Câu chuyện kinh doanh

Cách lập bảng dự trù kinh phí đơn giản khi kinh doanh

Trước khi bắt đầu kinh doanh, rất nhiều chủ cửa hàng thường có những lo lắng xoay quanh câu hỏi “Sử dụng nguồn vốn bao nhiêu là đủ?”. Trên thực tế, rất nhiều nhà khởi nghiệp thường gặp khó khăn trong vấn đề này do không có đủ kinh nghiệm hoặc không thực hiện dự trù kinh phí chính xác, dẫn đến thâm hụt nguồn vốn hay phân bổ vốn không đúng. Vậy dự trù kinh phí là gì? Cách lập bảng dự trù kinh phí đơn giản, hiệu quả để đảm bảo kế hoạch kinh doanh diễn ra thuận lợi? Cùng GoACADEMY tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

Dự trù kinh phí là gì?

Dự trù kinh phí là việc liệt kê và ước tính chi phí cho từng công việc sắp được thực hiện, để đảm bảo kế hoạch được diễn ra thuận lợi. Đồng thời, phát hiện những công việc chưa được ghi nhận trong kế hoạch để triển khai dựa trên phần ngân sách còn lại.

Bảng dự trù kinh phí được lập ra nhằm thống kê rõ ràng những hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin về những sản phẩm gồm số lượng, đơn giá, thành tiền,… thể hiện đầy đủ thông tin lẫn kinh phí cần dự trù.

Việc lập bảng dự trù kinh phí phải họ tên, chữ ký của người lập bảng và chỉ thật sự có giá trị khi thông qua sự phê duyệt của lãnh đạo cấp trên. Điều này, giúp cho những người có liên quan dễ dàng hình dung về kế hoạch mà doanh nghiệp sắp thực hiện.

Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý là bảng dự trù kinh phí chỉ mang tính chất tương đối và không hoàn toàn chính xác 100%. Và tùy theo mục đích, nhu cầu sử dụng mà người lập bảng dự trù kinh phí có thể tùy chỉnh kiểu mẫu và nội dung sao cho hợp lý. 

Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí?

Khi bắt đầu kinh doanh cửa hàng bán lẻ, nếu bạn không có bảng dự trù kinh phí rõ ràng thì rất khó để quản lý tài chính cũng như dòng tiền cho các hoạt động đầu tư, bán hàng có hiệu quả hay không. Điều này khiến bạn dễ dàng rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách, dẫn đến nhiều vấn đề khác có thể phát sinh.

Việc lập bảng dự trù kinh phí rõ ràng, chi tiết sẽ mang lại cho chủ kinh doanh những lợi ích như: 

• Nắm bắt được tổng thể những công việc cần làm trong kế hoạch.
• Theo dõi số vốn ban đầu và chi tiết phân bổ nguồn vốn.
• Nắm bắt được chi phí cố định phải trả trong kỳ kế toán và các khoản chi phí phát sinh. 

Tham khảo thêm: Chiến lược chi phí thấp là gì? Các yếu tố để triển khai hiệu quả

Cách lập bảng dự trù kinh phí mở cửa hàng bán lẻ

Tùy vào mô hình kinh doanh của cửa hàng mà nội dung trong bảng dự trù kinh phí thường khác nhau. Tuy nhiên thông thường, nó sẽ bao gồm những hạng mục sau: 

Chi phí mặt bằng

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của một cửa hàng kinh doanh. Chi phí mặt bằng sẽ phụ thuộc vào một số tiêu chí như địa điểm mặt tiền, diện tích mặt bằng, địa điểm nằm ở trung tâm thành phố / ngoại thành, dân cư đông đúc hay thưa thớt, có gần các khu vực dễ thu hút lưu lượng người qua lại (trường học, khu công nghiệp, trung tâm thương mại,…) hay không.

Nếu như bạn có ý định mở cửa hàng ở trung tâm thành phố thì phải đảm bảo nguồn vốn đầy đủ vì phí thuê mặt bằng có thể chiếm đến 20 – 25% tổng ngân sách, đồng thời còn phải cọc trước tiền thuê cho chủ sở hữu từ 6 tháng đến 1 năm. Đổi lại, đây là địa điểm hái ra tiền và có thể giúp bạn thu hồi vốn nhanh chóng. 

