Câu chuyện kinh doanh

Thực khách thường đặt bàn theo hình thức nào? Các lưu ý cần nắm

Bước vào thời đại công nghệ số 4.0, khách hàng ngày nay không chỉ đặt bàn trực tiếp theo cách truyền thống trước kia mà còn đặt trực tuyến. Là nhân viên phục vụ, bạn cần nắm được các hình thức đặt bàn thường gặp và một số lưu ý khi sắp xếp bàn cho thực khách. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

5 hình thức đặt bàn phổ biến mà thực khách thường sử dụng

Sau đây là 5 hình thức đặt bàn thực khách thường sử dụng, càng nắm rõ các hình thức này bạn sẽ càng tự tin phục vụ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

Đặt bàn trực tiếp

Hiện nay vẫn còn rất nhiều khách hàng chuộng hình thức đặt bàn trực tiếp, họ sẽ dành thời gian đến trực tiếp nhà hàng để đặt bàn, tìm hiểu trước. Nếu họ cảm thấy phù hợp với nhu cầu của mình, thì lúc này nhân viên sẽ chốt lại thông tin đặt bàn và khách sẽ đến thưởng thức món ăn vào thời gian đã đặt. 

Thường khách hàng đã đặt bàn thì khả năng hủy bàn cũng sẽ thấp hơn. Vì vậy nhân viên phụ trách cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng nhanh nhất có thể để duy trì trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

Đặt bàn qua điện thoại

Hình thức đặt bàn tiếp theo là thực khách gọi điện đến nhà hàng và gặp nhân viên phụ trách để đặt bàn. Trong trường hợp khách đi với số lượng đông và đã gọi món thì nhân viên có thể yêu cầu khách đặt cọc trước.

Lưu ý khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, nhân viên cần tập trung lắng nghe chính xác mọi thông tin về yêu cầu đặt bàn, giữ thái độ lịch thiệp và có giọng nói dễ nghe để khách hàng cảm thấy sự thân thiện.

Đặt bàn qua email

Đối với khách đoàn, khách đi theo nhóm với số lượng trên 10 người thường sẽ áp dụng hình thức đặt bàn qua email của nhà hàng. Khi khách đặt qua email, nhân viên phụ trách nên check mail hoặc gọi điện đến khách để xác nhận lại thông tin đặt bàn, hoặc lấy thêm các thông tin cần thiết. 

Điều này sẽ đảm bảo được tính chính xác và bạn cũng nên yêu cầu khách đặt cọc trước để chắc chắn họ sẽ tới nhà hàng.

Đặt bàn qua nhân viên

Hình thức đặt bàn qua nhân viên chỉ áp dụng cho các khách hàng quen, khách VIP của nhà hàng. Khách sẽ liên hệ trực tiếp đến quản lý, giám sát hoặc nhân viên phụ trách để đặt bàn. 

Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhân viên sẽ thông báo đến cấp trên để nhận được chỉ đạo thực hiện. Đặc biệt, đối với hình thức này khách có thể đặt hoặc không đặt cọc.

Đặt bàn trực tuyến

Khách hàng có thể đặt bàn trực tuyến qua website nhà hàng, fanpage Facebook, Zalo. Với hình thức này nhà hàng cần bố trí nhân viên trực chat để phản hồi khách hàng nhanh chóng, tránh trường hợp khách bỏ đi vì phải chờ đợi phản hồi quá lâu.

Ngoài ra, nhà hàng cũng có liên kết với các đơn vị cung cấp giải pháp đặt bàn nhà hàng, khách hàng cũng có thể đặt bàn thuận tiện và nhà hàng sẽ có thể ghi nhận lại toàn bộ thông tin đặt bàn cũng như các yêu cầu riêng của khách dễ dàng.

Bạn có thể khám phá thêm 9 bí quyết bắt đầu kinh doanh nhà hàng thành công để có thêm kinh nghiệm hữu ích bạn nhé.

