Câu chuyện kinh doanh

10 nguyên tắc vàng để đàm phán thành công trong kinh doanh

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng cần có trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Nó có thể được sử dụng không chỉ với khách hàng, đối tác mà còn sử dụng trong nội bộ, khi thương lượng về lương bổng để có được các điều khoản tốt nhất cho công ty và nhân viên của bạn. Sau đây cùng GoACADEMY tìm hiểu 10 nguyên tắc vàng để đàm phán thành công .

Đàm phán là gì?

Đàm phán là một quá trình bao gồm hai hoặc nhiều người thảo luận về sự trao đổi các giá trị để đưa ra thỏa thuận tốt nhất. Nó có thể được sử dụng không chỉ trong kinh doanh mà còn trong cuộc sống hàng ngày và các mối quan hệ. Ví dụ như bạn thương lượng với chủ nhà để mua được căn hộ với giá tốt và có mức giảm giá thích hợp.

Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thảo luận thông tin giữa hai hoặc các bên liên quan nhằm hướng đến mục tiêu chung là đạt được các thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán, mua hàng, các dịch vụ bảo hành hoặc các điều khoản các liên quan trong hợp đồng, giao dịch kinh doanh. Quá trình thương lượng thường được thực hiện bởi các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp nhằm thuyết phục đối tác đồng ý với các điều khoản trong các hợp đồng của thương vụ. Kết quả của thương thuyết là 2 bên sẽ đạt được các thỏa thuận cùng có lợi cho các bên.

10 quy tắc vàng để đàm phán thành công trong kinh doanh

Sau đây là những quy tắc hàng đầu mà bạn nên chú ý cho dù thực hiện thương lượng trong kinh doanh hay trong các công việc thường ngày như mua nhà, mua xe hoặc các vật dụng có giá trị.

Hiểu và đặt rõ mục tiêu trước khi đàm phán

Điều rất quan trọng là phải hiểu mục tiêu của đàm phán và những gì bạn muốn đạt được khi kết thúc thương vụ. Ví dụ bạn đang thương lượng mua hàng của một nhà cung cấp nước ngoài. Vậy thì mục tiêu của bạn là muốn mua được hàng với mức chiết khấu, mức giá như thế nào, số lượng mua bao nhiêu, điều khoản thanh toán và bảo hành như thế nào. Đặt rõ mục tiêu bạn sẽ biết được cần phải làm như thế nào để quá trình thương thuyết có định hướng rõ ràng, và đạt kết quả tốt nhất. Đồng thời sau khi kết thúc sẽ biết mình đạt được bao nhiêu phần trăm so với mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng cả hai bên tham gia đàm phán với những kỳ vọng thực tế về tình hình của chính họ. Nếu một bên nghĩ rằng họ ở vị trí và tầm quan trọng cao hơn so với bên kia, điều này có thể gây ra vấn đề khi thương lượng. Và hai bên khó tìm được tiếng nói chung.

Ngoài ra cần nghiên cứu kỹ càng đối thủ để tăng lợi thế cạnh tranh: Hướng dẫn phân tích đối thủ cạnh tranh trong kinh doanh chi tiết nhất

Rõ ràng về giới hạn có thể thương lượng của bạn

Điều quan trọng là phải trình bày rõ ràng những gì bạn sẽ không làm hoặc giới hạn của bạn nằm ở đâu trước khi tiến hành thương lượng. Đồng thời đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu giới hạn của nhau để không ai mắc sai lầm đi quá xa nếu có điều không như ý muốn.

Hãy xác định khu vực có thể thương lượng, ví dụ như mức giá cao nhất, mức giá thấp nhất mà bạn chấp nhận mua hàng. Hãy giữ nó trong đầu và đừng tiết lộ các thông tin này cho phía bên kia biết. Nếu không họ sẽ dùng nó để chống lại bạn. Hãy biết giới hạn nào thì có thể thương lượng hoặc khi nào nên chấm dứt quá trình thương lượng.

Lập các kế hoạch dự phòng trước khi bắt đầu đàm phán

Trước khi bước vào cuộc đàm phán, hãy đảm bảo rằng bạn biết ý định của mình là gì, điều này sẽ giúp xác định hướng hành động tốt nhất. Điều quan trọng là phải giữ logic và không áp đặt cảm xúc cá nhân khi vào bàn thương lượng. Điều này có thể gây ra các vấn đề vì nó có thể làm mờ khả năng phán đoán, vì vậy đừng bao giờ nhìn nhận mọi việc theo cách cá nhân.

