Câu chuyện kinh doanh

Phương pháp tối ưu quy trình mua hàng cho doanh nghiệp

Một quy trình mua hàng, hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mua hàng, lựa chọn chính xác nhà cung cấp và tiết kiệm chi phí. Do đó, trong bài viết hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về các phương pháp tối ưu quy trình mua hàng cho doanh nghiệp nhé.

Tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình mua hàng?

Đôi nét về quy trình mua hàng

Đối với mỗi doanh nghiệp, mua hàng là khâu đầu tiên và quan trọng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu, sản phẩm trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Quy trình mua hàng thiết lập mua sắm hàng hóa nhằm tối ưu về mặt giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa. Sự minh bạch trong quy trình mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian, chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả. 

Khi mua hàng, doanh nghiệp cần lưu ý 5 điều sau đây: 

• Mua đúng nguyên vật liệu hay sản phẩm mà doanh nghiệp đang có nhu cầu.
• Lựa chọn thời điểm thích hợp để mua hàng, hạn chế tình trạng thiếu thốn hay dư thừa hàng hóa, làm phát sinh gánh nặng trong quá trình lưu kho.
• Kiểm tra đầy đủ số lượng nhà cung cấp đã ghi trong hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán.
• Tìm hiểu thị trường, giá cả hàng hóa mà các nhà cung cấp đưa ra để lựa chọn được mức giá hợp lý, tối ưu.
• Lựa chọn nguồn cung cấp chất lượng, uy tín, tránh xa hàng giả, hàng nhái để đảm bảo lòng tin của khách hàng với doanh nghiệp. 

Một số rủi ro liên quan đến quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Trong thời đại hiện nay, việc áp dụng các biện pháp thủ công trong quá trình kinh doanh nói chung và mua hàng nói riêng đã không còn đáp ứng độ chính xác và hiệu quả như các doanh nghiệp mong muốn. Một số hạn chế tiêu biểu có thể kể đến như: 

• Số lượng thông tin chi tiết về hàng hóa quá nhiều, khó lòng kiểm tra và đối soát.
• Lựa chọn nhà cung cấp không đảm bảo, khiến chất lượng hàng hóa giảm và gây ra tình trạng thất thoát cho doanh nghiệp.
• Việc trao đổi dữ liệu giữa các khâu trong quy trình mua hàng gặp nhiều bất cập, dẫn đến việc kiểm soát hàng tồn kho, số lượng hàng mua,… không đảm bảo được độ chính xác.
• Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý các đơn hàng đã mua từ nhà cung cấp.
• Mất nhiều thời gian, công sức cho nhân viên phụ trách mua hàng và nhà quản lý nhưng hiệu quả lại không cao.

Lợi ích khi sở hữu quy trình mua hàng hoàn thiện

Khi sở hữu quy trình mua hàng hoàn thiện, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau đây: 

• Quản lý quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả, lựa chọn được nhà cung cấp hàng hóa có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất.
• Đảm bảo sự liên tục trong việc cung ứng hàng hóa cho doanh nghiệp. Điều này được thực hiện bằng cách duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại và phát triển thêm các nguồn cung cấp khác. Đây sẽ là những lựa chọn thay thế trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mới hoặc mở rộng thị trường. 
• Tối ưu, hợp lý hóa quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan đến hoạt động mua bán.
• Hạn chế việc thất thoát tiền bạc, gian lận do nhân viên cấu kết trục lợi với bên nhà cung cấp.
• Tạo lập được một tiêu chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng cho mọi doanh nghiệp

Các bước của quy trình mua hàng tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Bên cạnh vấn đề mua hàng, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vấn đề tối ưu hóa quy trình mua hàng. Doanh nghiệp không thể tự ý đưa ra quyết định mua hàng mà không có nhu cầu cụ thể. Về cơ bản, quy trình mua hàng có thể được xây dựng dựa trên các bước sau đây: 

Xác định nhu cầu mua

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định danh sách các sản phẩm hàng hóa cần mua đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp (chẳng hạn như sản phẩm hết hàng cần nhập thêm; doanh nghiệp đang thúc đẩy các chương trình khuyến mãi, flash sale; hoặc doanh nghiệp đang có ý định mở rộng chi nhánh mới,…).

Xem thêm: Cách tìm hiểu nhu cầu thị trường trước khi bắt đầu kinh doanh

Xác định yêu cầu với đơn đặt hàng

Mỗi mặt hàng sẽ có một đặc điểm, tiêu chuẩn khác nhau. Do đó, bạn cần xác định đầy đủ yêu cầu đối với đơn đặt hàng để đảm bảo mua đúng hàng hóa với số lượng cần thiết. Ví dụ, khi mua hàng, doanh nghiệp A cần nêu rõ yêu cầu với nhà cung cấp rằng mình cần 20 cái áo sơ mi màu hồng size S, 10 cái áo sơ mi hồng size M, 15 cái áo sơ mi trắng size S,…. 

Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Ở bước này, bạn cần tìm ra những nhà cung cấp tiềm năng, có thể cung cấp cho doanh nghiệp những sản phẩm cần với số lượng và chi phí nằm trong ngân sách cho phép. Để tìm được đơn vị cung cấp phù hợp, người mua cần chú ý theo dõi thị trường, tham dự các buổi triển lãm thương mại hay truy cập vào các diễn đàn, website,… Từ đó, liên hệ với các nhà cung cấp để tiến hành trao đổi, thương lượng.

