Xuất kho là gì? Quy trình và mẫu phiếu xuất kho cho shop

Xuất kho là gì? Đây là việc ghi nhận lượng hàng lấy khỏi nơi lưu trữ để sử dụng cho mục đích khác. Thường là xuất giao cho khách hàng hoặc chuyển qua các chi nhánh. Mình từng dạy một chị bán ốp lưng điện thoại tại Tân Bình. Mỗi tháng chị lại hụt mất vài triệu đồng tiền vốn vì quên ghi chép sổ sách xuất hàng. Việc duy trì quy trình kiểm đếm minh bạch sẽ giúp anh chị bảo vệ nguồn tài chính. Qua đó shop dễ dàng quản lý dòng chảy hàng hoá một cách trơn tru.

Các loại xuất kho phổ biến ở shop nhỏ

Một số chủ cửa hàng thường hiểu lầm về khái niệm cơ bản này. Học viên của mình bán váy thiết kế ở quận Gò Vấp từng khóc ròng vì việc này. Số lượng đầm hiển thị trên máy tính lệch hẳn so với thực tế treo trên giá. Lý do là nhân viên lấy hàng ra treo mà không báo cho bộ phận quản lý. Dưới đây là những trường hợp cơ bản nhất mà các shop nhỏ cần theo dõi sát sao.

• Xuất bán cho khách hàng: Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nhất khi có đơn hàng mới từ nền tảng. Nhân viên kho phải tiến hành đóng gói cẩn thận và bàn giao ngay.
• Chuyển hàng nội bộ: Xảy ra khi shop có thêm nhiều chi nhánh phụ bán lẻ. Khi đó cần điều phối sản phẩm từ kho trung tâm sang điểm bán lân cận.
• Trả lại nhà cung cấp: Đôi khi sẽ có những lô sản phẩm nhập về bị lỗi kĩ thuật hoặc sai màu. Shop cần đóng thùng gửi trả lại chỗ lấy sỉ và làm thủ tục hoàn tiền.
• Xuất huỷ hàng hoá hỏng: Đối với mặt hàng dễ vỡ đôi khi sẽ bị hỏng trong quá trình lưu trữ. Cửa hàng cần lập biên bản ghi nhận việc tiêu huỷ để tiện theo dõi.

Làm rõ từng mục đích này sẽ giúp anh chị lưu trữ giấy tờ khoa học hơn. Đừng làm sai từ đầu.

Phiếu xuất kho gồm những thông tin gì?

Hãy coi không gian lưu trữ hàng hoá của shop như chiếc két sắt an toàn. Mỗi lần nhân viên lấy đồ đều cần có giấy biên nhận để đối soát. Một tờ giấy viết tay vội vàng sẽ trở thành nguyên nhân gây rắc rối cực lớn. Dưới đây là những nội dung bắt buộc phải xuất hiện trên chứng từ làm việc hàng ngày.

Bảng phân loại chứng từ cơ bản kèm người chịu trách nhiệm phê duyệt chính thức:

Loại xuất kho	Chứng từ kèm theo	Người phê duyệt
Xuất bán khách lẻ	Phiếu xuất hàng hoá, hoá đơn in lẻ	Quản lý cửa hàng
Điều chuyển chi nhánh	Phiếu xuất kiêm lệnh luân chuyển đi	Chủ shop hoặc trưởng nhóm
Trả hàng nhà cung cấp	Phiếu xuất hàng trả, biên bản hàng lỗi	Nhân sự bộ phận kế toán
Xuất huỷ hàng hỏng	Biên bản kiểm tra và đồng ý tiêu huỷ	Chủ shop duyệt trực tiếp

Mỗi dòng ghi chép trên giấy tờ đều có tác dụng bảo vệ tài sản của cửa hàng. Phải ký đủ các chữ ký.

Quy trình 5 bước xuất kho chuẩn chỉnh

Một học viên kinh doanh đồ gia dụng tại Hà Đông từng rất căng thẳng chuyện tìm hàng tồn. Trên hệ thống báo đóng gói xong nhưng shipper đến tận nơi thì tìm không thấy hàng đâu. Lý do là vì bộ phận nhân sự kho cứ làm việc theo thói quen tiện tay lấy đồ. Anh chị cần áp dụng triệt để trình tự năm thao tác phối hợp dưới đây để giải quyết vấn đề.

