Câu chuyện kinh doanh

Nguyên tắc first come first served được sử dụng như thế nào trong ngành F&B?

First come first served là nguyên tắc ưu tiên được sử dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau, nhất là trong F&B. Vậy first come first served là gì? Và làm thế nào để áp dụng nguyên tắc này đúng cách? Hãy cùng GoACADEMY tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

Nguyên tắc first come first served là gì?

First come first served (được viết tắt FCFS) dịch ra tiếng Anh có nghĩa là tới trước làm trước. Đây là một nguyên tắc phân phối tài nguyên, trong đó những yêu cầu đến trước sẽ được xử lý trước và ưu tiên hơn những yêu cầu đến sau.

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, có những lúc doanh nghiệp nhận được rất nhiều đơn đặt hàng cùng lúc, dẫn đến số lượng công việc quá tải và chồng chéo lên nhau. Việc xác định thực hiện công việc nào trước, công việc nào sau ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ, thời gian hoàn thành và khả năng tận dụng các nguồn lực.

Hiện nay, nguyên tắc first come first served đã được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như công nghệ thông tin, dịch vụ khách hàng, thương mại và đặc biệt là lĩnh vực F&B (dịch vụ ăn uống).

Ưu điểm và nhược điểm của nguyên tắc first come first served

Mỗi một nguyên tắc trong kinh doanh đều có những ưu, nhược điểm riêng và first come first served cũng tương tự như vậy.

Về ưu điểm

Đơn giản và phổ biến

Nguyên tắc đến trước làm trước rất dễ thực hiện, từ những lĩnh vực đơn giản nhất đến những lĩnh vực phức tạp hơn đều có thể áp dụng nguyên tắc này.

Đảm bảo tính công bằng

Nguyên tắc ai tới trước phục vụ trước được xem là rất công bằng và quen thuộc trong cuộc sống hằng ngày. Và mọi người thường dễ chấp nhận việc chờ đợi vì mình đến sau hơn là những nguyên do khác, đặc biệt trong lĩnh vực F&B – nơi trải nghiệm khách hàng được đặt lên hàng đầu.

Phân phối tài nguyên hiệu quả

Mỗi yêu cầu đều được xử lý theo một trình tự nhất định và bất kỳ bộ phận nào cũng biết mình nên làm gì trước để hoàn thành mục tiêu. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp phân phối tài nguyên hiện có một cách tốt nhất.

Về nhược điểm

Nguyên tắc first come first served cũng tồn tại một số nhược điểm mà bạn cần phải lưu ý khi áp dụng:

Thời gian chờ đợi trung bình tương đối cao

Nếu một đơn hàng tốn nhiều thời gian xử lý được đặt ở phía trước, các quy trình ngắn ở phía sau sẽ phải đợi quy trình dài ở phía trước kết thúc. Điều này có thể làm trì hoãn đáng kể các hoạt động khác, khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và mất kiên nhẫn.

Không đảm bảo được hiệu quả

Nguyên tắc này không xem xét đến mức độ ưu tiên và tính cần thiết của từng yêu cầu cụ thể. Bất kỳ đơn hàng hay khách hàng nào cũng như nhau, điều này đôi khi khá thiệt thòi cho những khách hàng trung thành với thương hiệu. Và tất nhiên, khách hàng cũng có thể tìm đến đối thủ của bạn để được phục vụ nhanh hơn với chất lượng tốt hơn.

Không phù hợp trong một số tình huống đặc biệt

Nguyên tắc first come first served khá rập khuôn và bắt buộc bạn phải tuân theo một trình cụ thể khi giải quyết công việc. Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong cách giải quyết khi phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp.

Chẳng hạn như một thực khách đến ăn hải sản tại nhà hàng X, không may trong số những món phục vụ có một món không được tươi và bị khách hàng khiếu nại. Trong trường hợp này, nhà hàng cần xin lỗi và đổi món cho khách ngay lập tức. Đồng thời,  bộ phận bếp cũng phải ưu tiên cho yêu cầu khẩn cấp này thay vì đợi lần lượt chế biến xong món ăn cho các khách khác.

