Câu chuyện kinh doanh

Tổng hợp các kỹ năng và nghiệp vụ cần có của lễ tân nhà hàng

Nhân viên lễ tân được xem là bộ mặt của ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn. Chính vì vậy mà ngành lễ tân luôn đòi hỏi về những kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết. Trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu xoay quanh chủ đề lễ tân nhà hàng nhé!

Lễ tân nhà hàng (Restaurant receptionist) là gì?

Lễ tân trong nhà hàng chính là bộ phận đầu tiên tiếp nhận những yêu cầu của khách hàng liên quan đến dịch vụ mà nhà hàng đang cung cấp. Nếu như trước đây các công việc của lễ tân tại nhà hàng chỉ làm tiếp nhận khách đến nhà hàng, thì hiện tại vị trí này đã có chút chuyển đổi, đòi hỏi những người trong ngành phải có nhiều kỹ năng và nghiệp vụ khác nhau.

Với sự phát triển của nền tảng internet và các phần mềm trực tuyến và công cụ kết nối online đã tạo ra nhiều phương thức kết nối giữa khách hàng và nhà hàng. Chính vì vậy mà bộ phận lễ tân sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò hơn. Hiểu đơn giản, họ chính là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của nhà hàng. Lễ tân nhà hàng là đầu mối tiếp nhận mọi nhu cầu, thông tin và ý kiến của khách hàng đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống hoặc tổ chức sự kiện tại nhà hàng đó.

Lễ tân sẽ là người đảm nhiệm vai trò gặp gỡ, đón tiếp và chào mừng khi khách hàng đến. Bên cạnh đó, trách nhiệm của họ đã được mở rộng hơn bao gồm phục vụ trực tuyến, tư vấn đặt bàn qua điện thoại, qua các ứng dụng đặt bàn, quản lý bàn, nhận phản hồi từ khách và báo cáo đến quản lý… Chính vì vậy đòi hỏi phải có sự chuyên nghiệp và khéo léo cao. Điều đó lý giải việc nhu cầu nguồn nhân lực tốt cho vị trí này ngày càng tăng cao trong những năm gần đây.

Các nghiệp vụ cần có của lễ tân nhà hàng 2023

Nhu cầu về nguồn nhân lực này hiện tại rất lớn, nên đòi hỏi rằng vị trí này cần phải hiểu rõ những yêu cầu cơ bản đối với vị trí công việc này.

Hiện nay, vị trí nhân viên lễ tân nhà hàng được chia làm 2 hình thức: Làm full-time và làm theo ca. Ngoài ra còn có hình thức làm partime cho các nhân viên thời vụ. Tùy vào đặc điểm phục vụ của nhà hàng, lượng khách theo từng giai đoạn mà bộ phận quản lý sẽ điều chỉnh nhân sự sao cho phù hợp. Tuy vậy, với bất kỳ hình thức nào thì lễ tân vẫn cần đáp ứng những nghiệp vụ sau:

Tiếp nhận nhu cầu đặt bàn của khách hàng

Ngày nay, hầu hết các dịch vụ ăn uống đều sử dụng hình thức đặt bàn trước. Có thể đặt bàn thông qua Fanpage nhà hàng, website nhà hàng, các App ăn uống, các đối tác quảng cáo, những chiến dịch tặng voucher, quảng bá thương hiệu bằng phiếu giảm giá, khách hàng gọi điện trực tiếp, gửi email…

Nhân viên lễ tân chính là người tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp những thông tin của khách hàng đặt bàn, số lượng khách đặt bàn, số lượng khách dự kiến, số bàn trống, thời gian khách hàng sẽ đến… Thông qua đó có những căn cứ hỗ trợ các bộ phận bếp, bộ phận phục vụ và hậu cần có thể chủ động hơn trong công việc.

Lễ tân cũng chính là người phải chủ động liên hệ với khách hàng khi họ lỡ quên lịch hoặc đến muộn. Để có thể xác nhận lại những yêu cầu hoặc hủy bàn.