Để tránh mọi vấn đề, hãy trao đổi rõ ràng những điều quan trọng và những điểm chính yếu bạn muốn đạt được. Điều này sẽ cho phép bạn đạt được kết quả tốt nhất cho cả hai bên tham gia.

Hãy lập các kế hoạch và mục tiêu dự phòng. Trong trường hợp mục tiêu ban đầu, kế hoạch A của bạn thất bại vậy thì bước tiếp theo, kế hoạch B sẽ là gì? Bạn sẽ hướng đến mục tiêu nào khác? Có nên thương lượng lại vào một thời gian khác? Nếu đạt được kế hoạch như đặt ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các đề nghị đều được ghi lại để không có sự nhầm lẫn về các chi tiết hoặc thỏa thuận được thực hiện trong quá trình đàm phán.

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước khi đàm phán

Có nhiều trường hợp và sự kiện bất ngờ có thể xảy ra trong bất kỳ cuộc họp thương thuyết nào, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng cho mọi thứ trước khi bắt đầu. Điều này có nghĩa là mang theo đầy đủ tài liệu cần thiết cho cuộc đàm phán. Ví dụ như: Hồ sơ năng lực công ty, hồ sơ đấu thầu, bảng báo giá, các tài liệu tham khảo… Đừng để đến khi đối tác yêu cầu thì bạn mới mất thời gian tìm các tài liệu họ cần hoặc xin khất hẹn lại lần sau mới cung cấp. Điều này cho thấy sự thiếu chuẩn bị và kém chuyên nghiệp của bạn.

Nghiên cứu và hiểu đối tác của bạn

Điều quan trọng là phải hiểu giá trị của đối tác của bạn và những gì họ đang cố gắng đạt được trong quá trình đàm phán. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem sẽ tốt hơn nếu cùng nhau đưa ra giải pháp hay một bên nên nhượng bộ nhiều hơn bên kia (nếu có).

Hiểu đối tác của bạn cũng sẽ cho phép bạn hiểu phản ứng của họ có thể như thế nào nếu một số tình huống nhất định xảy ra hoặc nếu các đề nghị cụ thể được đưa ra. Điều này có thể giúp bạn chuẩn bị cho cách phản ứng tốt nhất và thậm chí nó có thể ngăn các cuộc thương lượng hoàn toàn đổ vỡ trước khi chúng có cơ hội bắt đầu!

Cùng xem thêm: Những kỹ thuật phân tích kinh doanh được doanh nghiệp sử dụng phổ biến

Hướng tới đôi bên cùng có lợi 

Đàm phán là quá trình 2 bên đều tìm kiếm những điều gì có lợi cho mình. Quan hệ kinh doanh thì 2 bên phải cùng thắng (win – win situation), nếu bạn đạt được mục tiêu thì đối tác của bạn cũng phải có được một lợi ích nào đó. Nếu một bên cảm thấy như họ đã thắng và bên kia đã thua thì nó có thể gây ra sự oán giận, và không thể duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Quy tắc đôi bên cùng có lợi sẽ cho phép xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa mọi người cho dù bạn có đang kinh doanh với họ hay không.

Sai lầm phổ biến là đi lạc đề dẫn đến lãng phí thời gian, mọi người bị phân tâm. Nếu bạn đã đồng ý với đối tác của mình về chương trình làm việc sẽ như thế nào thì hãy kiên trì theo đuổi với điều này càng nhiều càng tốt. Khi thương lượng nên có hợp đồng bằng văn bản để phòng trường hợp đưa ra tòa kiện cáo chứ không nên tin vào hợp đồng chỉ bằng lời nói.

Tránh thương lượng với tư cách cá nhân

Điều quan trọng là không để đối phương coi bạn là một cá nhân bởi vì điều đó có thể được sử dụng để chống lại bạn nếu họ biết tính cách của bạn và khả năng kiểm soát tình huống sẽ ảnh hưởng đến bạn.

Bạn sẽ không có bất kỳ quyền lực hoặc ảnh hưởng nào khi đàm phán với tư cách cá nhân, vì vậy hãy ghi nhớ điều đó khi trò chuyện với đối tác. Hãy đặt mình vào vai trò là đại diện cho công ty, tổ chức. Đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu để đảm bảo thương lượng được các điều khoản tốt nhất cho công ty của mình.

