Câu chuyện kinh doanh

5 bước cơ bản để quản lý kho hiệu quả hơn cho người kinh doanh

Quản lý kho không hiệu quả ảnh hướng đến mọi mặt trong kinh doanh. Từ việc kiểm soát lượng hàng hóa, tính toán, thống kê doanh thu, lợi nhuận cho đến việc bảo đảm nguồn cung cho khách hàng được chuẩn xác. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang nỗ lực xây dựng cho mình một quy trình các bước quản lý tồn kho khi có một lượng lớn hàng hóa. Hãy cùng điểm qua 5 bước cơ bản trong quy trình quản lý tồn kho mà GoACADEMY đã nghiên cứu và tổng hợp nhé!

Xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả hơn

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều có định hướng sẽ tăng trưởng và phát triển hệ thống kinh doanh của mình. Cũng chính từ đây, số lượng hàng hóa lưu kho sẽ ngày một tăng và buộc các doanh nghiệp đều phải trang bị cho mình một quy trình quản lý bài bản, hiệu suất hơn.

Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả không những giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí quản lý, nhân sự mà còn tiết kiệm được thời gian và công sức so với việc quản lý thủ công trước đây.

Bước 1: Nhập và lưu kho hàng

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tồn kho. Đây được xem là bước quan trọng nhất xuyên suốt quá trình quản lý tồn kho. Vì nếu có những sai sót về số liệu trong bước này, tất cả những quy trình tiếp theo sẽ bị ảnh hưởng dẫn đến những hậu quả khó lường về sau.

Để quy trình nhập kho chính xác và đúng lộ trình, nhân viên kiểm kho phải nắm rõ chi tiết thông tin các sản phẩm, mặt hàng sẽ nhập, nắm đúng số lượng và đúng thời điểm sẽ nhập kho. Nếu không thực hiện nghiêm túc bước này, khả năng dẫn đến việc nhập kho sai là rất cao. Quy trình nhập kho càng kỹ càng thì sẽ dễ phân loại ra các sản phẩm bị hỏng hóc, hư hại, tránh thất thoát hàng hóa cho sau này.

Đặt ra yêu cầu nhập kho

Để đảm bảo chính xác trong lúc nhập kho, doanh nghiệp nên đề xuất và đưa ra những yêu cầu: 

• Yêu cầu rõ kích thước và số lượng của kiện hàng.
• Báo cáo chi tiết số lượng (đơn vị sản phẩm) trong một kiện hàng.
• Cung cấp thông tin chi tiết các vị trí dán nhãn, lưu ý, thông tin phụ của kiện hàng.
  

Nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm duyệt và kiểm tra hàng hóa, bạn có thể yêu cầu họ gửi các thông tin tóm tắt, bảng hướng dẫn thông tin chi tiết của kiện hàng nhằm phục vụ cho việc kiểm tra chính xác hơn. Sau khi nhận và kiểm tra hàng hàng hóa đầy đủ, chắc chắn rằng bạn sẽ cần phải sắp xếp và phân bổ hệ thống kho vận để lưu trữ sản phẩm cho hợp lý nhất.

Lưu kho hiệu quả giúp cho việc sắp xếp kho hàng diễn ra nhanh hơn, tận dụng không gian kho hợp lý hơn cũng như hỗ trợ cho việc tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu phát sinh tiết kiệm thời gian hơn. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem nhẹ và không chú trọng quy trình lưu kho. Tuy nhiên, khi kho vận được lưu trữ và sắp xếp hợp lý. Các quy trình quản lý sau này sẽ không phải mất nhiều thời gian thực hiện hơn. Để biết được quy trình tiếp theo là gì? Và nó có ảnh hưởng gì đến hiệu quả quản lý kho. Ta cùng đến với bước 2.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho, 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Bước 2: Nhặt hàng

Nhặt hàng là bước thu nhập hàng hóa trong kho để cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nhặt hàng là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, theo các báo cáo thống kê đã ước tính, chi phí cho việc nhặt hàng chiếm khoảng 55% tổng chi phí chi trả cho việc quản lý kho. 

Do vậy, việc tối ưu được quy trình nhặt hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí một cách đáng kể đồng thời tăng hiệu quả quản lý, loại trừ và hạn chế những sai sót, cũng như đảm bảo quá trình cung cấp hàng hóa đầy đủ đến khách hàng.

Quy trình nhặt hiện nay có thể sử dụng 2 phương pháp

• Nhặt theo từng đơn hàng: Cụ thể là khi có đơn hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng chi tiết và chuyển xuống cho nhân viên kiểm kho để nhặt các sản phẩm cần có trong đơn hàng. Cách này chỉ phù hợp với các cửa hàng đang kinh doanh vừa và nhỏ, còn đối với các doanh nghiệp, cửa hàng có lượng đơn hàng lớn thì sẽ phức tạp hơn.
• Nhặt theo cụm: Với phương pháp này, nhân viên bán hàng sẽ tập hợp nhiều đơn hàng lại với nhau, sau đó báo cáo số lượng hàng hóa chi tiết và thống kê số lượng tổng. Các nhân viên kiểm kho sẽ dựa vào số lượng tổng hợp hàng hóa và các yêu cầu chi tiết để tiến hành nhặt hàng và phân loại theo đơn hàng. Phương pháp này sẽ hữu dụng khi doanh nghiệp buộc phải xử lý một lượng lớn đơn hàng cùng lúc. 