Một số lưu ý khi sắp xếp bàn đặt trước nhân viên phục vụ cần nắm

Khi đã tiếp nhận thông tin đặt bàn từ khách hàng, tiếp đến là công đoạn sắp xếp bàn thật chu đáo trước khi khách đến, nhân viên phục vụ cần lưu ý một số điều sau:

– Bạn có thể đặt một tấm bảng “bàn đã đặt” trên bàn kèm với thông tin người đặt, để các nhân viên trong nhà hàng nhận biết và dễ dàng hướng dẫn khách đến đúng số bàn mà khách đã đặt, tránh việc phục vụ nhầm bàn.

– Trường hợp lượng khách đặt bàn quá đông trong khi số lượng nhân viên trong ca hiện tại không đảm bảo được toàn bộ không gian nhà hàng, lúc này bạn cần linh hoạt sắp xếp khách vào một hoặc các khu gần nhau để tiện phục vụ.

– Trường hợp trong một đoàn khách có một số vị khách đặc biệt như trẻ em, người lớn tuổi, phụ nữ mang thai hoặc người khuyết tật… bạn cần nhạy bén để sắp xếp bàn hợp lý. Chẳng hạn: 

• Hỗ trợ thêm ghế ngồi dành cho trẻ em
• Đối với người khuyết tật, không sắp bàn ở các khu vực khó di chuyển, hoặc có bậc thềm.
• Đối với người lớn tuổi, phụ nữ mang thai… không xếp bàn ở các tầng lầu cao.

– Trường hợp nhà hàng hoạt động bên trong khách sạn và có nhận khách lẻ bên ngoài, bạn vẫn có thể nhận yêu cầu đặt bàn, nhưng ưu tiên những vị trí đẹp cho khách đang lưu trú tại khách sạn.

Tìm hiểu thêm các mô hình kinh doanh FnB có tiềm năng phát triển nhất hiện nay để làm phong phú thêm ý tưởng kinh doanh của mình, bạn nhé.

Tối ưu hóa quy trình đặt bàn như thế nào?

Đọc đến đây chắc hẳn bạn đã nắm được 5 hình thức đặt bàn thường được khách hàng sử dụng cũng như các lưu ý dành cho nhân viên phục vụ. Từ đó, chúng ta thấy rằng việc đặt bàn hiện nay đã trở nên vô cùng đơn giản và có rất nhiều cách có thể áp dụng.

Tuy nhiên, một bài toán đặt ra là: nếu vào những giờ cao điểm số lượng khách đặt bàn tăng cao, nhưng bạn không có phần mềm hỗ trợ. Các công việc tư vấn, hỗ trợ đến chốt thông tin đặt bàn đều làm theo cách truyền thống, liệu bạn có đảm bảo mình sẽ quản lý và nhớ hết các yêu cầu của khách hàng?

Lúc này, việc sở hữu một phần mềm quản lý kinh doanh nhà hàng chính là vị “cứu tinh”, giúp bạn tối ưu được mọi công việc, tự tin phục vụ khách hàng tốt nhất. GoF&B – phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B sẽ giúp bạn. Giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh nhà hàng hiệu quả

GoF&B là phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B – Phần mềm giúp các chủ quán tiết kiệm thời gian bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.

GoF&B đưa khách hàng của bạn vào bàn nhanh chóng

Với phần mềm GoF&B – Một sản phẩm mới của GoSELL, bạn có thể chủ động sắp xếp bàn và đặt chỗ ngồi trước cho khách hàng. Vì mọi thông tin đặt bàn trước đều được hiển thị trên phần mềm, bạn sẽ biết được tình trạng: bàn nào đã đặt, bàn nào còn trống.

Như vậy, khi khách đến nhà hàng, nhân viên có thể dẫn khách đến thẳng vị trí khách đã chọn mà không phải chờ đợi lâu. Sau khi khách ổn định chỗ ngồi, nhân viên phục vụ sẽ lên order tại bàn cho khách bằng thiết bị cầm tay tiện lợi thay vì sử dụng giấy bút như trước kia.

Khi khách đã order xong, thực đơn sẽ được tự động chuyển xuống bếp và hóa đơn sẽ được chuyển đến quầy thu ngân. Các thao tác order trên phần mềm khi đã hoàn tất, nhân viên ở khu vực bếp sẽ bắt đầu chế biến món ăn và nhân viên phục vụ không cần phải đưa order giấy xuống bếp.