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi tìm thấy một số nhà cung cấp vừa ý, doanh nghiệp sẽ sử dụng bộ tiêu chuẩn riêng để đánh giá và chọn ra đối tượng phù hợp nhất với mình. Các tiêu chí có thể dựa trên mức độ uy tín, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng cung ứng hàng hóa, giá cả,…

Xem thêm: Quản lý nhà cung cấp là gì? Quy trình quản lý nhà cung cấp chi tiết

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Việc đàm phán nhằm trao đổi sâu và rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết hàng hóa để đảm bảo quyền lợi giữa đôi bên. Sau khi đạt được thỏa thuận, doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thể hiện rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai. Văn bản này có giá trị pháp lý từ khi ký kết và làm bằng chứng trong trường hợp phát sinh tranh chấp trong quá trình giao nhận hàng. 

Tiến hành giao nhận và thanh toán

Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng với đầy đủ số lượng trong khung thời gian đã thỏa thuận. Doanh nghiệp của bạn sẽ bắt đầu kiểm tra, đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp trong trường hợp không có gì ngoài ý muốn phát sinh. 

Quản lý quy trình mua hàng từ nhà cung cấp

Bước cuối cùng nhưng cũng vô cùng quan trọng trong quy trình mua hàng, đó chính là quản lý nhà cung cấp. Vì doanh nghiệp không chỉ mua một mua lần là sau mà đây là mối quan hệ lâu dài. Do đó, nếu không có phương pháp quản lý phù hợp, doanh nghiệp sẽ rất dễ gặp một số vấn đề như: giao hàng sai số lượng, đặc điểm của sản phẩm; thời gian giao hàng không đúng hạn,…. Do đó, việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý nhà cung cấp là vô cùng cần thiết.

Tối ưu hóa quy trình mua hàng với giải pháp quản lý bán hàng toàn diện GoSELL

Hiểu được những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong quy trình mua hàng, GoSELL cung cấp đến doanh nghiệp hai tính năng quan trọng là Quản lý nhà cung cấp và Quản lý kho hàng. 

Quản lý nhà cung cấp

Tính năng Quản lý nhà cung cấp giúp người bán theo dõi danh sách đơn vị cung cấp hàng hóa của mình, bao gồm: Tình trạng hàng hóa, quá trình nhập hàng, lịch sử chuyển hàng… giúp quản lý đa dạng nguồn cung hàng hóa hiệu quả. Thông qua việc tối ưu hóa quy trình nhập hàng, tính năng này còn hỗ trợ bạn hạn chế rủi ro thiếu hay thừa hàng hóa, tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực. Cụ thể: 

• Dễ dàng thêm / tạo mới / chỉnh sửa danh sách nhà cung cấp.
• Theo dõi và thống kê đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp theo mã, tên nhà cung cấp, email, số điện thoại.
• Chủ doanh nghiệp có thể phân quyền cho các nhân viên để có thể tối ưu việc quản lý các nhà cung cấp.
• Nắm rõ toàn bộ quá trình nhập hàng thông qua các trạng thái được cập nhật cụ thể, theo dõi lịch sử nhập hàng.
• Tạo đơn nhập hàng nhanh chóng từ danh sách nhà cung cấp có sẵn trên hệ thống, tìm kiếm sản phẩm cần nhập theo tên, mã SKU, mã vạch.
• Biết được chính xác chi nhánh nào đã nhập hàng cũng như hàng đã về kho hay chưa qua các trạng thái: Tạo đơn, đã duyệt, hoàn tất.

Quản lý kho hàng

Tính năng quản lý kho hàng cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được biến động hàng hóa để đáp ứng đầy đủ nhu cầu hàng hóa cho khách hàng. Giúp kiểm soát toàn bộ số lượng hàng tồn trong kho chính xác, hạn chế tình trạng quá tải hàng tồn kho. Nhờ đó giảm thất thoát hàng hóa, nâng cao doanh thu. Cụ thể: 

• Cho phép đồng bộ quản lý dữ liệu kho hàng đa kênh ( Website, App, POS, sàn TMĐT, Zalo, Facebook, TikTok Shop).
• Quản lý tồn kho hàng đơn giản với mã SKU, mã IMEI, mã barcode.
• Dễ dàng tìm kiếm và nhận biết được biến động tồn kho ở kho tổng và các chi nhánh.
• Giám sát và xem lại toàn bộ lịch sử chuyển hàng và tránh tình trạng lạc mất hàng hóa.
• Sử dụng bộ lọc, thống kê các sản phẩm có số lượng tồn thấp để kịp thời nhập hàng.
• Theo dõi được sản phẩm có số lượng tồn cao để có kế hoạch khuyến mãi đẩy hàng.

Các tính năng hỗ trợ khác

Bên cạnh các tính năng hỗ trợ đã kể trên, GoSELL còn cung cấp đến bạn bộ tính năng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng toàn diện như Quản lý đơn hàng, Quản lý sản phẩm, Quản lý khách hàng, Quản lý nhân viên, Quản lý chi nhánh…

Ngoài ra, một số tính năng Marketing cũng được tích hợp trong nền tảng GoSELL có thể kể đến như Tạo mã giảm giá, Tạo giá bán sỉ, Flash sale, Thông báo đẩy, Blogs, SEO,…

Kết luận

Hy vọng với những thông tin vừa được cung cấp, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những vấn đề thường gặp trong quá trình mua hàng. Đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ trong các khâu của quá trình mua hàng để tối ưu hóa chi phí, thời gian và nâng cao hiệu suất hoạt động. Chúc các bạn may mắn và thành công!