếu tố này giúp khâu vận hành shop luôn trơn tru nhất. Anh chị có thể tham khảo bảng so sánh thực tế bên dưới. Mình đã lập bảng này khi chọn xưởng may áo thun cho shop. Chúng ta sẽ liệt kê ba bên, sau đó đánh giá từng tiêu chí. Nhân với trọng số sẽ giúp anh chị tìm ra đối tác phù hợp. Họ phải dung hoà được giá nhập tốt và khả năng cung ứng ổn định. Nhờ cách này, anh chị dễ dàng giải thích số liệu cho đội quản lý kho. Đừng ham rẻ mà liều.

Tiêu chí đánh giá (Thang 1-10)	Trọng số	Xưởng A (Giá rẻ)	Đại lý B (Uy tín)	Kho C (Linh hoạt)
Giá nhập	20%	9	6	7
Số lượng tối thiểu	15%	4	7	9
Thời gian giao hàng	15%	5	9	8
Đổi trả hàng lỗi	15%	3	8	8
Công nợ	10%	4	8	7
Chất lượng	15%	5	9	7
Hỗ trợ sự cố	10%	4	8	8

Đàm phán hợp đồng và những điều khoản chủ shop hay hớ

Hợp đồng mua bán là một văn bản ràng buộc pháp lý chặt chẽ. Nó là lá chắn giúp anh chị đòi quyền lợi đền bù chính đáng. Giả sử lô hàng 500 áo khoác về bị lem màu thì sao? Điều khoản đầu tiên phải rạch ròi là tỉ lệ hàng lỗi. Nếu dưới 2% thì shop có thể tự xử lý êm xuôi. Từ mức 2% trở lên, xưởng phải chịu phí thu hồi tận nơi. Họ phải giao lại hàng mới nguyên vẹn trong 48 giờ làm việc. Nếu không có dòng cam kết thời gian này, họ có thể ngâm hàng nửa tháng. Trong khi đó, tiền quảng cáo Facebook vẫn cắn đều đặn mỗi ngày. Shop lại rơi vào cảnh thiếu hàng để giao. Điều này rất rủi ro.

Một cái bẫy thứ hai nằm ở điều khoản thời gian giao hàng. Nhiều chỗ hay dùng cụm từ “dự kiến từ 3 đến 5 ngày”. Chữ “dự kiến” này vô tình tước đi quyền yêu cầu đền bù. Anh chị cần đổi ngay thành “chính thức giao trước 17h”. Cùng với đó là điều khoản phạt giảm trừ 2% cho mỗi ngày chậm. Mình khuyên các chủ cửa hàng nên dùng phần mềm quản lý kho. Tính năng cảnh báo hạn giao hàng sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ hợp đồng. Hệ thống sẽ theo dõi tình trạng phiếu nhập giúp nhân sự không sót việc. Ghi nhớ trong đầu khi lượng hàng quá nhiều sẽ dẫn đến thất thoát tiền bạc. Đọc kỹ từng điều khoản.

Cách theo dõi nhập hàng, tỉ lệ lỗi và quản lý công nợ

Sau khi chốt hợp đồng, việc giám sáp nhập kho mới quyết định lợi nhuận. Hàng nằm trong kho mà bị lỗi thì coi như mất trắng tiền vốn. Quá trình theo dõi nhập hàng bắt buộc phải có bước kiểm đếm chéo. Mọi sự sai lệch so với đơn đặt hàng phải lập biên bản ngay. Anh chị không được vì quen biết nể nang mà bỏ qua. Số lượng thiếu hụt qua nhiều lần nhập sẽ bị cộng dồn lại. Cuối năm shop sẽ gánh khoản thâm hụt tài chính khổng lồ không thể bù đắp. Việc này là quy định bắt buộc.