Tham khảo thêm: Những giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ nhà hàng hiệu quả

Những nguyên tắc có thể kết hợp với first come first served trong ngành F&B

Nhìn chung, nguyên tắc first come first served tồn tại một số ưu và nhược điểm riêng mà GoSELL vừa đề cập ở trên nên bạn cần hết sức lưu ý trước áp dụng vào nhà hàng, quán ăn của mình. Bên cạnh nguyên tắc first come first served, bạn có thể áp dụng thêm một số nguyên tắc đi kèm khác tùy theo từng trường hợp cụ thể như sau:

Công việc có thời gian ngắn hoàn thành trước

Đây cũng là một trong những nguyên tắc bạn có thể áp dụng trong ngành F&B vô cùng hiệu quả. Có những món ăn cần thời gian chế biến lâu, có thể lên đến hàng giờ, đặc biệt là những món đòi hỏi phong cách trình bày tỉ mỉ, nghệ thuật cao.

Do đó, trong trường hợp này, bạn có thể ưu tiên làm song song với những đơn hàng có thời gian xử lý ngắn hơn để đảm bảo phục vụ được đa số thực khách, không để họ chờ đợi quá lâu, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm ăn uống.

Công việc quan trọng và cấp bách làm trước

Một số đơn hàng quan trọng và cấp bách cũng cần được ưu tiên thực hiện trước thay vì tuân theo nguyên tắc tới trước làm trước. Thông thường, trong ngành F&B, mức độ ưu tiên từ thấp đến của chủ quán đối với các đơn hàng như sau: Đơn hàng ăn tại chỗ > Đơn giao hàng > Đơn hàng mang đi.

Lý giải về nguyên tắc ưu tiên này, có thể thấy rằng mức độ kiên nhẫn của các khách cần phục vụ tại nhà hàng sẽ cao hơn vì họ thường đi theo nhóm và có thể trò chuyện với người thân, bạn bè trong thời gian chờ đợi món ăn mang lên. Đối với các đơn giao hàng, shipper thường là người chờ đợi chính và khách hàng thường cũng khá thông cảm trong trường hợp khách đông phải chờ đợi lâu chỉ cần shipper nhắn tin thông báo với họ trước. Cuối cùng, các khách hàng trực tiếp mang đi thường thiếu kiên nhẫn nhất và họ sẵn sàng thay đổi quyết định của mình nếu cảm thấy thời gian phục vụ quá lâu.

Tham khảo thêm: Full Service là gì? Những lưu ý khi kinh doanh mô hình Full Service

Làm thế nào để áp dụng first come first served và các nguyên tắc khác trong kinh doanh F&B hiệu quả?

Để áp dụng thành công các nguyên tắc mà GoACADEMY đã đề cập, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

• Nắm bắt được thời gian của từng đơn hàng để áp dụng nguyên tắc first come first served hiệu quả nhất.
• Xác định hình thức đơn hàng (đơn tại quán, đơn giao hàng, đơn mang đi,…) để lựa chọn thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp.
• Hiểu rõ đối tượng khách hàng phục vụ nhằm áp dụng nguyên tắc chính xác theo từng chiến lược của từng nhà hàng, quán ăn.

Và 3 lưu ý này bạn đều có thể thực hiện một cách dễ dàng với phần mềm quản lý GoF&B. Vậy GoF&B đã hỗ trợ các nhà hàng, quán ăn như thế nào? Hãy cùng tiếp tục theo dõi nhé.

Giới thiệu tổng quan về GoF&B

Phần mềm quản lý được thiết kế dành riêng cho ngành F&B phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh F&B như: nhà hàng, cửa hàng cà phê, trà sữa và quán ăn, quán bar… từ online đến offline. Giao diện được thiết kế hiện đại, thân thiện với người dùng, tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng, giúp chủ quán xây dựng quy trình quản lý hoàn chỉnh và chặt chẽ, tiết kiệm thời gian chờ đợi và mang đến cho khách hàng phong cách phục vụ chuyên nghiệp nhất.