Còn nếu bạn có nguồn vốn khá hạn hẹp thì có thể lựa chọn những khu vực xa hơn, nhưng phải đảm bảo lượng người qua lại khả quan, không khuất tầm nhìn, đồng thời vị trí bãi đỗ xe cũng là một điểm cần lưu ý.

Chi phí thiết kế, trang thiết bị

Sau mặt bằng thì đây có lẽ là phần tốn nhiều tiền nhất trong bảng dự trù kinh phí. Đối với một số lĩnh vực liên quan đến công nghệ hoặc đòi hỏi trang thiết bị đặc biệt thì khoản này thậm chí còn lớn hơn nhiều. 

Về phần thiết kế, trang trí thường có các khoản sau:

• Chi phí tạo bản vẽ thiết kế lại cửa hàng.
• Tất cả chi phí sơn sửa, dán tường, ốp gạch cửa hàng.
• Chi phí làm bảng hiệu.

Về phần trang thiết bị sẽ có chi tiết những thứ cần mua như:

• Hệ thống chiếu sáng, âm thanh.
• Kệ trưng bày, tủ, giá treo, bàn ghế,…
• Hệ thống camera giám sát, tivi, máy chiếu,…
• Máy in hóa đơn, máy in và quét mã vạch, cân điện tử,…

Các khoản phí dịch vụ

Để cửa hàng có thể duy trì hoạt động của cửa hàng, bạn cần phải đóng đầy đủ các khoản chi phí phục vụ quan trọng khác như:

• Tiền điện, nước.
• Cước phí internet, điện thoại.
• Phí vệ sinh cửa hàng.

Chi phí đăng ký kinh doanh và các loại thuế

Bảng dự trù kinh phí thông thường đã bao gồm các khoản chi phí đăng ký kinh doanh và các loại thuế cần đóng. Nếu bạn muốn cửa hàng hoạt động ổn định, không vi phạm pháp luật thì nên tìm hiểu kỹ càng về các khoản thuế quan trọng như:

• Thuế giá trị gia tăng.
• Các lọai thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế môn bài.

Chi phí nhập hàng hóa

Chi phí nhập hàng hóa bao nhiêu còn tùy thuộc vào các loại sản phẩm mà bạn đang kinh doanh và nhà cung cấp. Hơn nữa, khi nhập hàng với số lượng lớn, bạn thường sẽ nhận được những ưu đãi, chiết khấu từ phía nhà cung cấp, nếu biết cách đàm phán thì thậm chí chi phí này sẽ còn rẻ hơn nữa. 

Chi phí marketing

Trước khi khai trương cửa hàng, việc đẩy mạnh các kế hoạch quảng cáo, truyền thông là hoàn toàn cần thiết để thu hút khách hàng ghé thăm, nhằm tạo nên không khí sôi nổi và hiệu ứng đám đông đặc biệt.

Tùy theo ngân sách và mô hình kinh doanh của cửa hàng mà bạn có thể lựa chọn những hình thức tiếp thị khác nhau:

• Tiếp thị truyền thống: biển quảng cáo, banner, poster, tạp chí, báo đài, brochure,…
• Tiếp thị trực tuyến: tiếp thị qua email marketing, landing page, truyền thông mạng xã hội, quảng cáo trả tiền (Google ads, Facebook ads,…).

Xem thêm: Cách tiết kiệm chi phí Marketing cho doanh nghiệp

Chi phí thuê nhân viên

Nếu bạn có ý định thuê người trợ giúp bán hàng thì cũng cần ghi nhận vào bảng dự trù chi phí ngay từ đầu, bao gồm tiền lương, trợ cấp, tiền thưởng, xăng cộ đi lại cho nhân viên,…

Để quản lý nhân viên tại cửa hàng hiệu quả, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ từ tính năng Quản lý nhân viên của GoSELL. Tính năng có quyền giới hạn quyền truy cập trong hệ thống, kiểm soát hiển thị với toàn bộ hoạt động của từng nhân viên tại nhiều chi nhánh. Đồng thời, theo dõi hoạt động của nhân viên, quản lý thời gian và năng suất làm việc của từng nhân viên dễ dàng. Cụ thể: 

