Kinh doanh thương mại điện tử

Quản lý đơn hàng – Quy trình chốt đơn hàng online hiệu quả

Quản lý đơn hàng là một công việc vô cùng quan trọng đối với các chủ shop online. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng; nó có tác động rất lớn đến trải nghiệm của khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Do đó, bạn cần phải nắm vững quy trình chốt đơn hàng online  để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Quản lý đơn hàng là gì?

Mỗi khi bạn đặt hàng trong một cửa hàng, một quá trình sẽ chạy trong nền cho đến khi bạn nhận được đơn đặt hàng của mình. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng. Về cơ bản, chủ cửa hàng là người theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng và thực hiện các bước cần thiết để giao hàng cho khách. Quá trình này thường bao gồm việc chấp nhận đơn đặt hàng, đóng gói và gửi các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. Cuối cùng, theo dõi chúng cho đến khi chúng được ký bởi khách hàng.

Xem thêm: 5 cách quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh

Quy trình chốt đơn hàng online đúng chuẩn

Quy trình chốt đơn hàng online  bắt đầu ngay sau khi khách hàng đặt hàng và thanh toán. Thông tin đơn hàng được gửi đến kho của cửa hàng, tại đây quản lý kho lấy hàng, đóng gói cẩn thận và đưa ra quy trình xử lý. Quá trình kết thúc khi khách hàng xác nhận đã nhận được sản phẩm. 

Hầu hết các quy trình hoàn thành đơn đặt hàng tiêu chuẩn có thể được chia thành 3 giai đoạn: nhận đơn đặt hàng của khách hàng, hoàn thành đơn đặt hàng và xử lý quy trình sau bán hàng. Chi tiết về cách thức hoạt động của từng giai đoạn là:

Nhận đơn yêu cầu của khách hàng 

Giai đoạn đầu tiên của quy trình chốt đơn hàng online là khi khách hàng đã đặt hàng và chọn phương thức thanh toán. Đối với những chủ cửa hàng nhỏ không sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thì cần phải thực hiện thêm một bước nữa ở điểm này. Nhân viên sẽ gọi điện lại để xác nhận đơn hàng, khi hoàn tất thông tin chi tiết mua hàng sẽ được gửi về kho của chúng tôi để nhân viên kho tiếp nhận thông tin và bắt đầu chuẩn bị sản phẩm có trong đơn hàng.

Đọc thêm: Giải pháp quản lý đơn hàng trên sàn thương mại điện tử

Thực hiện đơn đặt hàng 

Bước thứ hai, bạn sẽ nhận được thông tin và hoàn tất đơn hàng cho khách. Giai đoạn này có thể được chia thành 2 bước như sau: 

• Lấy và đóng gói:  Việc thực hiện đơn hàng bắt đầu với quá trình lấy hàng trong đó các mặt hàng được lấy từ kho. Các kho hàng thường được xếp chồng lên nhau nhiều hệ với nhiều loại sản phẩm khác nhau, vì vậy nhân viên kho cần có khả năng lựa chọn mặt hàng phù hợp để đóng. Đóng gói sản phẩm nhanh chóng và chính xác.
• Vận chuyển: Sau khi các mặt hàng đã được đóng gói cẩn thận, nhân viên sẽ xuất hóa đơn xuất kho cho đơn hàng, gửi email xác nhận việc giao hàng và theo dõi đơn hàng cho khách hàng.

Xử lý các quy trình sau bán hàng

Giai đoạn cuối cùng của quy trình chốt đơn hàng online liên quan đến các quy trình sau bán hàng. Các công ty sẽ liên lạc với khách hàng để có phản hồi nhằm đảm bảo khách hàng hài lòng với việc mua hàng của họ và giải quyết vấn đề. Làm rõ việc trả hàng và hoàn tiền nếu khách hàng không hài lòng.

 Một quy trình tiêu chuẩn điển hình bao gồm ba giai đoạn. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh chiến lược quản lý đơn hàng của mình. Quản lý đơn hàng cũng có thể được áp dụng cho các công ty cung cấp dịch vụ hơn là hàng hóa, mặc dù quy trình có hơi khác một chút.