Điều này tránh trường hợp làm thất lạc order, tiết kiệm được đến 70% thời gian phục vụ. Khi thanh toán, phần mềm GoF&B sẽ hỗ trợ ghi nhận các thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, quét mã QR… và thực hiện in hóa đơn gửi cho khách hàng đối chiếu.

Sử dụng GoF&B, mọi công đoạn từ đặt bàn, phục vụ món ăn, cho đến in hóa đơn đều được diễn ra xuyên suốt. Từ đó tạo nên một quy trình phục vụ thống nhất, các bộ phận đều nắm rõ công việc của nhau. Thúc đẩy các công đoạn thực hiện nhanh chóng mà trải nghiệm khách hàng cũng đi theo hướng tích cực.

6 lý do bạn nên sử dụng GoF&B

• Giao diện hiện đại và cực kỳ thân thiện với người dùng, bạn chỉ cần mất 15 phút là đã hoàn toàn có thể làm quen và bán hàng thành thạo.
• Dễ dàng quản lý tình trạng bàn hoặc khu vực để cập nhật nhanh khi khách gọi thêm món, giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác.
• Nhân viên phục vụ có thể ghi nhận yêu cầu gọi món trên thiết bị cầm tay ngay tại bàn cho khách hàng. Không còn phải lo việc bị nhầm lẫn khi phục vụ.
• Các thông tin đặt món sẽ tự động chuyển tới bộ phận chế biến và quản lý việc hoàn thành món tại bếp tránh sai sót khi phục vụ món.
• Hỗ trợ đa dạng các phương thức thanh toán, cho phép việc tạo barcode, in hóa đơn dễ dàng để khách hàng đối chiếu.
• Với GoF&B, nhân viên còn có thể thao tác tạo đơn hàng nhanh chóng, tiện lợi ngay tại quầy.

Tích hợp đầy đủ các tiện ích vượt trội bậc nhất

• Thêm món dễ dàng: Cho phép khách hàng đặt món online trên app GoF&B với thao tác đơn giản. Dễ dàng thêm hoặc xóa sản phẩm ra khỏi giỏ hàng với thông tin hiển thị đầy đủ và chi tiết như món đi kèm, lựa chọn của khách hàng.
• Đặt món không tiếp xúc: Khách hàng có thể chủ động order tại bàn thông qua ứng dụng bằng cách quét mã order, mang đến sự thuận tiện và hạn chế tiếp xúc với nhân viên phục vụ. Đồng thời, khách hàng cũng có thể lên đơn ngay tại nhà và đến quầy nhận món mà không cần xếp hàng chờ đợi.
• Vận chuyển nhanh chóng: Nhờ được tích hợp sẵn đơn vị vận chuyển AhaMove. Quá trình đặt món sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

GoF&B hỗ trợ đồng bộ quản lý hiện đại

Quản lý đơn hàng

Tất cả đơn hàng và trạng thái đơn hàng được quản lý tập trung, giúp bạn nắm rõ – theo dõi các thông tin, tình trạng của đơn hàng thuận tiện. Đồng thời, hiển thị đơn hàng và trạng thái theo bàn cho thực khách tại nhà hàng. Có thể thêm món khi khách order theo bàn, dễ dàng quản lý, tránh sai sót.

Quản lý sản phẩm

Bạn có thể quản lý sản phẩm bằng các hình thức: Theo danh mục và theo combo. Riêng đối với tạo combo sản phẩm, bạn có thể tuỳ chọn theo từng cửa hàng/chi nhánh. Linh hoạt tùy chỉnh định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán giúp tự động trừ kho nguyên vật liệu khi bán hàng.

Quản lý tồn kho nguyên vật liệu

Tính năng giúp hạn chế thất thoát nguyên liệu do nhân viên gian lận, kịp thời nhập hàng cho các sản phẩm hết hàng. Quản lý nguyên vật liệu theo danh mục, nhà phân phối và đơn đặt hàng, giúp kiểm soát chặt chẽ lượng thực phẩm, nguyên liệu bán ra mỗi ngày.

