Chọn đơn vị vận chuyển rẻ cho shop online: cách tính đúng

Đây là câu hỏi đội ngũ bên mình gặp gần như mỗi tuần từ các chủ shop mới: chọn đơn vị vận chuyển nào rẻ cho shop online? Thật lòng mà nói, không có đơn vị nào rẻ nhất cho mọi shop. Chi phí bạn thực sự trả phụ thuộc vào khối lượng đơn, vùng gửi và tỷ lệ hoàn của riêng shop mình. Vì vậy, thay vì tìm một cái tên cố định, bạn nên học cách tự tính cho đúng với tình hình của chính mình.

Cách chúng tôi hay khuyên khá đơn giản. Gửi thử khoảng 20 đến 30 đơn qua hai hoặc ba đơn vị khác nhau. Sau đó so chi phí thực tế ghi trên từng đơn. Đừng tin hoàn toàn vào bảng giá trên website, vì con số trên giấy và con số trên hóa đơn cuối tháng thường là hai chuyện khác nhau. Chỉ có số liệu thật mới trả lời được câu hỏi của bạn.

Shop nhỏ mới mở nên ưu tiên tiêu chí nào?

Với shop dưới 50 đơn mỗi ngày, lựa chọn hợp lý thường là đơn vị có giá sàn thấp và không ép cam kết sản lượng. Giai đoạn đầu, lượng đơn rất thất thường. Hôm nay có chục đơn, tuần sau có thể chỉ vài đơn. Nếu ký hợp đồng cam kết quá sớm, những tháng đơn chậm lại sẽ thành khoản phạt rất khó chịu.

Điểm xuất phát tốt nhất vẫn là đo đúng con số của chính mình. Khi đã có số liệu thật, việc đem so với các hãng khác mới có ý nghĩa. Không đo thì bạn chỉ đang so cảm tính, và cảm tính thường nghiêng về cái giá trông rẻ nhất trên màn hình. Chúng tôi từng thấy nhiều shop chọn đơn vị chỉ vì bảng giá đẹp mắt, rồi vài tháng sau mới nhận ra mình đang trả nhiều hơn dự tính.

Vì sao bảng giá niêm yết dễ khiến shop nhỏ hiểu lầm

Bảng giá công bố thường tính theo mức khối lượng cơ bản, chưa cộng các khoản phát sinh. Đó là giá sạch trước khi có bất kỳ phụ phí nào. Người mới rất dễ nhìn con số đầu tiên rồi kết luận ngay.

Những khoản hay bị bỏ sót gồm phụ phí xăng dầu thay đổi theo từng kỳ, phụ phí vùng sâu vùng xa cho địa chỉ không nằm trên tuyến chính, và phí thu hộ COD tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị đơn. COD hay bị xem nhẹ, trong khi với đơn giá trị cao, nó có thể ngang ngửa cước ship.

Cộng tất cả lại, chi phí thật có thể cao hơn giá gốc khoảng 10 đến 25 phần trăm. Shop nhỏ không được hưởng chiết khấu như shop gửi số lượng lớn, nên khoảng chênh này ăn vào lợi nhuận rất nhanh. Đội ngũ bên mình từng làm việc với một shop mỹ phẩm chỉ nhìn cước cơ bản. Đến khi tổng kết quý, họ mới thấy khoản COD và phụ phí đã chiếm gần một phần năm doanh thu vận chuyển. Lúc đó họ mới hiểu cái giá rẻ ban đầu hoá ra không rẻ chút nào.

Tính chi phí theo khối lượng đơn thực tế

Hãy dùng khối lượng trung bình của mỗi đơn, đừng dùng con số lý thuyết trong thông số sản phẩm. Hộp carton, túi xốp, băng keo và tem nhãn đều phải được cân vào. Những thứ tưởng nhỏ này cộng dồn lại không hề nhẹ. Đơn vị vận chuyển tính trên tổng khối lượng thực tế của gói hàng, không chỉ trên món hàng bên trong.