Lợi ích khi chốt đơn hàng bằng phần mềm 

Ngày nay, nhiều công ty sử dụng các phương pháp thủ công để chốt đơn hàng, điều này không ngừng có ý nghĩa. Nhưng khi công nghệ phát triển, cố gắng hoàn thành tốt mọi đơn hàng sẽ khiến bạn bị tụt hậu. Để phát triển mạnh mẽ, các công ty do đó phải thay thế các phương pháp thủ công bằng phương pháp chốt đơn phần mềm thông minh. Việc sử dụng phần mềm trong quy trình chốt đơn hàng online giúp các nhà kinh doanh tiết kiệm được nhiều chi phí nhân sự và đảm bảo hoạt động được thông suốt.

Tham khảo thêm ài viết: Phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả tốt nhất hiện nay

Tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho cửa hàng

Việc xử lý quy trình chốt đơn hàng online – từ tạo đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, đóng gói sản phẩm, gửi đơn hàng đến xử lý hoàn tiền – đều được thực hiện dễ dàng với phần mềm quản lý đơn hàng. Do đó, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc thuê nhân viên cho những công việc này.

 Ngoài ra, thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, sản phẩm được quản lý chi tiết, chính xác, người dùng dễ dàng kiểm tra, theo dõi, từ đó tránh được những thất thoát không đáng có trong quá trình kinh doanh.

Giúp quy trình chốt đơn hàng online diễn ra thuận lợi, không sai sót

Bây giờ hãy tưởng tượng nếu công ty của bạn thành công. Bạn có nhiều đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới thông qua nhiều kênh bán hàng khác nhau. Nếu không có phần mềm, bạn sẽ bị trì hoãn hoặc điều trị không chính xác. Khách hàng sẽ phàn nàn về thời gian giao hàng và yêu cầu hoàn lại tiền, điều này ảnh hưởng lớn đến cửa hàng.

Bằng việc sử dụng phần mềm bạn sẽ tránh được những sai sót khi xử lý số lượng lớn các đơn hàng có khối lượng lớn, độ phức tạp cao và khách hàng nhận được đúng đơn hàng nhanh nhất có thể. thuận lợi và tạo được uy tín trong mắt khách hàng.

Quản lý vận chuyển dễ dàng và tiết kiệm

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đơn vị vận chuyển giúp các doanh nghiệp nhận hàng nhanh chóng trên toàn quốc. Các doanh nhân không còn cần phải lãng phí thời gian và công sức để tìm kiếm đơn vị vận chuyển như trước đây. 

Nhiều phần mềm quản lý bán hàng liên kết với các đối tác vận chuyển, giao hàng nhanh chóng trên toàn quốc. Điều này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức tìm kiếm hoặc gọi thuyền thuê bên ngoài mà không cần lo lắng về các vấn đề có thể xảy ra. Phần mềm quản lý bán hàng có nhiều đối tác vận chuyển uy tín và bạn có thể lựa chọn đơn vị.

Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Phần mềm quản lý đơn hàng không chỉ giúp các công ty dễ dàng bán sản phẩm và xử lý công việc kinh doanh hàng ngày hiệu quả hơn mà nó còn làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Họ được nhập ngay trước mắt bạn, họ biết tình trạng đơn hàng của bạn. ở nơi nó được giao, điều này sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng ngay lập tức cũng như cảm giác bình tĩnh khi biết rằng mọi thứ đều ổn. Khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, khách hàng sẽ tự động nhận được email xác nhận đơn hàng ngay sau khi đơn hàng được đặt thành công.

Bài viết đã trình bày quy trình chốt đơn hàng online đỉnh cao mà chúng tôi đã áp dụng vô cùng hiệu quả trong quá trình kinh doanh. Đây là bài viết rất tâm huyết của chúng tôi và hy vọng rằng nó có ích đối với các bạn.