Câu chuyện kinh doanh

Vận hành là gì? Các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có một quy trình vận hành hoàn chỉnh và chuyên nghiệp để có hướng đi đúng đắn ngay trong những bước đầu phát triển. Vậy vận hành là gì? Làm sao để xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp cho doanh nghiệp? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay nhé!

Khái niệm vận hành là gì?

Vận hành là một chuỗi các bước thiết kế, thực thi và kiểm soát hoạt động của tổ chức / doanh nghiệp, được thực hiện bởi nhân sự hoặc các bộ phận trong tổ chức với mục đích đạt được mục tiêu nhất định. Mỗi công việc trong quy trình vận hành thể hiện một nhiệm vụ cụ thể của một cá nhân hay một nhóm nhân viên sẽ đảm nhận thực hiện. 

Xem thêm: Doanh nghiệp nỗ lực tối ưu chi phí vận hành trong thời kỳ suy thoái kinh tế

Mục tiêu của các công việc trong quy trình vận hành là gì? 

Các công việc thiết kế, thực thi và kiểm soát các hoạt động của tổ chức / doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng được các mục tiêu cụ thể như sau:

• Đảm bảo việc sử dụng nguồn lực đúng cách.
• Tối ưu việc sử dụng tài nguyên, tối đa hiệu suất hoạt động.
• Khả năng dự đoán tương lai, xây dựng kế hoạch phát triển đúng hướng.
• Kiểm soát rủi ro dễ dàng, kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Lợi ích của việc quản lý vận hành là gì?

Tùy theo quy mô, mô hình của tổ chức / doanh nghiệp khác nhau mà cách vận hành sẽ mang lại những lợi ích có thể kể đến như sau:

• Xác định được thứ tự và khối lượng công việc rõ ràng.
• Tiết kiệm thời gian hoạt động và tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro và cải tiến khả năng vận hành.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Tăng tốc phát triển, tạo ra những bước nhảy đột phá.

Sau khi đã hiểu về khái niệm của vận hành là gì thì hãy cùng GoSELL tìm hiểu các bước xây dựng quy trình vận hành ra sao nhé!

Các bước mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng quy trình vận hành là gì?

Việc xây dựng quy trình vận hành sẽ dễ dàng hơn khi bạn thực hiện theo mô hình BPM Life Cycle gồm các bước như sau:

Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Xác định các mục đích trong quy trình vận hành là gì?

Để việc vận hành đảm bảo phát triển đúng hướng và hiệu quả bạn cần phải xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc này:

• Để làm gì?
• Cá nhân, phòng ban nào sẽ đảm nhận?
• Áp dụng cho các công việc, dự án nào?
• Mục tiêu và kết quả hoạt động vận hành là gì?

Chuẩn hóa quy trình

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo nhân viên để triển khai quy trình vận hành rõ ràng, chi tiết đa phần sẽ được áp dụng theo công thức 5W-1H-5M:

Mô hình 5W-1H nhằm để xác định được các đầu việc

• Why: Lý do xây dựng quy trình vận hành là gì?
• What: Nội dung công việc, các bước thực hiện như thế nào?
• Where: Địa điểm sẽ được triển khai?
• When: Thời điểm thích hợp để triển khai và kết thúc quy trình vận hành?
• Who: Đối tượng phụ trách chính, hỗ trợ thực hiện, kiểm duyệt cuối cùng?
• How: Cách thức làm việc, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu,…?

Mô hình 5M để xác định được nguồn lực

• Man: Yêu cầu về nhân sự: trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng thế nào?
• Money: Chi phí thực hiện là bao nhiêu?
• Material: Cần những nguyên vật liệu để vận hành là gì? Lựa chọn những nhà cung ứng nào phù hợp?
• Machine: Sử dụng các loại máy móc, công nghệ hỗ trợ nào?
• Method: Cần thực hiện các phương pháp?

Theo sát và kiểm tra quy trình thực hiện

Để nhanh chóng điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp sao cho phù hợp bạn cần phải xác định các yếu tố sau:

• Người đảm nhận kiểm tra là ai?
• Kiểm soát các công việc gì? Tiêu chuẩn đánh giá ra sao? Vấn đề trọng yếu là gì?
• Tần suất kiểm tra như thế nào?
• Sử dụng các phương pháp kiểm tra nào?

Văn bản hoàn thiện

Sau khi đã tổng hợp đầy đủ các thông tin công việc, các kiểm tra, phương pháp kiểm soát, đối tượng thực hiện,… bạn cần trình bày tất cả thành một văn bản hoàn thiện. Các bản mô tả này sẽ trở thành cơ sở hướng dẫn cho các nhân sự, đảm bảo việc tuân thủ dễ dàng và hiệu quả nhất.

Modeling: Mô hình hóa quy trình

Các nội dung ở giai đoạn đầu được minh họa thành hình ảnh gồm các bước định hướng công việc và đối tượng tham gia cụ thể với mục đích là để:

• Dễ dàng đánh giá được chất lượng sản phẩm đầu ra dựa vào quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Nhanh chóng nhận ra được các giai đoạn cần loại bỏ hoặc cài tiến thêm để có thể tái thiết kế quy trình.
• Cơ sở thông tin đầy đủ giúp nhân viên nắm được cách thức hoạt động của quy trình vận hành là gì, đặc biệt là nhân viên mới.

Có rất nhiều mô hình hóa quy trình chuẩn nhưng phổ biến đó chính là Flowchart, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các bước trong giai đoạn, nhấn mạnh điều kiện thay đổi rõ ràng.

Execution: Triển khai quy trình

Sau khi hoàn thành bước trên bạn sẽ bắt đầu triển khai và ứng dụng quy trình vào công việc như: Lưu trữ tài liệu, hoạt động triển khai theo thời gian, xác định đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, ghi nhận và đánh giá song song để tối ưu vận hành kịp thời. 

