Câu chuyện kinh doanh
9 mẹo quản lý kho hàng giúp kiểm soát hàng hóa tốt hơn
Quản lý kho hàng là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát được tất cả hàng hóa trong kho. Đừng để việc bán hàng bị trì hoãn vì bạn phải dành thời gian để thống kê và xử lý hàng hóa trong kho. Cùng GoACADEMY khám phá 10 mẹo hữu ích giúp tối ưu quy trình quản lý kho vận tốt nhất nhé!
Phân loại hàng hóa theo từng nhóm cụ thể để quản lý kho hàng hiệu quả
Việc phân loại các nhóm hàng hóa theo từng bộ lọc riêng giúp bạn hiểu được những mặt hàng nào nên được nhập nhiều hơn hoặc những mặt hàng nào cần giảm số lượng nhập vào. Các chuyên gia thường khuyên bạn nên tách các nhóm sản phẩm theo 3 loại là A – B – C.
Các mặt hàng trong nhóm A là các mặt hàng bán chạy nhưng lợi nhuận mang về thấp. Mặt hàng trong nhóm C là các mặt hàng có chi phí sản xuất thấp nên lợi nhuận thuần cao hơn. Nhóm B nằm ở giữa: các mặt hàng có giá vừa phải và lợi nhuận thấp hơn nhóm C nhưng cao hơn nhóm A.
Nắm rõ thông tin các sản phẩm
Quản lý chặt chẽ thông tin sản phẩm cho các mặt hàng trong kho của bạn. Thông tin này phải bao gồm SKU, dữ liệu mã vạch, nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô. Bạn cũng có thể cân nhắc theo dõi chi phí của từng mặt hàng theo thời gian để biết các yếu tố có thể thay đổi chi phí như sự khan hiếm và tính thời vụ.
Kiểm tra độ hao hụt số lượng hàng hóa
Một số doanh nghiệp thực hiện kiểm tổng số lượng hàng hóa mỗi năm một lần. Một số doanh nghiệp khác có độ phức tạp và luân chuyển hàng hóa thường xuyên sẽ có kế hoạch kiểm kê hàng hóa thường xuyên hơn, mỗi tháng một lần hoặc thậm chí là một tuần một lần để nắm rõ các thay đổi trong số lượng hàng hóa, hàng hư hỏng, hàng bị hao hụt trong quá trình bán hàng.
Tham khảo thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ
Quản lý hoạt động của nhà cung cấp
Một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa cho cửa hàng của bạn. Nếu nhà cung cấp đó thường giao hàng trễ hoặc thường xuyên giao thiếu hàng, thì đã đến lúc bạn phải tiến hành quản lý và theo dõi chặt chẽ hơn. Hãy chuẩn bị sẵn phương án chuyển đổi lựa chọn nhà cung cấp khác để bảo đảm với lượng hàng tồn kho không ổn định khi những nhà cung cấp này liên tục giao trễ hoặc giao thiếu hàng.
Áp dụng quy tắc kiểm kê 80/20 trong quản lý kho hàng
Theo nguyên tắc chung, 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% hàng hóa cốt lõi của cửa hàng. Ưu tiên quản lý hàng tồn kho của 20% mặt hàng này. Bạn nên hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của những mặt hàng này, bao gồm số lượng bạn bán được trong một tuần hoặc một tháng và theo dõi chặt chẽ những số liệu đó. Đây là những mặt hàng giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất; đừng mắc sai sót trong việc quản lý chúng.
Thống nhất quy trình nhập hàng trong quản lý kho hàng
Mỗi lần nhập hàng mới thì cửa hàng của bạn có một quy trình chuẩn mà mọi người đều tuân theo, hay mỗi nhân viên nhận và xử lý hàng tồn kho sẽ làm theo cách khác nhau? Sự không nhất quán về cách thức nhập kho có thể khiến bạn phải “vò đầu bứt tai” vào cuối tháng hoặc cuối năm. Hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên nhận hàng đều làm theo cùng một quy trình và tất cả các kiện hàng đều được kiểm tra đầy đủ, nhận và đóng gói cùng nhau.
Theo dõi doanh số bán hàng
Bạn nên hiểu hàng ngày bạn đã bán những mặt hàng nào và số lượng bao nhiêu cũng như cập nhật tổng số hàng tồn kho của bạn. Nhưng ngoài ra, bạn sẽ cần phải phân tích dữ liệu này. Có một ngày cụ thể nào trong tuần mà bạn bán một số mặt hàng nhất định không? Một khi nắm rõ tổng doanh số bán hàng, bạn sẽ có một “bức tranh” rộng hơn về xu hướng mua sắm, nhu cầu và sở thích của khách hàng. Để từ đó có những phương án nhập thêm hàng bán chạy, giảm nhập hàng không bán chạy hợp lý nhất.
Đầu tư vào công nghệ quản lý kho hàng
Thường một số doanh nghiệp có quy mô nhỏ sẽ quản lý hàng hóa theo phương pháp thủ công với bảng tính và sổ ghi chép. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian hơn để quản lý hàng tồn kho hoặc có nguy cơ không thể kiểm soát hàng trong kho nếu vẫn giữ quy trình kiểm kho kiểu cũ.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp tất cả các công việc này trở nên dễ dàng hơn. Trước khi bạn chọn một giải pháp phần mềm, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về tính năng của phần mềm đó, biết cách sử dụng và phân tích các dữ liệu quan trọng sẽ giúp việc quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý hàng tồn kho không phải là công nghệ duy nhất có thể giúp bạn quản lý kho. Những thiết bị như máy quét mã vạch di động và máy POS có thể giúp tối ưu được quy trình quản lý kho hơn. Khi đầu tư vào công nghệ, hãy ưu tiên các hệ thống hoạt động cùng nhau. Cụ thể là sử dụng các thiết bị có chung một nền tảng hệ thống với phần mềm quản lý để dễ đồng bộ dữ liệu sản phẩm hơn.
Gợi ý nền tảng công nghệ phù hợp để quản lý kho hàng
Tận dụng 8 mẹo trên sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn. Tuy nhiên, quan trọng nhất là bạn vẫn phải cố gắng áp dụng các nền tảng công nghệ để chuẩn hóa quy trình kiểm kê hàng hóa chính xác hơn. GoSELL gợi ý đến bạn phần mềm quản lý kho hiện đại từ GoSELL với rất nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ cho công việc quản lý kho vận như:
Đồng bộ hàng hóa trên tất cả các kênh bán hàng
Thông qua tính năng quản lý kho hàng bạn có thể đồng bộ với số lượng tồn kho trong các kênh bán hàng online như cửa hàng trực tuyến, Shopee, Lazada, sàn thương mại điện tử GoMUA… Từ đó sẽ giúp bạn quản lý kho hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Nắm bắt chính xác vị trí hàng hóa tại kho
Bạn biết chính xác vị trí của từng sản phẩm trong kho theo hàng, kệ vì điểm lưu kho hàng hóa được lưu trữ. Từ đó bạn có thể lấy hàng dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
Tìm kiếm các sản phẩm trong kho nhanh hơn
Tính năng quản lý kho hàng giúp người bán lọc những sản phẩm và tìm các sản phẩm ngay lập tức. Quản lý tồn kho theo hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và hiển thị những sản phẩm tồn kho để lên chiến dịch quảng cáo phù hợp.
Dễ dàng kiểm soát quá trình đặt hàng
Bạn có thể theo dõi và kiểm tra quá trình từ lúc khách hàng chọn mua sản phẩm cho đến lúc thanh toán. Khi khách hàng chưa bấm xác nhận thanh toán thì số lượng tồn kho sẽ quay trở lại ban đầu.
Theo dõi lịch sử xuất/nhập kho ngay lập tức
Khi khách hàng mua hàng hoặc nhân viên cập nhật số lượng sản phẩm thì tình trạng tồn kho sẽ có thay đổi. Bạn có thể vào khung kiểm tra lịch sử kho hàng để xem danh sách những mặt hàng đã được nhập thêm hoặc đã bán cho khách hàng.
Như vậy, việc quản lý kho hàng giờ đây sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp của bạn bằng những mẹo, phương pháp quản lý hiện đại, kết hợp cùng nền tảng hỗ trợ phù hợp. Hãy tận dụng tất cả những yếu tố trên để tối ưu quy trình quản lý của mình hơn nhé!