Cho phép quy đổi sang nhiều đơn vị định lượng và định lượng nguyên liệu cho từng sản phẩm. Bên cạnh đó, hệ thống còn tự động cập nhật với mỗi sản phẩm, nguyên liệu bán ra. Hỗ trợ báo cáo, kiểm kê kho hàng mỗi khi giao ca, mở ca, kết ca.

Quản lý khách hàng

Tất cả thông tin khách hàng từ Online đến Offline đều được lưu trữ chi tiết, giúp bạn xác định tổng số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng. Từ đó làm cơ sở để phân nhóm khách hàng (theo thông tin khách hàng, đơn hàng, sản phẩm đã mua, hình thức mua sắm…).

Dễ dàng xác định khách hàng đó là ai, lịch sử mua hàng, đơn hàng gần nhất của họ bằng cách tìm kiếm theo họ tên, email, số điện thoại, quét mã vạch khách hàng.

Tạo các chương trình khuyến mãi

Để kích thích hành vi mua hàng, đẩy mạnh doanh số cho nhà hàng, GoF&B cho phép bạn tạo ưu đãi với nhiều hình thức như giảm giá, miễn phí giao hàng. Tạo và tích điểm thành viên cho khách hàng khi đăng ký thành viên thân thiết (áp dụng chương trình giảm giá cho từng phân khúc khách hàng riêng biệt).

Quản lý nhà cung cấp

Kiểm soát thông tin, phân loại các đơn vị cung cấp nhằm hỗ trợ bạn tiến hành hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Bạn có thể thêm, xóa, sửa nhà cung cấp với thao tác dễ dàng và tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp khi cần nhập thêm hàng vào kho.

Quản lý nhân viên

Bạn có thể phân quyền cho nhân viên phục vụ theo chức năng (thu ngân, phục vụ bàn, lễ tân, bếp…) và sắp xếp nhân viên làm việc theo chi nhánh nhanh chóng.

Phân tích, báo cáo và thống kê

Tình hình kinh doanh của các hạng mục: Doanh thu chi phí, lãi lỗ, lịch sử bán hàng, thống kê hóa đơn, hiệu quả kinh doanh trên các nền tảng bán hàng, hình thức mua hàng,… bạn đều có thể theo dõi chi tiết.

Đồng thời theo dõi tổng quan cả các phiên giao dịch (theo ca, đơn hàng, nguyên vật liệu, sản phẩm, khách hàng, xu hướng kinh doanh). Hỗ trợ quản lý các khoản chi phí và thuế. Phân tích báo cáo doanh thu ở mọi lúc mọi nơi thông qua biểu đồ trực quan theo thời gian chính xác.

Xác định được số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu đang xử lý,… Kết quả kinh doanh cũng được thống kê trực quan để bạn giám sát hiệu quả hoạt động kinh doanh dễ dàng.

Đa dạng phương thức thanh toán và vận chuyển

Khách hàng của bạn có thể thanh toán bằng nhiều hình thức: Thẻ ghi nợ (Debit card), thẻ tín dụng (Credit card) gồm Visa/Mastercard/JCB, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử gồm VNPay/MoMo hoặc thanh toán tiền mặt tại khi thanh toán tại quầy.

Khách hàng cũng có thể lựa chọn đơn vị vận chuyển AhaMove được tích hợp trên app GoF&B. Đối với tính năng vận chuyển, bạn có thể tự vận chuyển với đội ngũ giao hàng riêng giúp tăng trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Dù bạn chọn cách đặt bàn như thế nào, hay quyết định chấp nhận số lượng đặt bàn quá tải – đó vẫn là quyền quyết định của bạn. Tuy nhiên, bạn hãy chắc chắn rằng bạn sẽ xử lý được các vấn để của nhà hàng và đảm bảo mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của bạn.

Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp bạn tự tin ứng dụng vào công việc của mình. Đừng quên tiếp tục theo dõi các thông tin mới nhất tại GoACADEMY để có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổ ích khác nhé.