Với hàng cồng kềnh, đơn vị vận chuyển thường tính theo khối lượng thể tích. Công thức phổ biến là dài nhân rộng nhân cao, rồi chia cho hệ số thường nằm trong khoảng 5000 đến 6000. Một thùng hàng nhẹ nhưng to có thể bị tính phí cao hơn nhiều so với cân thực. Đây là lỗi chúng tôi gặp thường xuyên ở các shop bán đồ decor: sản phẩm nhẹ, nhưng thùng thì rất to.

Khi đã có khối lượng trung bình, hãy nhân với số đơn dự kiến mỗi tháng để ra tổng chi phí ước tính cho từng đơn vị. Đây mới là con số nên đem ra so sánh, chứ không phải cước của một đơn lẻ.

Ví dụ tính nhanh cho shop 100 đơn mỗi tháng

Hãy hình dung một shop gửi 100 đơn mỗi tháng, mỗi đơn nặng khoảng 0,5 kg, gồm cả nội thành lẫn liên tỉnh và có thu COD. Với shop này, cước cơ bản chỉ là một phần của câu chuyện. Bạn cần cộng phí COD theo giá trị trung bình đơn, thêm phụ phí xăng, rồi trừ đi tiền ship phải trả lại cho các đơn hoàn về. Kết quả sau cùng mới cho ra chi phí thật.

Trước khi chốt, bạn nên làm đúng phép tính này bằng bảng giá hiện hành của từng đơn vị, vì bảng giá thay đổi khá thường xuyên. Tỷ lệ hoàn và thời gian giao hàng cũng tác động trực tiếp lên chi phí. Mỗi đơn hoàn về là một lần tiền ship bị trả hai chiều, và đó là khoản rất dễ bị quên trong bảng tính.

Ngoài giá cước còn cần cân nhắc những gì?

Giá rẻ nhất chưa chắc đã là lựa chọn có lợi nhất. Khi đánh giá một đơn vị, chúng tôi thường nhìn thêm vài yếu tố. Đó là tỷ lệ giao thành công ngay lần đầu, giờ chốt lấy hàng trong ngày (trễ giờ là đơn bị đẩy sang hôm sau), thời gian chuyển tiền COD về tài khoản shop, và khả năng tích hợp với phần mềm quản lý đơn để bớt tạo vận đơn thủ công.

Một đơn vị giao chậm thêm một ngày có thể kéo tỷ lệ hoàn tăng rõ rệt. Khi đó, chi phí hoàn hàng thường vượt xa khoản tiết kiệm từ cước rẻ hơn. Dòng tiền COD bị giữ lâu cũng là áp lực thật, nhất là với shop đang cần vốn quay vòng để nhập thêm hàng.

Nên dùng một đơn vị hay nhiều đơn vị?

Đa số shop chúng tôi làm việc cùng dùng từ hai đơn vị trở lên. Thường thì một đơn vị chính phụ trách nội thành, một đơn vị phụ dành cho các tỉnh xa, vì thế mạnh của mỗi bên khác nhau khá rõ. Có shop còn tách riêng đơn vị cho hàng cồng kềnh, dù điều đó chỉ đáng làm khi lượng đơn đã đủ lớn.

Để việc chia đơn không rườm rà, bạn nên đặt quy tắc tự động chọn đơn vị theo khu vực người nhận. Và nhớ đánh giá lại mỗi quý, vì cả bảng giá lẫn chất lượng dịch vụ đều có thể đổi theo thời gian.

Những sai lầm thường gặp khi chọn đơn vị rẻ

Sai lầm phổ biến nhất là chỉ nhìn giá cước mà bỏ qua tỷ lệ hoàn và phí phát sinh. Chúng tôi từng gặp một shop đồ gia dụng chọn đơn vị rẻ nhất. Cuối tháng họ mới thấy lãi bị bào mòn vì hàng hoàn về quá nhiều, mỗi đơn hoàn lại kéo theo tiền ship hai chiều. Khoản tiết kiệm ban đầu biến mất hoàn toàn.