Chuỗi các bước này có thể áp dụng linh hoạt cho mọi mô hình kinh doanh bán lẻ. Hiện nay cửa hàng lớn nên ứng dụng thêm các phần mềm quản lý kho để tự động hoá toàn bộ. Khi đó việc in ấn nhanh và theo dõi số lượng tồn dư sẽ hiện ra theo thời gian thực.

1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu. Kế toán tiếp nhận lệnh giao hàng từ bộ phận chốt đơn của cửa hàng. Yêu cầu phải cung cấp đủ mã sản phẩm kèm nguyên nhân luân chuyển.
2. Bước 2: Kiểm tra số lượng tồn. Nhân viên thủ kho tiến hành tra cứu trên hệ thống phần mềm hoặc file bảng tính. Cần xác nhận lượng thực tế còn trên kệ có đủ đáp ứng đơn không.
3. Bước 3: Lập phiếu và xin duyệt. Người phụ trách tạo phiếu thành ba liên riêng biệt để lưu trữ đối soát chứng từ. Bắt buộc xin chữ ký quản lý trước khi đi lấy hàng đem đi đóng gói.
4. Bước 4: Nhặt hàng và bàn giao. Nhân viên đi lấy đúng phân loại và chuẩn xác số lượng theo như mô tả. Sau đó đếm lại với người nhận và ký tên xác nhận hoàn tất.
5. Bước 5: Cập nhật sổ sách. Kế toán thu lại một liên phiếu có đủ chữ ký xác nhận để làm căn cứ. Tiến hành trừ đi lượng hàng tồn trong sổ sách thủ công hoặc trên máy tính.

Làm đúng theo trình tự bài bản này thì nhân sự nghỉ đột xuất cũng không lo lắng gì. Tuân thủ quy trình nghiêm ngặt.

Những lỗi lệch kho hay gặp và cách xử lý

Nhiều chủ shop tự tin vì cuốn sổ sách ghi chép rất sạch đẹp chi tiết mỗi ngày. Nhưng đến lúc kiểm hàng cuối tháng thì vẫn bị hụt vài chục món mà không biết do đâu. Mình từng tư vấn cho một cửa hàng kinh doanh đồ ăn vặt đóng hộp ở miền Tây. Họ đau đầu vì tháng nào cũng mất khoảng hai mươi hũ khô gà rất vô lý. Đa số nguyên nhân dẫn đến sai lệch này bắt nguồn từ thói quen xấu bị lặp lại.

• Lỗi do mượn hàng không ghi sổ: Nhân viên lấy sản phẩm mang ra hỗ trợ phiên livestream nhưng kết thúc lại quên trả. Lâu ngày lượng hàng bị mất đi nhưng sổ sách không báo giảm xuống kịp thời.
• Lỗi do gộp đơn sai nguyên tắc: Lúc đóng hàng gấp gáp thì nhân viên tuỳ tiện gộp hai mã gần giống nhau vào một hộp. Khách mua nhận dư mã này nhưng kho lại bị hụt mất loại mã kia.
• Lỗi do không nhập lại hàng hoàn: Đơn bị bom gửi trả về bưu cục nhưng nhân sự lười nên chưa chịu lấy hàng vào ngay. Sản phẩm nằm xó phòng nhưng số lượng tồn kho chưa báo tăng trên cuốn sổ.
• Lỗi do nhặt sai vị trí lưu trữ: Lô nhập về chưa phân loại mà người đi nhặt lại tiện tay lấy nhầm bản cũ giao đi. Hậu quả là người mua nhận sai hàng còn số tồn bị lệch đi hai lô.

Bên cạnh việc thường xuyên kiểm đếm kho định kỳ thì chúng ta phải đưa ra quy chế thưởng phạt. Đừng bỏ qua sai sót nhỏ.

Muốn đọc theo thứ tự, vào chuyên mục từ điển kinh doanh online. Đọc thêm: kiot là gì, run rate là gì.

Nguồn tham khảo thêm: Wikipedia.

Thuật ngữ liên quan

• Hậu mãi là gì: Tìm hiểu cách xây dựng chính sách bảo hành sau mua để giữ chân người tiêu dùng lâu dài.
• Thuộc tính sản phẩm là gì: Hướng dẫn phân loại màu sắc và kích thước bài bản cho khách hàng thao tác lúc mua.
• Index là gì: Những khái niệm cơ bản cần nắm vững trong thời gian đầu khi muốn xây dựng cửa hàng trực tuyến.