Câu chuyện kinh doanh

Bí quyết tối ưu chi phí vận hành nhà hàng quán cafe

Khi vận hành một nhà hàng, quán cafe sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh. Nếu bạn đang tìm kiếm phương pháp để tối ưu chi phí cho nhà hàng quán cafe của bạn, thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Chi phí vận hành là gì?

Overhead cost hay còn được biết đến là chi phí vận hành kinh doanh hay chi phí chung, chi phí ẩn và chi phí gián tiếp. Đó là chi phí liên quan đến các hoạt động có trong quá trình vận hành nhà hàng, quán cafe. Chi phí này sẽ không bao gồm chi phí về nhân viên và nguyên vật liệu trực tiếp.

Tại sao cần tối ưu chi phí vận hành nhà hàng, quán cafe ?

Với tình hình kinh doanh ở thời điểm hiện tại, với nhiều thách thức đến từ lạm phát. Có rất nhiều thách thức dành cho các doanh nghiệp, buộc họ phải nhìn nhận và cân nhắc lại các hoạt động nhằm tối ưu chi phí vận hành của doanh nghiệp.

Cũng chính vì vậy, các nhà hàng và quán cafe cũng không phải ngoại lệ. Một trong những vấn đề cần chú ý nhất trong thời điểm này chính là tối ưu chi phí. Để tối ưu được chi phí thì các nhà kinh doanh cần cắt giảm đi những chi phí không cần thiết đang tồn tại trong cửa hàng.

7 Bí quyết tối ưu chi phí vận hành nhà hàng, quán cafe

Tối ưu chi phí cố định

Chi phí cố định là những khoản chi phí nhất định mà bạn cần phải chi trả hàng tháng dù cho lượng khách giảm hay tăng thì chi phí của những hạng mục này cũng không hề giảm đi.

Chi phí cố định sẽ bao gồm những loại điển hình như: chi phí về mặt bằng, chi phí nội thất và trí, chi phí trang thiết bị, chi phí cho phần mềm quản lý F&B (Food and Beverage), chi phí cho nguyên vật liệu, chi phí cho marketing cho cửa hàng,…

Xem thêm: Bí quyết giúp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh nhà hàng

Các loại chi phí nên được cắt giảm

Một trong những phương pháp để tối ưu chi phí chính là cắt giảm chi tiêu, khi mà chi phí vận hành bị đẩy lên cao đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị giảm thiểu. Nhưng nếu bạn hiểu rõ được nguyên nhân khiến cho chi phí tăng, thì bạn có thể giảm thiểu được chi tiêu thì nó sẽ giúp lợi nhuận tăng lên.

Vì vậy mà bạn cần phải lập ra kế hoạch tối ưu nhằm cắt giảm chi phí một cách cụ thể và hợp lý. Sau đó thì bạn cần họp nhân viên để có thể triển khai các kế hoạch cắt giảm chi phí đã đưa ra. Đặc biệt, thông qua đó người quản lý có thể sắp xếp công việc để đảm bảo cho kế hoạch được triển khai tốt nhất.

Những loại chi phí mà bạn có thể cắt giảm nhưng không gây ảnh hưởng đến hoạt động như: chi phí nhân lực, nguồn cung ứng vật liệu với giá thành tốt, hạn chế việc sử dụng điện khi không cần thiết,…

Tránh thất thoát chi phí

Tối ưu chi phí vận hành một cách hiệu quả thì bạn cần đảm bảo rằng cửa hàng của mình có một quy trình làm việc cụ thể. Mỗi nhân viên cần có một nhiệm vụ và chức năng riêng, nếu như quá trình làm việc có xảy ra thất thoát ở khâu nào đó thì nhân viên phụ trách khâu đó sẽ phải chịu trách nhiệm.

Tối ưu chi phí mua nguyên liệu

Về vấn đề chi phí cho nguyên vật liệu trong cửa hàng của bạn cũng cần được theo dõi nhằm tối ưu dòng tiền. Bạn có thể tối ưu bằng cách mua nguyên vật liệu và trả chi phí theo từng đợt trong tháng, thay vì trả tiền ngay khi nhận hàng cho phía nhà cung cấp.

Ngoài ra, khi mua nguyên vật liệu với số lượng lớn cũng giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn với việc mua lẻ. Nhưng nếu bạn kinh doanh nhà hàng, quán cafe với mô hình nhỏ thì rất khó để nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn.

Kiểm soát lượng thực phẩm 

Thức ăn thừa thường sẽ là nguyên nhân gây đến vấn đề lãng phí nguyên vật liệu, và sẽ dẫn đến việc chi phí cho việc nhập hàng hóa leo thang. Bạn sẽ dễ nhìn nhận vấn đề này thông qua việc khách hàng thường xuyên không ăn hết thức ăn, nước uống,… Vì vậy mà bạn cần tạo ra một biểu đồ kiểm soát dựa vào:

• Việc thực phẩm được khách hàng trả lại.
• Thực phẩm, nguyên vật liệu bị tiêu hao do cháy khét hoặc sai món.
• Lượng thức ăn thường làm đổ trong quá trình làm món.

Khi bắt đầu việc đo lường những vấn đề trên, thì đồng thời đó bạn cũng có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục các vấn đề. Ví dụ như vấn đề thức ăn bị khách hàng bỏ lại, bạn có thể khắc phục dựa vào việc định lượng các món ăn, hoặc cải thiện chất lượng và giảm số lượng trong khẩu phần.