Về quản lý công nợ, nguyên tắc sống còn là kéo dài chu kỳ thanh toán. Thời hạn nợ phải dài hơn chu kỳ thu tiền từ sàn thương mại. Ví dụ Shopee thường giam tiền 7 ngày khi đơn giao thành công. Cộng với thời gian đi đường mất thêm năm ngày nữa. Lúc này, anh chị phải xin được công nợ sỉ ít nhất 15 ngày. Điều này giúp dòng tiền của shop không bị đứt gãy giữa chừng. Hãy đề xuất trả trước 30% khi chốt đơn. Trả 40% khi nhận đủ hàng vào kho. Còn lại 30% thanh toán sau 15 ngày để có thời gian quay vòng vốn. Theo blog của Shopify, thời hạn thanh toán rất quan trọng. Khả năng đàm phán kéo giãn công nợ sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ sống sót. Hãy giữ chữ tín.

Dấu hiệu cảnh báo khi nào shop nên đổi nguồn hàng mới

Dù mối quan hệ đối tác có gắn bó thân thiết đến đâu. Trong kinh doanh, con số lợi nhuận mới là thước đo chân thực nhất. Dấu hiệu đầu tiên bắt buộc phải tìm nguồn dự phòng là giao trễ hẹn. Nếu đối tác liên tục giao chậm ba lần trong một quý, hãy cẩn thận. Sự chậm trễ này bào mòn trực tiếp ngân sách quảng cáo của anh chị. Khách hàng sẽ huỷ đơn vì chờ quá lâu. Nó còn làm rớt hạng các sản phẩm đang đua top hiển thị trên sàn. Điều này là không thể dung túng.

Dấu hiệu thứ hai cần hành động là tỉ lệ hàng lỗi tăng vọt. Mức chấp nhận được là 1% nhưng nay nhảy lên 5% rồi 10%. Kèm theo đó là thái độ lảng tránh đổi trả của nhân viên chăm sóc. Chất lượng đầu vào đi xuống khiến nỗ lực quảng cáo trở nên vô ích. Khách nhận đồ lỗi sẽ phẫn nộ đánh giá một sao. Họ sẽ tẩy chay và không bao giờ quay lại mua lần hai. Khi thấy hai tín hiệu này xuất hiện, anh chị cần phản ứng ngay. Hãy âm thầm nhập thử nghiệm một lượng nhỏ từ ba nguồn mới. Hãy đánh giá năng lực của họ trước khi chuyển dịch toàn bộ đơn hàng. Hãy chủ động cắt đứt.

Bài liên quan: cách tra cứu và quản lý.

Hỏi giảng viên

Shop nhỏ vốn mỏng nên chọn xưởng hay lấy qua trung gian?

Giai đoạn đầu vốn mỏng và chưa có đầu ra ổn định. Anh chị nên ưu tiên lấy qua đại lý trung gian hoặc kho sỉ. Hãy xem sự khác biệt giữa đại lý cấp 1 và nhà phân phối. Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nguồn hàng. Bù lại họ chấp nhận số lượng tối thiểu cực thấp để đa dạng mẫu.

Làm sao để đàm phán công nợ khi mới làm việc lần đầu?

Trong hai lô đầu tiên tiên, anh chị bắt buộc phải thanh toán sòng phẳng. Hãy trả 100% tiền mặt để chứng minh năng lực tài chính với đối tác. Từ tháng thứ hai, anh chị có thể mang biểu đồ doanh số ra đàm phán. Hãy xin nợ gối đầu 20% lô mới.

Tỉ lệ hàng lỗi bao nhiêu phần trăm là mức chấp nhận được?

Đối với ngành thời trang hay đồ gia dụng nhựa hiện nay. Tỉ lệ hàng lỗi từ 1% đến 2% trên tổng lô được xem là chấp nhận. Đây là mức hao mòn tự nhiên khi vận hành. Shop cần ràng buộc rõ trách nhiệm đổi trả khi tỉ lệ lỗi vượt quá 5%.