Câu chuyện kinh doanh

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm DMS hay CRM

Phần mềm DMS hay CRM đều được phát triển với mục đích hỗ trợ quản trị doanh nghiệp và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Mỗi giải pháp sẽ có những chức năng cốt lõi riêng, vậy doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm DMS hay CRM? GoACADEMY sẽ giúp bạn hiểu chi tiết hơn về 2 phần mềm phổ biến này.

Tổng quan về phần mềm DMS

Trước khi đi vào tìm hiểu phần mềm nào tốt hơn và nên sử dụng phần mềm nào, cùng tìm hiểu tổng quan về khái niệm và lợi ích mà DMS mang lại nhé.

Phần mềm DMS là gì?

Khái niệm phần mềm DMS (Distribution Management System) là phần mềm chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất và phân phối. Phần mềm hỗ trợ quản lý từ hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, cho đến các diễn biến trên kênh phân phối (ví dụ: hoạt động của đội ngũ nhân viên bán hàng).

Tất cả hoạt động kiểm soát tồn kho, công nợ,… đều được ghi nhận trên phần mềm. Dựa vào đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng đưa ra kế hoạch quản lý phù hợp. Đồng thời, hỗ trợ nhân viên kinh doanh bán hàng hiệu quả hơn, phía nhà phân phối với nhà cung cấp làm việc với nhau cũng thuận lợi hơn.

Xem thêm: DMS – Giải pháp hữu hiệu cho bài toán quản lý hệ thống phân phối

Lợi ích dành cho doanh nghiệp khi sử dụng DMS

• Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi độ phủ các điểm bán trên thị trường, theo dõi doanh thu theo thời gian thực, theo dõi tình trạng đơn hàng,…
• Đội ngũ kinh doanh được quản lý chặt chẽ hơn, bạn có thể theo dõi KPI hàng tháng, phần trăm thực hiện mục tiêu doanh số, hiệu suất công việc của từng nhân viên, công tác mở điểm bán,…
• Các đơn hàng, doanh số, hóa đơn, công nợ, tồn kho,… của nhà phân phối, đại lý đều được quản lý khoa học.
• Khả năng cập nhật thông tin thị trường, số liệu về hàng hóa, tồn kho,… nhanh chóng. Vì vậy nhà quản lý có thể nắm bắt được sức mua của thị trường trong từng giai đoạn.
• Các công đoạn vận hành và quản trị hệ thống cũng được tối ưu tốt nhất. Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình bán hàng, kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến trade marketing, khuyến mãi,…

Lợi ích dành cho nhân viên kinh doanh

• Phần mềm hỗ trợ quản lý các hoạt động trade marketing như quản lý các công việc thực hiện tại điểm bán (trưng bày, trả thưởng,…).
• Các hoạt động đối với nhà phân phối như lịch sử đơn hàng, công nợ, tồn kho,.. đều được lưu trữ và quản lý chi tiết.
• Việc theo dõi tình hình thực hiện doanh số và mở điểm bán, lên phương án hoàn thiện mục tiêu đề ra, hay theo dõi doanh thu của từng nhà phân phối đều có thể chủ động quản lý dễ dàng.
• Khi nhân viên có nhu cầu đi công tác, đi thị trường thì phần mềm cũng thiết lập lộ trình chuyến đi và kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua hệ thống báo cáo.

Lợi ích dành cho nhà phân phối

• Nhà phân phối có thể đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất/nhà cung cấp mà không cần thông qua nhân viên kinh doanh. Nhờ đó, quy trình của hoạt động này được rút ngắn và khi có vấn đề về sản phẩm, đơn hàng, nhà phân phối thì nhà cung cấp cũng có thể giải quyết nhanh chóng.
• Phần mềm còn hỗ trợ quản lý sản phẩm (như thông tin sản phẩm, giá cả, danh sách sản phẩm), quản lý đơn hàng (như tình trạng đơn hàng, tình hình giao vận,…), quản lý các chương trình khuyến mãi, trả thưởng,…

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp các loại mô hình CRM hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp.

Điểm giống và khác nhau giữa phần mềm DMS và phần mềm CRM

Trong phần này, GoACADEMY sẽ bắt đầu làm rõ những điểm giống và khác nhau của hai phần mềm DMS – CRM:

Điểm giống nhau

Về tính năng

Tính năng quản lý khách hàng và quản lý bán hàng, cả hai phần mềm đều hỗ trợ lưu trữ, quản lý các thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch – chăm sóc, tương tác với khách hàng,… Đáp ứng tốt các công việc theo dõi KPI doanh số, phân tích báo cáo trực quan.

Tính năng quản lý nhân viên, đây là tính năng được nhiều nhà quản lý quan tâm. Nhờ đó, họ có thể giám sát hiệu suất công việc của nhân viên. Tính năng rất phù hợp với các công ty có hệ thống kênh phân phối lớn cùng đội ngũ nhân viên thường phải đi thị trường.