Nếu như trong quá trình đầu bếp thực hiện món bị cháy khét, sai món hoặc nhân viên pha chế thường xuyên làm đổ gây hao tổn nguyên vật liệu. Thì giải pháp ở đây chính là đào tạo lại nhân viên của mình, hoặc cân nhắc đến các thiết bị trong nhà bếp cũng có thể dẫn đến vấn đề thức ăn cháy khét.

Kiểm soát vấn đề hàng tồn kho 

Một trong những vấn đề cần giải quyết trong quá trình tối ưu chi phí vận hành nhà hàng chính là bạn cần kiểm soát được số lượng hàng hóa tồn kho một cách chi tiết, Bạn cần kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu tiêu thụ mỗi ngày.

Một trong những giải pháp hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại, được sử dụng để kiểm soát tồn kho một cách chi tiết nhất chính là sử dụng phần mềm quản lý tồn kho. Giúp quản lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn so với các phương thức thủ công.

Xem thêm: Overhead cost là gì? Các loại chi phí overhead trong kinh doanh nhà hàng

Theo dõi chi tiết về báo cáo chi phí

Một bí quyết khác mà bạn cần phải làm đó là theo dõi thường xuyên về tổng thể hoạt động kinh doanh nhà hàng một cách bao quát. Tiện dụng nhất là khi thực hiện báo cáo theo thời gian. 

Thường xuyên theo dõi các con số và thông qua các báo cáo tài chính, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ được doanh nghiệp của mình và xác định được các bộ phận nào gây thất thoát doanh thu, đồng thời cũng thiết lập các bảng báo cáo chi tiết về chi phí mua hàng và nguyên vật liệu.

Ứng dụng công nghệ để tối ưu chi phí vận hành nhà hàng và quán cafe

Việc đầu tư vào các thiết bị công nghệ để quản lý vận hành nhà hàng quán cafe tại thời điểm ban đầu có thể bạn sẽ thấy rất tốn kém, nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý F&B về lâu dài thì đây chính là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực hiệu quả nhất.

Và với phần mềm quản lý GoF&B sẽ giúp bạn tối ưu được 7 vấn đề vừa kể trên, không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hàng và chi phí nhân lực mà GoF&B còn mang đến giải pháp quản lý vô cùng hiệu quả, quản lý sát sao các rủi ro có thể xảy ra với những tính năng bên dưới đây:

Quản lý đơn hàng, tối ưu kho hàng

Dữ liệu đơn hàng đa kênh cũng được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống quản lý của GoF&B. Tiện ích tuyệt vời này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý cả quy trình kinh doanh quán cà phê của mình.

Quản lý nhân viên chặt chẽ 

Với tính năng này mỗi nhân viên đều chỉ được đăng nhập và sử dụng tài nguyên theo sự phân quyền của người quản lý. Chủ cửa hàng có thể hạn chế tình trạng nhân viên gian lận gây thất thoát doanh thu.

Quản lý khách hàng

Hỗ trợ việc lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng trên tất cả các kênh khác nhau. dễ dàng theo dõi tổng số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng.

Quản lý nhà cung cấp

Kiểm soát thông tin, phân loại các đơn vị cung cấp, giúp chủ quán tiến hành hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Dễ dàng theo dõi đơn vị nào đã thanh toán hay chưa.

Đa dạng thanh toán, vận chuyển nhanh chóng

Các hình thức thanh toán: Thẻ ghi nợ (Debit card), thẻ tín dụng (Credit card) gồm Visa/Mastercard/JCB, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử gồm VNPay/MoMo hoặc thanh toán tiền mặt tại khi thanh toán tại quầy. 

Khi sử dụng gói dịch vụ của GoF&B, bạn cũng có thể vận chuyển đơn hàng đến tay khách hàng thông qua đơn vị vận chuyển Ahamove.

Báo cáo kinh doanh hiệu quả 

Các hạng mục từ doanh thu chi phí, lãi lỗ, lịch sử bán hàng, thống kê hóa đơn, hiệu quả kinh doanh trên các nền tảng bán hàng, hình thức mua hàng… Phân tích báo cáo doanh thu chính xác và chi tiết mọi lúc mọi nơi thông qua biểu đồ trực quan theo thời gian.

Thêm vào đó việc quản lý các đơn hàng tại cửa hàng cũng dễ dàng với tích hợp thiết bị POS: giúp nhân viên có thể order tại bàn với máy tính bảng, điện thoại thông minh, hoặc thiết bị POS cầm tay,…Sau đó order sẽ tự động được in và dễ dàng chuyển đến bộ phận bếp và pha chế.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thêm tính năng tạo khuyến mãi giúp thu hút khách hàng mới và khách hàng cũ quay trở lại:  tạo các ưu đãi với nhiều hình thức như giảm giá, miễn phí giao hàng…kích thích hành vi mua hàng và đẩy mạnh doanh số vượt trội.

Tối ưu chi phí vận hành là giải pháp giúp tăng doanh thu hiệu quả nhất cho nhà hàng và quán cafe. Mong rằng với những bí quyết mà GoSELL đã chia sẻ ở bài viết phía trên sẽ giúp bạn cải thiện được vấn đề về chi phí trong kinh doanh một cách đáng kể và giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả.