Câu chuyện kinh doanh

Chi tiết quy trình nhập kho – xuất kho dành cho doanh nghiệp

Kiểm soát tình hình xuất – nhập kho là công việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, do đó cần phải biết cách xây dựng quy trình xuất – nhập kho hoàn chỉnh, để không làm gián đoạn quá trình kinh doanh, bán hàng, tránh thất thoát. Một quy trình nhập kho – xuất kho sẽ bao gồm rất nhiều bước và GoACADEMY sẽ cùng bạn tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Quy trình nhập kho – xuất kho là gì?

Quy trình nhập kho – xuất kho chiếm tỷ lệ lớn trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, sẽ bao gồm 2 hoạt động chính là quy trình nhập kho và quy trình xuất kho theo từng bước nhất định. Với quy trình xuất – nhập kho sẽ diễn ra liên tục và tạo thành một vòng tròn khép kín, giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm tra được hàng hóa kinh doanh một cách chính xác.

Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý kho vật tư chất lượng nhất

Tầm quan trọng của quy trình xuất – nhập kho?

Nếu không có một quy trình nhập kho – xuất kho bài bản thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng gặp phải những vấn đề sau:

• Xảy ra trường hợp thừa hoặc thiếu hàng hóa không rõ nguyên nhân.
• Tính toán bị sai sót, gian lận gây thất thoát hàng hóa.
• Hàng hóa hư hỏng, hao mòn, mất giá trị sử dụng.
• Lãng phí chi phí quản lý, tìm kiếm sản phẩm.

Do đó, việc xây dựng quy trình xuất – nhập kho khoa học và chuyên nghiệp, sẽ đảm bảo được cho doanh nghiệp của bạn những quyền lợi như sau:

• Hạn chế nguy cơ bị thất thoát hàng hóa.
• Hỗ trợ công tác sản xuất kinh doanh được trơn tru và chặt chẽ hơn.
• Có cơ sở để đánh giá chất lượng hàng tồn kho chính xác.
• Giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

Xem thêm: Bí quyết thanh lý hàng tồn kho hiệu quả khi kinh doanh online

Quy trình nhập kho – xuất kho chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp

Tùy theo quy mô, tính chất của từng công việc thì quy trình xuất – nhập kho sẽ có những thay đổi khác nhau, tuy nhiên, nhìn chung quy trình nhập kho – xuất kho đều sẽ có những bước tiêu chuẩn như sau:

Quy trình nhập kho hàng

Quy trình nhập kho của doanh nghiệp sẽ bao gồm những bước cơ bản như sau:

Lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Khi nhận được yêu cầu nhập hàng, bộ phần đề xuất (thủ kho, quản lý cửa hàng, phòng kinh doanh,…) sẽ gửi bảng kế hoạch chi tiết về các mặt hàng cần nhập, số lượng,… để kế toán kịp thời chi trả và bố trí nhân sự để hỗ trợ nhập hàng.

Tiến hành kiểm tra và đối chiếu hàng hóa

Thủ kho sẽ dựa vào phiếu đề nghị mua hàng để bắt đầu kiểm tra và đối chiếu với lượng hàng thực tế trong kho, cũng như chất lượng của mỗi mặt hàng để tránh sai sót. Sau đó, thủ kho sẽ nhận phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để có thể đối chiếu sau này. Nếu có bất kỳ sai lệch, thủ kho sẽ lập biên bản thông báo ngay với đơn vị đề xuất để khắc phục kịp thời.

Kế toán lập phiếu nhập kho

Khi kiểm kê hoàn tất và không còn sai lệch, toàn bộ dữ liệu sẽ chuyển qua cho bộ phận kế toán kiểm tra lại một lần nữa trước khi giao dịch và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ gồm ba liên được xác nhận bởi thủ kho, nhà cung cấp và kế toán để làm cơ sở xác minh sau này.

Hoàn tất quy trình nhập kho

Thủ kho nhận hàng sẽ tiến hành sắp xếp hàng hóa vào kho và kiểm tra lại một lần nữa. Sau đó ghi nhận thông tin vào file Excel để đối chiếu khi cần thiết.

Quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho của doanh nghiệp sẽ gồm những giai đoạn như sau:

Đề nghị xuất kho

Bộ phận đề xuất (bộ phận kinh doanh, quản lý cửa hàng, thủ kho,…) nhận trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo căn cứ để xác thực và đối chiếu.

Kiểm soát hàng tồn kho

Thủ kho sẽ kiểm tra lại lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn đang được lưu kho. Nếu hàng không đạt tiêu chuẩn thì cần báo lại với bộ phận đề xuất. Khi hàng hóa đã đầy đủ và đạt tiêu chuẩn sẽ bắt đầu xuất kho.

Lập phiếu xuất kho

Để thực hiện được quy trình xuất kho theo yêu cầu, kế toán sẽ kiểm tra thông tin đơn đề nghị xuất kho để lập phiếu xuất kho và chuyển đến cho thủ kho. Trong đó, một liên sẽ do kế toán lưu giữ, một liên sẽ chuyển đến thủ kho và liên còn lại cho bộ phận tiếp nhận hàng.

Tiến hành xuất kho

Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để chuẩn bị hàng hóa đầy đủ theo yêu cầu và giao cho đơn vị vận chuyển để giao hàng đến cho bên tiếp nhận hàng hóa.

Cập nhật dữ liệu

Thủ khi sẽ ghi nhận lại nhật ký xuất kho với số lượng, tình trạng hàng hóa còn trong kho, đảm bảo số liệu được chính xác.

Cách kiểm tra quy trình xuất – nhập kho hiệu quả?

Sau đây là một số kinh nghiệm xuất – nhập kho bạn có thể tham khảo để quản lý kho hàng chính xác, không sai sót:

Sắp xếp kho một cách khoa học

Phần lớn doanh nghiệp hiện nay áp dụng công nghệ mã vạch để kiểm tra hàng tồn và ghi nhận vào sổ sách hay file Excel liên quan từ nhập kho đến khi xuất kho. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ về vị trí cố định của mỗi mặt hàng nhất định. Trong đó, mỗi dãy, mỗi kệ sẽ được đánh dấu rõ ràng với biển chỉ dẫn cụ thể cho nhân viên dễ tìm kiếm. Việc này sẽ giúp cho hàng hóa trong kho được sắp xếp một cách khoa học và thông minh, đặc biệt là những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho lớn, nhiều mắt hàng với diện tích kho rộng.

Thiết lập quy trình nhập kho – xuất kho hoàn chỉnh

Doanh nghiệp bạn nên xây dựng một quy trình xuất kho – nhập kho thống nhất, đảm bảo vận hành trơn tru từ những bước đơn giản nhất. Một quy trình xuất – nhập kho đồng nhất sẽ giúp quá trình vận chuyển kho hàng đi theo từng bước đã quy định sẵn, hạn chế tối đa thất thoát.

Thường xuyên kiểm tra hoạt động xuất – nhập kho

Việc kiểm kê kho định kỳ là điều vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo số lượng hàng tồn kho không sai lệch với số liệu báo cáo. Đồng thời khi kiểm kho định kỳ cũng sẽ giúp doanh nghiệp bạn rà soát được các mặt hàng hư hỏng, kém chất lượng một cách dễ dàng.

Áp dụng công nghệ vào quản lý quy trình nhập kho – xuất kho

Hoạt động quản lý xuất – nhập kho là công việc hết sức quan trọng, nhất là đối với doanh nghiệp lớn, do đó cần phải đảm bảo mọi thứ từ hàng hóa, số lượng xuất – nhập, kiểm kho,… phải hoàn chỉnh và chính xác. Để thực hiện được việc đó một cách tối ưu, hiệu quả mà không phải tốn nhiều nhân lực thì bạn nên áp dụng phần mềm công nghệ như GoSELL để quản lý quy trình nhập kho – xuất kho của doanh nghiệp một cách toàn diện, chính xác.

Quản lý quy trình nhập kho – xuất kho và bán hàng toàn diện với GoSELL

GoSELL – phần mềm được Mediastep Software Vietnam phát triển – cung cấp đa dạng các giải pháp và tính năng chuyên nghiệp, không chỉ giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả mà còn hỗ trợ bạn tối ưu quy trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh.