Hiện nay, GoF&B đang hỗ trợ trên 4 nền tảng khác  nhau:

• POS bán hàng tại quầy: Giúp chủ nhà hàng / quán ăn có thể xây dựng quy trình lên đơn chuyên nghiệp, phục vụ món không sai sót.
• Website bán hàng: Tạo dựng website đẹp mắt và thu hút với kho giao diện phong phú, cho phép khách hàng có thể đặt bàn trước nhanh chóng.
• App thương hiệu riêng: Thiết kế app bán hàng đa tiện ích, mang đậm dấu ấn thương hiệu cá nhân cho nhà hàng, quán ăn của bạn.
• App đặt món GoF&B: Cho phép khách hàng gọi món tại quầy hoặc lên đơn ngay tại nhà và đến quầy nhận món mà không cần phải chờ đợi.

Ngoài ra, sắp tới GoF&B còn tích hợp nhiều nền tảng khác như mạng xã hội và các nền tảng foody (như GrabFood, BAEMIN, GoFood, Loship…).

Áp dụng first come first served và các nguyên tắc khác với GoF&B

GoF&B giúp chủ nhà hàng / quán ăn có thể xây dựng quy trình lên đơn chuyên nghiệp tại quầy (delivery / take away / phục vụ tại bàn) và linh hoạt bật / tắt tính năng tự động xác nhận đơn hàng.

Trên màn hình giao diện POS, toàn bộ đơn hàng sẽ được hiển thị một cách trực quan và sắp xếp theo thứ tự first come first served, giúp nhân viên của các bộ phận dễ dàng theo dõi và xử lý.

Đặc biệt, thông tin của các đơn hàng cũng vô cùng chi tiết, từ số lượng món ăn, thời gian lên đơn, tổng hóa đơn, hình thức phục vụ,… Nhờ đó mà bạn có thể xác định những đơn hàng nào cần được ưu tiên xử lý trước, tránh để khách hàng chờ đợi lâu và mang đến chất lượng trải nghiệm tốt nhất cho họ.

Ngoài ra, cũng có một số nhà hàng, quán ăn thường ưu tiên đối tượng khách hàng trung thành của quán. Lúc này, nhân viên thu ngân có thể ghi chú trực tiếp vào đơn hàng lúc thanh toán để bộ phận bếp có thể theo dõi và xử lý đơn cho các khách hàng này trước tiên.

GoF&B cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kinh doanh và marketing cho nhà hàng, quán ăn

• Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán và vận chuyển, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi, hạn chế tối đa sai sót.
• Quản lý món ăn chặt chẽ nhằm thuận tiện cho việc theo dõi tình trạng món ăn và nhanh chóng phản hồi với khách hàng.
• Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu mỗi ngày để kịp thời đáp ứng nhu cầu nhập/ xuất tồn kho.
• Quản lý các thông tin chi tiết của nhà cung cấp, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình nhập hàng và đa dạng nguồn cung nguyên vật liệu.
• Lưu trữ và quản lý đầy đủ thông tin khách hàng, đồng thời phân nhóm nhằm xây dựng các chiến lược bán hàng phù hợp.
• Dễ dàng theo dõi được tình hình kinh doanh tại chi nhánh và nhân viên của mình mà không cần phải có mặt tại cửa hàng.
• Xây dựng các chương trình Marketing hiệu quả để thu hút và giữ chân khách hàng (tích điểm khách hàng thành viên, flash sale, email marketing, thông báo đẩy…).
• Phân tích – báo cáo hiệu quả kinh doanh một cách trực quan và chính xác, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Như vậy, trong bài viết hôm nay, GoACADEMY đã giúp bạn hiểu rõ hơn nguyên tắc first come first served là gì và cách áp dụng hiệu quả trong ngành F&B. Tùy theo mô hình, chiến lược kinh doanh và từng trường hợp cụ thể mà bạn hãy linh hoạt lựa chọn nguyên tắc phù hợp nhé. Chúc bạn thành công!