Bước 3: Đóng gói và xuất kho

Tất nhiên là sau khi đã nhặt và gom hàng theo đơn đặt hàng, thì công việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là đóng gói và thực hiện thủ tục xuất kho theo quy trình. Đây là bước mà nhân viên kho cần phải xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.

Quy định đóng gói và xuất kho của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau nhưng vẫn phải bảo đảm được 2 yêu cầu quan trọng đó là:

• Đảm bảo an toàn trong quá trình đóng gói, hạn chế thiểu tối hư hại cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
• Tối ưu cân nặng, khối lượng của các kiện hàng để giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng hóa.
  

Sau bước đóng gói hàng hóa thì nhân viên sẽ giao lại các kiện hàng cho đơn vị vận chuyển, hệ thống sẽ ghi nhận là đơn hàng đã xuất kho đồng thời trừ vào số lượng sản phẩm tồn sau khi đã xuất thành công.

Bước 4: Kiểm hàng

Một trong những công việc quan trọng nhất trong cả quá trình quản lý tồn kho chính là kiểm kê kho hàng. Kiểm kê kho hàng nên được thực hiện thường xuyên và có kế hoạch định kỳ nhằm bảo đảm đúng số lượng tồn kho, chất lượng hàng hóa trong kho và hạn chế những thất thoát.

Với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng mà việc quản lý kho hàng, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Tham khảo: Kiểm kho hiệu quả với nền tảng quản lý bán hàng GoSELL

Bước 5: Báo cáo tồn kho

Các báo cáo, thống kế số lượng tồn kho giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình, số lượng và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa, nhập hàng hóa kịp thời hơn.

Tương tự với việc kiểm kê, sau khi đã có các số liệu kiểm kê như: Số lượng hàng hóa, số lượng hàng tồn đọng, số lượng hàng sắp hết, số lượng hàng thất thoát… nhân viên kho sẽ phải tổng hợp các số liệu và tiến hành lập bảng báo cáo cho doanh nghiệp.

5 bước tưởng chừng như đơn giản nhưng lại không hề đơn giản một chút nào nếu doanh nghiệp của bạn đang phải quản lý nhiều kho hàng hoặc quản lý nhiều chi nhánh bán hàng với hệ thống kho phức tạp. Đến thời điểm này, doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu tìm hiểu về các giải pháp, nền tảng hỗ trợ quản lý kho tự động hóa, tối ưu hóa hơn. Cùng xem qua gợi ý mà GoACADEMY giới thiệu đến bạn ở nội dung bên dưới nhé!

Nâng cấp hệ thống kho hiệu quả hơn với ứng dụng quản lý GoSELLER

App quản lý GoSELLER thuộc hệ sinh thái nền tảng quản lý bán hàng GoSELL. Ứng dụng GoSELLER hoạt động trên điện thoại di động, giúp bạn có thể tạo và xử lý đơn hàng nhanh hơn, tạo và lưu mã vạch sản phẩm để quản lý tồn kho. Ngoài ra, bạn còn có thể livestream giới thiệu sản phẩm và bán hàng trực tiếp trên GoSELLER thông qua sàn thương mại điện tử GoMUA. Với GoSELLER, mọi công việc quản lý bán hàng sẽ hoạt động trơn tru chỉ với một chiếc điện thoại. 

Vậy GoSELLER có thể giúp gì cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý kho?

Tạo và quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Một trong những tính năng đặc biệt giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái hàng tồn kho và tìm kiếm sản phẩm theo từng SKU đó là tạo và lưu mã vạch. Mỗi sản phẩm lại được lưu bằng 1 mã vạch riêng biệt và sẽ dễ dàng truy xuất khi kiểm tra. Ngoài ra, các sản phẩm và nhóm sản phẩm nếu hết hàng sẽ hiển thị số lượng cụ thể để nhà bán hàng có thể nhanh chóng, kịp thời nhập hàng hóa lên hệ thống.

Quản lý kho đa chi nhánh, đa kênh trên cùng một nền tảng

Nhu cầu bán hàng đa kênh và mở rộng đa chi nhánh của hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Hiểu được điều đó, app quản lý GoSELLER giờ đây đã có thể quản lý đa kho với tính năng đồng bộ quản lý hệ thống kho, chi nhanh khi doanh nghiệp bán hàng trên đa kênh như: Shopee, Lazada, Sendo, GoMUA… hay bán hàng với nhiều chi nhánh.

Lập báo cáo và thống kê kho tự động

Không còn phải tốn thời gian cho việc đếm từng số lượng sản phẩm hay phải cộng dồn các số lượng từ những lần báo cáo trước. Nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình kiểm kê mà giờ đây, chỉ cần chọn bộ lọc theo thời gian (ngày, tháng, năm…) là bạn đã có thể nắm được tình hình số lượng hàng hóa trong kho theo đúng tiêu chí mình muốn.

Như vậy, nhờ vào 5 bước quản lý kho đơn giản, doanh nghiệp của bạn có thể hiểu rõ hơn về công việc quản lý tồn kho cũng như biết cách áp dụng cho kho hàng của mình. Không những thế, với gợi ý sử dụng app quản lý GoSELLER, hy vọng doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo chi tiết hơn và liên hệ ngay khi có nhu cầu nâng cấp hệ thống quản lý chuyên nghiệp hơn. Với GoSELL, việc hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng vận hành và quản lý tồn kho chính là nỗ lực mà nền tảng này đang cố gắng mang lại.