Có tích hợp hệ thống ERP

Cả hai phần mềm đều được tích hợp vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning dùng để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Bạn có thể triển khai ERP theo hai cách sau:

• Triển khai ERP tổng thể gồm có phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng,… cùng một lúc.
• Hoặc có thể lựa chọn số hóa từng phần, tức triển khai một hoặc một số phần mềm trước khi số hóa tổng thể.

Chẳng hạn phần mềm CRM – tính năng quản lý khách hàng và hệ sinh thái giải pháp OAO (Online And Offline) của GoSELL. Một ví dụ điển hình cho việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng với hệ thống ERP. GoSELL có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu chuyển đổi số toàn phần hoặc từng phần của khách hàng linh hoạt.

Đều có thể hoạt động trên cloud base và có ứng dụng mobile app

Cả hai phần mềm hiện nay đều đã được các nhà cung cấp vận hành trên website, sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu. Người dùng có thể truy cập dữ liệu bất kỳ lúc nào, miễn thiết bị của họ có kết nối internet.

Ứng dụng mobile app cũng được các nhà cung cấp phần mềm phát triển, nhằm giúp nhân viên kinh doanh có thể quản lý công việc, kết quả doanh số linh hoạt hơn.

Điểm khác nhau

Nếu đặt hai phần mềm này lên bàn cân để so sánh thì chắc hẳn bạn đã biết câu trả lời rồi đúng không? Trong khi hệ thống quản lý kênh phân phối DMS chỉ có thể chuyên biệt về kênh phân phối, thì phần mềm CRM có thể quản lý quan hệ khách hàng một cách tổng quan.

Vì vậy, câu trả lời cho câu hỏi: “Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm DMS hay CRM?” sẽ là phần mềm CRM. Vì CRM phù hợp với mọi doanh nghiệp ở tất cả các lĩnh vực kể cả quy mô. Còn DMS chỉ tập trung vào loại hình doanh nghiệp có điểm bán và kênh phân phối. 

Ngoài ra, trong các hoạt động của doanh nghiệp, các bộ phận như giám đốc, marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… họ sẽ có xu hướng sử dụng CRM hơn. Còn DMS thường sẽ do những cá nhân, bộ phận liên quan trực tiếp đến bán hàng (nhân viên kinh doanh, kế toán, giám sát kinh doanh,…) sử dụng.

Sử dụng phần mềm CRM, tính năng quản lý khách hàng của GoSELL ngay hôm nay

Tính năng quản lý khách hàng giúp bạn lưu trữ dữ liệu không giới hạn và quản lý thông tin khách hàng từ nhiều kênh mà không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Bạn có thể gắn thẻ khách hàng để tìm kiếm chính xác hơn. 

Tính năng hỗ trợ lưu các thông tin họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh nhật, giới tính. Vì thông tin khách hàng càng được lưu trữ chi tiết, thì khi phân nhóm khách hàng sẽ càng thuận lợi. Bạn có thể phân nhóm theo các tiêu chí: lịch sử mua hàng, thông tin khách hàng, giá trị đơn hàng,…

Từ đó lên kế hoạch chăm sóc, đưa ra các chiến dịch marketing như thiết lập hình thức tích điểm, tung các ưu đãi, chiết khấu, giảm giá để đánh trúng tâm lý “sợ bỏ lỡ” của khách hàng. Tận dụng các dịp đặc biệt này, bạn vừa có thể giữ chân khách hàng cũ và gia tăng thêm lượng khách hàng mới.

Để kiểm soát hiệu suất làm việc của từng nhân viên hiệu quả, tính năng cũng cho phép bạn phân quyền nhân viên chăm sóc khách hàng cụ thể. Nhân viên được phân bổ nhiệm vụ có trách nhiệm quản lý, tư vấn và cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt nhất.

Đặc biệt, các cuộc gọi từ nhân viên đến khách hàng cũng được lưu lại. Bạn có thể nghe, kiểm soát quá trình chăm sóc khách hàng của nhân viên và dựa vào đó để cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng phù hợp hơn. Đảm bảo trải nghiệm khách hàng được xuyên suốt, mà không bị gián đoạn.

Tổng kết

Nhìn chung, phần mềm DMS giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán kênh phân phối và giúp nhân viên kinh doanh chăm sóc nhà phân phối dễ dàng. Cũng như tăng hiệu quả làm việc giữa nhà phân phối với nhà cung cấp. 

Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp thì phần mềm CRM vẫn đang là sự lựa chọn chiếm nhiều ưu thế. Bạn hãy cân nhắc thật kỹ để chọn cho doanh nghiệp của mình “chân ái” thích hợp. Đừng quên theo dõi các bài viết mới tại GoACADEMY, để không ngừng cập nhật các kiến thức hữu ích khác bạn nhé.