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, nhiều công ty cũng đã tìm đến các nền tảng quản lý vận hành hiệu quả như GoSELL  để có thể theo dõi toàn bộ quy trình hoạt động và vận hành một cách trực quan với số liệu thống kê cụ thể, rõ ràng cho từng mắt xích trong quy trình. Từ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá và cải thiện trong từng bước vận hành.

Xem thêm: Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản trị bán hàng chặt chẽ

Monitoring: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình hoạt động

Đây là bước quan trọng để bạn có thể ghi nhận phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động và vận hành của quy trình, gồm:

• Thời gian xử lý.
• Chi phí đã sử dụng.
• Chất lượng đầu ra của sản phẩm / dịch vụ.

Sau khi đã đánh giá bạn sẽ dễ dàng biết được hiệu của quy trình vận hành là gì, từ đó có cơ sở tối ưu và hoàn thiện đúng đắn.

Optimization: Tối ưu quy trình

Dựa vào kết quả theo dõi và đánh giá ở bước trên, bạn sẽ dễ dàng xác định được những thiếu sót và những mặt còn hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó, có cách điều chỉnh và loại bỏ các bước, các yếu tố không cần thiết để hoàn thiện quy trình tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.

Ứng dụng mô hình số hóa vào quản trị vận hành

Để xây dựng một quy trình vận hành là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chuyên môn của một nhà quản lý nói riêng và tất cả bộ phận thực thi nhiệm vụ nói chung. Quá trình này đòi hỏi phải lặp đi, lặp lại, rút kinh nghiệm, cải thiện liên tục để có thể xây dựng được một quy trình tối ưu, chuyên nghiệp nên tốn rất nhiều thời gian, chi phí và hao tổn nguồn lực, gây thiệt hại không nhỏ đến doanh nghiệp, tổ chức. 

Chính vì vậy, với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, mô hình vận hành doanh nghiệp số hóa đang là xu thế tất yếu của việc quản trị vận hành với khả năng quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Và tất cả khả năng tối ưu quy trình vận hành hiện nay thường sẽ được tích hợp trong các phần mềm hỗ trợ quản lý đa tiện ích như GoSELL, mang lại cho doanh nghiệp một quy trình vận hành chuyên nghiệp với hiệu quả tối đa.

Tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả với GoSELL

GoSELL là nền tảng hỗ trợ bán hàng chuyên nghiệp mang lại cho doanh nghiệp quy trình vận hành mượt mà, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp nhờ vào các giải pháp hỗ trợ bán hàng chuyên nghiệp cùng những tính năng vô cùng tiện ích.

Các giải pháp hỗ trợ bán hàng, tối ưu quy trình vận hành của GoSELL

Nhằm hỗ trợ người bán tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh giúp quy trình vận hành diễn ra thuận lợi và hiệu quả, GoSELL đã và đang cung cấp bộ giải pháp bán hàng đa kênh toàn diện gồm 6 sản phẩm sau:

• GoWEB: Thiết kế Website bán hàng chuyên nghiệp, chuẩn thương mại điện tử chỉ trong 10 phút.
• GoAPP: Tạo App bán hàng với thương hiệu của riêng trên cả hai hệ điều hành Android và IOS.
• GoPOS: Phần mềm quản lý bán hàng đa tiện ích giúp quản lý cửa hàng dễ dàng và chuyên nghiệp.
• GoLEAD: Công cụ thiết kế Landing page hấp dẫn, thu thập dữ liệu khách hàng và chốt sale hiệu quả.
• GoSOCIAL: Giải pháp kết nối và đồng bộ Fanpage Facebook và Zalo Official Account giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• GoCALL: Xây dựng đội ngũ Telesales mạnh mẽ, chủ động, chuyên nghiệp.

GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian vận hành với hiệu quả tốt nhất thông qua các tính năng tiện ích, hiện đại. Các tính năng của GoSELL sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát quá trình kinh doanh trên nhiều kênh bán hàng khác nhau tại một nền tảng duy nhất. Và trong đó nổi bật với một số tính năng như: 

Các tính năng nổi bật của GoSELL giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả

• Quản lý đơn hàng: tạo và xử lý đơn hàng tự động, cập nhật tình trạng đơn hàng nhanh chóng, theo dõi chi tiết quá trình giao hàng và thanh toán.
• Quản lý sản phẩm: cho phép bạn quản lý sản phẩm theo nhiều phương thức như mã SKU, mã vạch, mã IMEI và theo mã seri.
• Kiểm soát kho hàng: hỗ trợ quản lý sản phẩm, số lượng tồn kho theo từng nhóm cụ thể như chủng loại, mẫu mã,…
• Quản lý nhà cung cấp: giúp bạn theo dõi danh sách đơn vị cung cấp hàng hóa của mình tối ưu hóa quy trình nhập hàng.
• Quản lý chi nhánh: Kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành hàng hóa từ nhập hàng, chuyển hàng, kiểm kho và tổng kết báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh riêng biệt.
• Phân quyền và quản lý nhân viên: quản lý thông tin nhân viên, giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên.
• Quản lý khách hàng: dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng theo nhóm người tiêu dùng cụ thể và chi tiết.
• Báo cáo và phân tích: thống kê, báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể và chính xác.
• Tích hợp đa dạng các hình thức vận chuyển và thanh toán thông minh, tiện lợi.
• Hỗ trợ các công cụ Marketing Online: SEO, Google Analytics, Facebook Pixel, Email marketing… 

Để xây dựng một quy trình vận hành tối ưu, tăng doanh thu nhanh chóng và vượt trội thì hãy lựa chọn GoSELL làm người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn nhé!