Sai lầm thứ hai là ký hợp đồng cam kết sản lượng khi shop chưa ổn định lượng đơn. Sai lầm thứ ba là không theo dõi chi phí trên từng đơn, để thua lỗ âm thầm mà không biết mình lỗ ở đâu. Nhiều chủ shop chỉ nhận ra vấn đề khi số dư tài khoản không còn khớp với doanh thu trên sàn.

Vận hành gọn sau khi đã chọn đơn vị

Chọn xong đơn vị, việc quan trọng là vận hành cho trơn tru. Đóng gói đúng kích thước để tránh bị tính phí thể tích vô ích. Đồng bộ trạng thái vận đơn về hệ thống bán hàng, đừng để nhân viên phải tra cứu thủ công từng đơn.

Mỗi tuần, hãy đối soát COD một lần. Sai lệch nhỏ phát hiện sớm thì xử lý nhanh và ít tốn công hơn nhiều so với việc dồn đến cuối quý mới phát hiện.

Bài viết liên quan để đọc thêm

Nếu bạn muốn quản lý đơn gọn hơn khi có đơn hoàn, hãy xem bài xử lý đơn hàng hoàn trả trên Shopee cho shop mới, trong đó chúng tôi chia sẻ cách giảm thao tác mỗi khi đơn bị hoàn về. Với shop đang tính mở rộng kênh bán, bài chỉ số shop Shopee cần theo dõi giúp bạn nhìn rõ những con số thực sự ảnh hưởng đến đơn hàng. Ngoài ra, nếu muốn hiểu rõ hơn về chi phí sàn khi bán nhiều kênh, bạn có thể tham khảo phí sàn TikTok Shop để đối chiếu với bảng tính của mình.

Ghi lại chi phí vận chuyển theo từng tháng là việc đơn giản nhưng rất hữu ích. Nhìn xu hướng qua vài tháng liên tiếp, bạn sẽ biết đơn vị nào đang dần đắt lên. Nếu muốn đi sâu hơn về phần tài chính, hãy xem thêm tài chính shop để nắm các chỉ số cần theo dõi và cách đọc báo cáo dòng tiền.

Câu hỏi thường gặp

Shop mới nên bắt đầu với bao nhiêu đơn vị vận chuyển?

Hai đơn vị là đủ cho giai đoạn đầu. Một bên làm chính, một bên dự phòng, để khi một đơn vị gặp sự cố hay trễ lịch thì shop vẫn chạy đơn bình thường.

Phí COD có đáng kể so với cước vận chuyển không?

Có, và nhiều shop hay bỏ sót khoản này. Với đơn giá trị cao, phí COD đôi khi ngang ngửa cước ship, nên hãy tính riêng hai khoản để thấy rõ chi phí thật.

Làm sao biết đơn vị nào đang giao chậm hơn cam kết?

Lập bảng ghi số ngày từ lúc lấy hàng đến lúc giao thành công cho từng đơn vị, rồi đối chiếu với thời gian cam kết. Bạn sẽ thấy ngay bên nào thường xuyên trễ hẹn.

Có nên đàm phán giá khi shop chưa đạt sản lượng lớn?

Vẫn nên hỏi. Nhiều đơn vị sẵn sàng điều chỉnh nhẹ nếu shop đưa ra cam kết rõ ràng về khối lượng, dù khối lượng đó chưa lớn.

Khi nào nên đổi sang đơn vị khác?

Khi tỷ lệ hoàn tăng liên tục hoặc chi phí thật vượt mức chấp nhận được trong hai tháng liền. Đó là tín hiệu rõ ràng hơn bất kỳ cảm giác chủ quan nào.