Câu chuyện kinh doanh

Tầm quan trọng của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Phần lớn các doanh nghiệp đều có những khoản công nợ cần thu và công nợ cần trả tồn đọng xuyên suốt quá trình kinh doanh. Việc quản lý chính xác các khoản tiền đầy đòi hỏi chuyên môn tốn từ các kế toán công nợ. Vậy kế toán công nợ là gì và đóng vai trò quan trọng thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Thế nào là kế toán công nợ

Kế toán công nợ là một nhánh nhỏ của toàn bộ ngành kế toán. Xét theo bản chất của công việc, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ ghi chép, kiểm soát, báo cáo các khoản công nợ diễn ra liên tục trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, kể cả doanh nghiệp sản xuất lẫn doanh nghiệp bán hàng đều có những khoản công nợ lớn nhỏ riêng. Việc quản lý công nợ tốt là vấn đề rất cần thiết bởi nó ảnh hưởng đến sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Kế toán công nợ sẽ bao gồm kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả.

Kế toán công nợ phải thu

Với kế toán công nợ phải thu phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu phát sinh trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Một kế toán công nợ các khoản phải thu sẽ cần phản ánh các khoản phải thu theo giá trị thuần. Trong các khoản công nợ phải thu, kế toán sẽ cần thiết lập các tài khoản “dự phòng phải thu khó đòi” để tính các khoản lỗ dự kiến về khoản phải thu khó đòi hoặc không đòi được trong tương lai nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu.

Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên nợ. Tuy nhiên, trong quan hệ với từng đối tượng phải thu có thể xuất hiện số dư bên có (trường hợp nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu).

Có thể bạn quan tâm: Công nợ phải thu là gì? Sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel thực hiện như thế nào

Kế toán công nợ phải trả

Kế toán công nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, thanh toán cho các đơn vị có liên. Các khoản công nợ của doanh nghiệp thường thấy sẽ bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn.

Ở đây, kế toán công nợ có vai trò theo dõi từng khoản nợ phải trả, từng đối tượng nợ phải trả, Hơn nữa, một số kế toán ở các doanh nghiệp còn phải theo dõi chiết khấu và phụ trội cho từng loại trái phiếu phát hành và tình hình phân bổ từng khoản chiết khấu và phụ trội.

Kế toán phải theo dõi chiết khấu và phụ trội cho từng loại trái phiếu phát hành và tình hình phân bổ từng khoản chiết khấu và phụ trội khi xác định chi phí đi vay để tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc vốn hoá theo từng kỳ. Trường hợp trả lãi khi đáo hạn trái phiếu thì định kỳ doanh nghiệp phải tính lãi trái phiếu phải trả từng kỳ để ghi nhận vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc vốn hoá vào giá trị của tài sản dở dang.

Tầm quan trọng của kế toán công nợ đối với doanh nghiệp

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Không chỉ đảm bảo quản lý chính xác những khoản nợ phải thu và nợ phải trả, cần cung cấp những báo cáo tài chính quan trọng giúp chủ doanh nghiệp, người quản lý đánh giá tình hình kinh doanh một các tổng quan.

• Kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi.
• Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu để làm căn cứ để thực hiện chi tiền.
• Gửi chứng từ như phiếu thu, chi đến những bộ phận có liên quan.
• Giám sát và theo dõi những những khoản tạm ứng của nội bộ công ty.
• In báo cáo quỹ và sổ tiền mặt.
• Đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt.
• Lập chiếu nộp ngân sách – ngân hàng.
• Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự.
• Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán.
• Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng và lập lịch thanh toán công nợ của khách hàng.
• Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ.
• Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty theo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất hoặc là định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.
• Thu chi tiền mặt hoặc tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với số dư tiền mặt.
• Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ.

Nhiệm vụ chung của một kế toán công nợ

Với bản chất của một kế toán công nợ, nhân viên sẽ có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phân tích và đánh giá tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để đưa ra những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý. Từ đó giúp nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp có thể định hình được hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình kỷ luật thanh toán.

Kế toán công nợ cần phản ánh và ghi chép đầy đủ các thông tin, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp thời hạn thanh toán. Trong trường hợp khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hay khách có dư nợ lớn, kế toán cần kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ, rà soát, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, khoản đã thanh toán và khoản còn nợ.

Có thể bạn quan tâm: Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Ứng dụng giải pháp công nghệ vào quản lý công nợ của khách hàng

Trong thời đại mà công nghệ không ngừng phát triển, việc ứng dụng các giải pháp hiệu quả vào quy trình kinh doanh là hướng đi được hầu hết các doanh nghiệp ưu tiên. Trong đó, GoSELL được biết đến những là một trong những giải pháp hỗ trợ quy trình bán hàng và quản lý bán hàng hàng đầu trên thị trường, được hơn 15.000 doanh nghiệp trong nước lựa chọn.

Bên cạnh các tính năng quản lý đơn hàng, sản phẩm, kho hàng, khách hàng hay hỗ trợ marketing, phần mềm GoSELL còn mang đến tính năng quản lý công nợ khách hàng vô cùng hữu ích. Theo đó, hệ thống GoSELL cho phép doanh nghiệp tạo tài khoản quản lý khách hàng đa kênh. Trên giao diện quản lý khách hàng, doanh nghiệp có thể quản lý chính xác công nợ từng khách hàng giúp quy trình kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi.

Tính năng quản lý công nợ khách hàng trên hệ thống của GoSELL

Cụ thể, hệ thống của GoSELL cho phép doanh nghiệp nhập công nợ của khách hàng trong quá trình kinh doanh vào hồ sơ của khách hàng. GoSELL không giới hạn hồ sơ khách hàng được tạo, do đó doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý công nợ của tất cả khách hàng của mình. Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm khách hàng trên hệ thống, nhập công nợ của khách hàng, kể cả công nợ không có trên hệ thống của GoSELL.

Sau khi được nhập vào hệ thống, doanh nghiệp có thể quản lý công nợ khách hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau như website, app bán hàng, cửa hàng vật lý, các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, GoMUA) hay các nền tảng mạng xã hội (Facebook, Zalo, TikTok) trên một trang quản trị duy nhất. Bạn có thể lọc các đối tượng khách hàng theo từng khoản công nợ khác nhau để theo dõi và quản lý một các sát sao.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể xóa hoặc cộng thêm công nợ tiếp tục của khách hàng ngay trên giao diện thanh toán. Hệ thống của GoSELL cho phép khách hàng thực hiện thanh toán một phần công nợ hoặc toàn bộ trong bất kỳ lần mua sắm tiếp theo nào.

Kết luận 

Có thể nói việc quản lý công nợ quyết định rất lớn đến sự tồn tại của doanh nghiệp, đó là lý do tại sao vai trò của kế toán công nợ lại quan trọng. Trong giai đoạn hiện nay, việc áp dụng công nghệ hỗ trợ được xem là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu công nợ của tất cả khách hàng, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.