Sẵn sàng nhượng bộ khi cần thiết

Một nhà đàm phán tuyệt vời là người cởi mở, nhưng cũng có thể cứng rắn khi cần thiết. Các nhà thương lượng giỏi nhất rất linh hoạt và điều chỉnh cách tiếp cận của họ trong từng trường hợp cụ thể tùy thuộc vào những gì họ đang giải quyết. Họ biết rằng đôi khi việc nhượng bộ sẽ dẫn đến việc người khác cũng làm như vậy và điều này có thể dẫn đến một thỏa thuận ngọt ngào, có lợi cho cả đôi bên. Cho nên đôi khi bạn cũng cần giảm các mục tiêu và thỏa thuận để hai bên, cả bạn và đối tác đều cùng vui vẻ.

Yêu cầu và thương lượng lại (nếu cần)

Điều quan trọng cần nhớ là đối tác bên kia có những lợi ích và mối quan tâm riêng của họ, vì vậy không phải bất kỳ thỏa thuận nào bạn đưa ra cũng được họ chấp nhận. có thành công hay không tùy thuộc vào nếu họ có chấp nhận các điều khoản thương lượng của bạn hay không.

Một số cuộc thương lượng khó khăn có thể không kết thúc trong 1 buổi mà phải trải qua nhiều vòng thương lượng, thậm chí hàng tháng, hàng năm trời. Do đó không có gì lạ khi ở lần gặp gỡ đầu tiên 2 bên không tìm được tiếng nói chung hoặc không đạt được thỏa thuận. Sau đó người đại diện cần quay về công ty, xin ý kiến của cấp lãnh đạo cao hơn hoặc tham khảo thêm ý kiến. Khi đó bạn cần sắp xếp lịch hẹn cho cuộc gặp kế tiếp và lên kế hoạch cụ thể những gì cần làm cho vòng thương lượng tiếp theo.

Sẵn sàng kết thúc với bên không đáng tin cậy

Nếu bạn đã có ấn tượng rằng đối phương không đáng tin cậy, thì tốt hơn là hãy mạnh mẽ cho họ biết bạn cảm thấy như thế nào về vấn đề này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thể hiện sự tự tin, không do dự trong giọng nói của mình. Hãy cho họ biết quan điểm của bạn về họ và sẵn sàng kết thúc nếu bạn cảm thấy không tin tưởng hoặc rủi ro khi làm việc với bất kỳ đối tác nào. Tuy nhiên hãy giữ hòa khí và không nên to tiếng, gây xung đột và mất lòng tin từ đối phương.

Kết luận

Như vậy qua bài viết trên bạn đã tìm hiểu 10 nguyên tắc vàng để thương lượng thành công. Đây là những yếu tố cơ bản trong thương lượng, ngoài ra còn có nhiều bí quyết khác bạn có thể tham khảo thêm trên GoACADEMY hoặc GoSELL.

Nếu bạn quan tâm đến kinh doanh đa kênh, hãy tìm hiểu về GoSELL – Nền tảng quản lý bán hàng theo mô hình OAO (online and offline) hàng đầu thị trường hiện nay. GoSELL cung cấp đầy đủ các giải pháp hỗ trợ quản lý bán hàng truyền thống lẫn trực tuyến. Bao gồm 6 gói giải pháp:

• GoPOS :Quản lý cửa hàng truyền thống hiện đại và chuyên nghiệp.Kết nối với các thiết bị ngoại vi, máy POS quét mã vạch cầm tay, đầu đọc thẻ, máy in giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại quầy.
• GoWEB: Thiết kế website thương mại điện tử chỉ trong 10 phút. Website hỗ trợ hơn 40 tính năng cho quản lý bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
• GoAPP: Tạo app bán hàng mang thương hiệu của doanh nghiệp trên 2 hệ điều hành Android và iOS.
• GoLEAD: Tạo landing page thu thập thông tin khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• GoSOCIAL: Quản lý bán hàng trên mạng xã hội Facebook, Zalo. Đồng bộ tin nhắn, tạo kịch bản trả lời và tạo đơn hàng ngay khi chat.
• GoCALL: Tổng đài điện thoại VoIP, bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.