Đón tiếp khách hàng và sắp xếp vị trí bàn phục vụ

Ngay khi bước vào một nhà hàng, chúng ta sẽ bắt gặp một chàng trai hoặc một cô gái ăn mặc lịch sự, nở nụ cười tươi và chào đón niềm nở. Những cô gái và chàng trai này chính là nhân viên lễ tân của nhà hàng. Rất nhiều nhà hàng cao cấp còn quy định việc lễ tân phải chủ động mở cửa giúp cho khách hàng. Điều này không còn gì là xa lạ, bởi những cử chỉ nhỏ thường sẽ tạo cho khách hàng những ấn tượng tốt, cũng như tạo ra sự chuyên nghiệp và đẳng cấp khác biệt cho nhà hàng.

• Đối với những khách đã đặt bàn trước: Nhân viên lễ tân cần xác nhận được thông tin nhanh chóng và đưa khách đến bàn. Những món ăn được đặt trước sẽ phải báo cho bộ phận nhà bếp chuẩn bị từ trước, tránh để việc khách hàng phải đợi chờ lâu.
• Đối với các khách hàng chưa đặt bàn: Nhân viên lễ tân cần nắm rõ tình trạng bàn trống, bàn đã được khách đặt trước để chủ động hơn trong việc thông báo đến khách hàng. Sau đó là mời khách hàng vào bàn, giới thiệu về menu và giải quyết những thắc mắc hay yêu cầu của khách hàng.

Một số nhà hàng sẽ có bộ phận order món riêng, nhưng sẽ có một số trường hợp nhân viên lễ tân cần phải linh hoạt phối hợp để khách hàng có thể được phục vụ nhanh nhất.

Kiểm soát, điều phối chung khu vực sảnh lễ tân

Đây là một trong những nghiệp vụ cơ bản và đòi hỏi nhân viên lễ tân phải bao quát được. Quầy lễ tân là khu vực hoạt động của lễ tân nhà hàng thường đặt gần cửa ra vào, đại sảnh, nơi mà khách hàng dễ nhìn thấy đầu tiên. Vậy nên nhân viên lễ tân là người chịu trách nhiệm sắp xếp khu vực này, giữ vệ sinh sạch sẽ cho khu vực, những vật dụng thường dùng như: Điện thoại bàn, sổ ghi chép, máy tính, menu…

Đối với những lễ tân làm việc theo ca cũng không thể lơ là trách nhiệm: Bàn giao những thông tin về khách hàng, giấy tờ, sổ ghi chép, thẻ hoạt động… đảm bảo cho nhân viên mỗi ca đều nắm rõ quy trình phục vụ. Khi có sự cố phát sinh, phàn nàn, hay bất kỳ ý kiến và thắc mắc từ khách hàng thì lễ tân sẽ là người linh hoạt giải đáp một cách khéo léo để làm hài lòng khách hàng.

Cuối cùng chính là tổng hợp và báo cáo mọi thứ theo định kỳ tới các cấp quản lý cao hơn. Bộ phận lễ tân chính là nơi được khuyến khích thường xuyên đưa ra những ý kiến đóng góp, ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng và dịch vụ từ nhà hàng.

Xem thêm: Giải pháp cải thiện quy trình phục vụ khách tại nhà hàng

Những kỹ năng cần có của nhân viên lễ tân

Xem thêm: Hướng dẫn thiết kế nhà hàng giúp kinh doanh hút khách

Ngoại hình và phong thái chỉnh chu

Vì tính chất của công việc lễ tân, ngoại hình là một trong những điều kiện cần thiết khi ứng tuyển vị trí này. Nhiều nơi sẽ đưa ra những yêu cầu cụ thể về chiều cao, ngoại hình. Tuy nhiên, với thị trường chung thì sẽ là những yêu cầu về tác phong chuyên nghiệp, trang phục gọn gàng, cử chỉ và thái độ thân thiện với khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp

Lễ tân là người sẽ phải tiếp xúc và làm việc với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Chính vì vậy, yếu tố kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu. Lễ tân cần là người biết lắng nghe khách hàng và phản hồi hiệu quả, cùng với giọng nói nhẹ nhàng. Đây chính là những yếu tố then chốt để tạo ấn tượng đối với khách hàng và mang lại giá trị cho nhà hàng.