GoSELL hỗ trợ tối ưu xuất – nhập kho hiệu quả

Thay vì theo dõi quy trình xuất – nhập kho bằng sổ sách hay file Excel khiến việc quản lý hay gặp sai sót, khó đối chiếu, thì phần mềm GoSELL với tính năng quản lý kho hàng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bạn như:

• Toàn bộ thông tin về nhập – xuất kho sẽ được tích hợp trên cùng một hệ thống để theo dõi xuyên suốt quá trình giao nhận theo đúng thời gian thực.
• Dễ dàng tạo phiếu xuất – nhập kho với đầy đủ các thông tin ngay trên trang quản trị duy nhất.
• Tất cả lịch sử xuất – nhập kho đều được lưu trữ vào hệ thống GoSELL để bạn có thể đối chiếu khi cần thiết.
• Có thể quản lý hàng hóa theo mã Barcode, SKU, IMEI,… để kiểm kê kho hàng chính xác hơn.
• Cho phép quản lý hàng hóa theo lô – hạn sử dụng để bạn có thể tìm kiếm mặt hàng mình muốn một cách nhanh chóng.
• Hệ thống sẽ tự động cập nhật biến động mỗi khi nhập – xuất kho thành công mà không cần phải nhập liệu mất thời gian.
• Hiển thị mức độ tồn kho theo thời gian thực ở từng chi nhánh, đúng với số hàng thực tế trong kho, để bạn chủ động luân chuyển hàng hóa tránh tình trạng tồn động hay thiếu hụt.

Những tiện ích hỗ trợ bán hàng đa tiện ích của GoSELL

Bên cạnh tính năng quản lý kho, GoSELL còn cung cấp các tính năng phần mềm quản lý và vận hành bán hàng chuyên nghiệp như:

• Quản lý đồng bộ sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, cộng tác viên, đại lý,… ở đa kênh (Website, App, POS, Shopee, Lazada, Tiktok Shop, GoMUA, Facebook, Zalo) và đa chi nhánh cùng một nền tảng quản trị duy nhất.
• Marketing thông minh với SEO, thông báo đẩy, Email Marketing, Flash Sale, mã giảm giá, tích điểm thành viên, mua X tặng Y,…. để kích thích khách mua hàng nhiều hơn và có mối quan hệ tốt với thương hiệu của bạn.
• Phân tích hành vi khách hàng với Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel, hệ thống CRM để dự đoán được nhu của khách hàng để xây dựng các kế hoạch tiếp thị phù hợp.
• Báo cáo – thống kê chính xác tình hình kinh doanh trên các kênh và chi nhánh một cách trực quan – chính xác theo thời gian thực, để bạn có cơ sở lên chiến lược kinh doanh đúng đắn.

GoSELL cung cấp các giải pháp hỗ trợ bán hàng đa kênh chuyên nghiệp

Hiện nay, GoSELL có 6 giải pháp hỗ trợ quản lý và kinh doanh chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp / nhà bán hàng tin chọn như:

• GoWEB: Giải pháp thiết kế Website chuẩn SEO chỉ với 10 phút kéo thả.
• GoAPP: Giải pháp xây dựng App mang thương hiệu riêng biệt không cần biết code.
• GoPOS: Giải pháp hỗ trợ bán hàng tại quầy tối ưu lợi nhuận.
• GoLEAD: Giải pháp tạo Landing Page thu hút khách hàng hiệu quả.
• GoSOCIAL: Giải pháp tối ưu quy trình bán hàng trên Facebook và Zalo.
• GoCALL: Giải pháp tổng đài cuộc gọi ảo đa tiện ích.

Nếu bạn đang cần một giải pháp quản lý quy trình nhập kho – xuất kho và bán hàng chuyên nghiệp – toàn diện, thì hãy liên hệ với GoSELL ngay bây giờ.

Kết luận

Vậy là GoACADEMY đã chia sẻ với bạn chi tiết các bước trong quy trình nhập kho – xuất kho chuẩn chỉnh rồi nhé! Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quá trình kinh doanh và bán hàng của doanh nghiệp bạn. Chúc bạn kinh doanh thành công.