Câu chuyện kinh doanh
Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
Bán hàng công nợ hiện nay đã không còn là một phương pháp bán hàng xa lạ trên thị trường. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang hỗ trợ khách hàng, đại lý của mình mua hàng công nợ, trả sau. Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý công nợ một cách tối ưu? Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Quản lý công nợ là gì?
Trước khi đi đến những cách để quản lý công nợ một cách hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu xem liệu quản lý công nợ là gì? Cụ thể, quản lý công nợ là quá trình theo dõi, lưu trữ những khoản tiền phải thu từ nhiều lần bán hàng cho khách hàng. Bán hàng công nợ thường được doanh nghiệp hỗ trợ cho các khách hàng khi mua hàng với số lượng lớn hoặc các đại lý của doanh nghiệp
Bên cạnh công nợ khách hàng, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến công nợ cần trả cho các nhà cung cấp, cụ thể:
Công nợ phải thu từ khách hàng: Các khoản tiền cần phải thu của khách hàng, đó là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đại lý.
Công nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ các nhà cung cấp, doanh nghiệp khác nhưng chưa thanh toán.
Những cách quản lý công nợ hiệu quả
Xây dựng một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ phải thu một cách hoàn chỉnh là điều vô cùng cần thiết. Trong đó, quy trình cần phải xác định được trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Thêm vào đó, kế toán công nợ cũng phải nắm rõ quy trình kế toán cụ thể bao gồm: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…
Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
Thường xuyên xem lại khoản phải thu định kỳ
Người chịu trách nhiệm quản lý công nợ cần phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ từ đơn hàng của khách. Hơn nữa, phân loại khách hàng dựa theo thời gian cũng giúp doanh nghiệp quản lý công nợ của khách hàng chính xác hơn. Điều này cũng giúp phát hiện ra các khách hàng mua hàng công nợ nhưng chưa thanh toán trong thời gian dài, đưa ra hướng giải quyết, tránh để nợ quá hạn.
Kế toán nên chủ động lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Một số loại báo cáo cần lập bao gồm: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…
Xem thêm: Hoàn tất đơn hàng công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng
Gửi hóa đơn cho khách hàng là một yêu cầu bắt buộc nhưng đôi khi doanh nghiệp không để tâm đến điều này. Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi hóa đơn đến với khách hàng để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời hạn. Việc xảy ra các sai sót, lạc mất giấy tờ dẫn đến việc chậm trễ là điều không nên xảy ra.
Lưu ý, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) đến khách hàng trước và sau khi gửi hóa đơn. Làm như vậy để tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.
Đặc biệt, gửi hóa đơn đi kèm những câu nhắc nhở mang tính chất quan trọng, cấp bách sẽ giúp khách hàng lưu tâm và thanh toán hóa đơn đúng hạn. Đơn cử, thay vì “Quý khách hàng vui lòng thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày tiếp theo” thì “Hạn chót để Quý khách thanh toán hóa đơn là ngày 1/1” sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
Nhắc nhở khách hàng qua điện thoại
Để đảm bảo khách hàng không bị quên thời hạn thanh toán, kế toán nên liên hệ với khách hàng quan email hoặc điện thoại để thông báo cho khách hàng. Việc thông báo về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán nên được thực hiện trước 5-10 ngày tùy theo thời hạn của khoản nợ đó.
Bạn cũng nền chuẩn bị một kịch bản gọi điện phù hợp để tiếp cận khách hàng một cách nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng, khó chịu cho khách hàng.
Một số lưu ý khi gọi điện nhắc nợ khách hàng có thể kể đến như: hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn. Thực tế cho thấy khung giờ để gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả nhất là sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.
Kế toán công nợ cần có kỹ năng tốt
Để có thể quản lý công nợ một cách chính xác, kế toán cần phải có nghiệp vụ tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Hơn nữa, kế toán cũng cần phản ánh kịp thời, rõ ràng về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán.
Việc theo dõi thường xuyên, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có biện pháp tốt nhất để đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ. Hơn nữa, việc kiểm tra, đối soát các khoản thu và lập biên bản đối chiếu công nợ mỗi cuối tháng để có cái nhìn tổng quan nhất.
Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đưa ra những quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh chấp sau này.
Duy trì tốt các mối quan hệ
Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh). Ngoài việc giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để thông báo về việc thanh toán công nợ, việc có liên kết trong nội bộ công ty cũng là điều quan trọng cần được lưu ý.
Đối với nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết. Bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu. Các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách để quản lý công nợ hiệu quả, tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.
Sử dụng phần mềm hiệu quả để quản lý công nợ
Trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng các phần mềm tiện ích để quản lý công nợ đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, sử dụng. Tính năng quản lý công nợ thường được tích hợp trong các phần mềm quản lý bán hàng, giúp các đơn hàng công nợ được quản lý chi tiết từ khi tạo đơn hàng.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng quản lý công nợ hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc để đưa ra các lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình. Do đó, hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng đa kênh GoSELL – Giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả hàng đầu hiện nay nhé!
Quản lý công nợ tối ưu cùng phần mềm GoSELL
GoSELL là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được phát triển bởi công ty Mediastep Software Vietnam. Với đầy đủ những tính năng hiện đại hỗ trợ quy trình bán hàng và quản lý bán hàng của doanh nghiệp, GoSELL đang ngày càng nhận được sự tin dùng của khách hàng. Trong đó, tính năng quản lý công nợ khách hàng cũng đem lại những tiện ích to lớn cho doanh nghiệp trong xu hướng kinh doanh hiện nay.
GoSELL cho phép khởi tạo đơn hàng công nợ cho khách hàng trên hệ thống. Khách hàng được hỗ trợ mua hàng công nợ là các đại lý bán hàng hoặc khách hàng mua hàng với số lượng lớn, đã được nhập thông tin trên hệ thống lưu trữ. Công nợ sẽ được lưu trữ và hiển trị trên trang thông tin của từng khách hàng sau mỗi đơn hàng công nợ.
Khách hàng cũng có thể mua hàng công nợ trong nhiều lần theo hạn mức mà doanh nghiệp quy định. Có thể thiết lập các thông báo nhắc nợ theo từng khoản thời gian cụ thể. Khi khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ công nợ, hệ thống sẽ nhanh chóng xác nhận và thực hiện cập nhật một cách chính xác số tiền còn lại.
Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL cũng hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn công nợ cho khách hàng. Hóa đơn sẽ bao gồm các thông cụ thể cần có như: tên khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, số tiền… Điều này sẽ đem lại sự rõ ràng và chính xác cho cả hai bên khi thực hiện bán hàng công nợ. Với GoSELL, quản lý công nợ trở nên dễ dàng và hiệu quả tối ưu.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cụ thể về công nợ và những cách để doanh nghiệp có thể quản lý công nợ một cách hiệu quả. Trong đó, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ đã và đang khẳng định được thế mạnh mà nó có thể mang lại. Cùng tìm hiểu cụ thể về phần mềm quản lý bán hàng đa kênh GoSELL.