Kỹ năng về ngoại ngữ

Đối với các nhà hàng lớn thì bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều khách hàng khác nhau, có thể là người bản xứ và cả khách nước ngoài. Vì vậy, kỹ năng tiếng anh chính là yếu tố cần đối với các lễ tân. Do đó, khi sở hữu kỹ năng giao tiếp tiếng anh tốt là một lợi thế rất lớn đối với bạn.

Hiểu về nghiệp vụ, kiến thức chuyên ngành

Lễ tân phải là người hiểu rõ về nghiệp vụ lễ tân, các sản phẩm/dịch vụ mà nhà hàng đang cung cấp để tư vấn đến cho khách hàng. Vì nếu không hiểu rõ sẽ dẫn đến việc những thông tin gửi đến khách hàng bị sai lệch, làm ảnh hưởng đến nhà hàng. Chính vì vậy, lễ tân là người phải hiểu rõ về công việc của mình.

Do công việc của một lễ tân nhà hàng đòi hỏi và yêu cầu họ phải xử lý một lượng lớn công việc. Nên hầu hết các nhà hàng ngày nay đều ứng dụng những phần mềm chuyên biệt cho ngành hàng F&B để hỗ trợ lễ tân những công việc như: Quản lý khu vực bàn, quản lý lịch đặt bàn của khách hàng, quản lý order…

Quản lý nhà hàng hiệu quả hơn với GoF&B

Phần mềm quản lý ăn uống chuyên nghiệp GoF&B, với những tính năng hỗ trợ các lễ tân quản lý được những công việc của họ, giúp tiết kiệm được thời gian xử lý các công việc, tiết kiệm chi phí cho nhà hàng và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tối ưu:

• Dễ dàng ghi nhận các order của khách hàng ngay tại bàn với các các thiết bị cầm tay như smartphone, thiết bị POS cầm tay và chuyển ngay đến khu vực bếp để tránh vấn đề sai món xảy ra.
• Lễ tân cũng dễ dàng quản lý các khu vực bàn, để có thể cập nhật tình trạng bàn và báo đến khách hàng mới, hoặc cập nhật ngay khi khách hàng gọi món mới ngay trên thiết bị POS tại quầy.
• Nhận và quản lý lịch đặt bàn của khách hàng ngay trên website của nhà hàng, giúp quản lý và sắp xếp khu vực bàn cho khách dễ dàng hơn.

GoF&B còn giúp các nhà hàng mở rộng kinh doanh trên các nền tảng khác như

• Website bán hàng: Tạo dựng website đẹp mắt và thu hút với kho giao diện phong phú, phù hợp với nhiều loại mô hình kinh doanh trong lĩnh vực F&B.
• App bán hàng: Giúp xây dựng thương hiệu cá nhân, tiếp cận khách hàng với các chiến dịch tiếp cận khách hàng với các tính năng tích điểm, đổi điểm, tạo mã khuyến mãi.
• App GoF&B: Ứng dụng chuyên về dịch vụ đặt món tại bàn và giao đồ ăn online giúp chủ nhà hàng tiếp cận với lượng lớn khách hàng, bứt tốc doanh thu cho nhà hàng, quán ăn, cửa hàng coffee… của bạn.

Ngoài ra, GoF&B còn tích hợp rất nhiều các tính năng ưu việt dễ sử dụng là giải pháp bán hàng vượt trội cho mọi nhà hàng, quán ăn như: Quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, tạo khuyến mãi, quản lý nhà cung cấp, thanh toán, vận chuyển và phân tích báo cáo kinh doanh chính xác nhất. Giúp cho các chủ nhà hàng tiết kiệm chi phí hơn trong quy trình quản lý kinh doanh nhà hàng.

Có thể thấy, bộ phận lễ tân nhà hàng đóng vai trò khá quan trọng. Trong thời buổi mà ngành dịch vụ ngày càng lên ngôi, nhân viên lễ tân đóng vai trò khá quan trọng trong việc khách hàng đánh giá thế nào về nhà hàng. GoSELL mong rằng những chia sẻ ở bài viết trên sẽ thực sự hữu ích với bạn.