• Thêm mới tài khoản nhân viên dễ dàng với thông tin chi tiết họ tên và email nhân viên.
• Tự do phân quyền truy cập (sản phẩm, dịch vụ, nhân viên bán hàng, đơn hàng, khách hàng, live chat, kênh bán hàng, tùy chỉnh, giảm giá, phân tích) và lựa chọn chi nhánh làm việc cụ thể cho từng nhân viên.
• Cho phép chỉnh sửa quyền truy cập những tác vụ chỉnh sửa, mở rộng hoặc thu hẹp phân quyền, thêm hoặc xóa nhân viên.
• Hiển thị tên nhân viên vào đơn hàng giúp nhận biết hiệu suất làm việc tăng tính minh bạch và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên bán hàng hiệu quả.
• Cập nhật top nhân viên có doanh thu bán hàng tốt để dễ dàng lập danh sách khen thưởng.
• Các thông tin quan trọng của cửa hàng và khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Chi phí quản lý cửa hàng

Trong bảng dự trù chi phí cũng sẽ bao gồm chi phí quản lý cửa hàng. Đây là chi phí liên quan đến việc sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và các khoản khác có tính chất chung toàn cửa hàng. Tuy nhiên, khoản chi phí này khá khó để quản lý, đặc biệt trong trường bạn đang kinh doanh nhiều cửa hàng cùng lúc.

Thế nên hiện nay, nhiều chủ cửa hàng thường ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, như một sự hỗ trợ chủ hàng kiểm soát và theo hoạt động kinh doanh hiệu quả. Trong đó, GoSELL là một trong những cái tên hàng đầu được hơn 15.000 thương hiệu tin dùng và lựa chọn. 

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh chuyên nghiệp cùng nền tảng GoSELL

Hiện nay, rất nhiều cửa hàng lựa chọn hình thức kinh doanh đa kênh như một giải pháp tối ưu hóa doanh thu hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn không đủ kinh nghiệm quản lý thì có thể gặp phải hàng loạt những vấn đề và rắc rối phát sinh. Với GoSELL, bạn sẽ được cung cấp 6 sản phẩm ưu việt hỗ trợ chủ cửa hàng kinh doanh đa kênh như: 

Các sản phẩm chính 

• GoWEB: Thiết kế website thương mại điện tử, phù hợp với đa dạng các ngành nghề khác nhau. Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao doanh thu và xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp trên online với nền tảng hơn 100 tính năng được tích hợp sẵn.
• GoAPP: Tạo app bán hàng mang thương hiệu của doanh nghiệp trên 2 hệ điều hành Android và iOS. Cho phép người bán đồng hành cùng khách hàng mọi lúc mọi nơi, dễ dàng chăm sóc, giữ chân khách hàng cũng như xây dựng thương hiệu hiệu quả.
• GoPOS: Quản lý cửa hàng truyền thống hiện đại và chuyên nghiệp, xây dựng quy trình lên đơn hàng, quản lý sản phẩm và hàng tồn kho, nhập hàng dễ dàng trên một giao diện màn hình. Kết nối với các thiết bị ngoại vi, máy POS quét mã vạch cầm tay, đầu đọc thẻ, máy in giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại quầy. 
• GoLEAD: Tạo landing page với kho giao diện đa dạng, phù hợp với nhiều ngành nghề. Hỗ trợ tối ưu hóa các chiến lược quảng cáo đa kênh, tăng tỷ lệ thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, lưu lượng truy cập và tỉ lệ chuyển đổi.
• GoSOCIAL: Khả năng kết nối lên đến 5 Fanpage Facebook và 1 Zalo OA về một trang quản trị duy nhất, bạn có thể nhắn tin và lên đơn trực tiếp cho khách hàng ngay trên khung chat. 
• GoCALL: Hệ thống tổng đài ảo có thể phân nhánh cuộc gọi, ghi âm và kiểm soát chất lượng cuộc gọi dễ dàng. Từ đó, xây dựng đội ngũ Telesales CSKH chuyên nghiệp, tăng khả năng chốt đơn và nâng cao doanh thu.

Các tính năng hỗ trợ

Đồng bộ bán hàng đa kênh là một trong những tính năng nổi bật nhất của nền tảng GoSELL. Tất cả sản phẩm, dịch vụ, kho hàng, đơn hàng trên bất kỳ kênh nào (cửa hàng, website, app bán hàng, Shopee, Lazada, GoMUA,…) hay chi nhánh nào, người bán đều hoàn toàn có thể quản lý trên một trang quản trị duy nhất. 

Không dừng lại ở đó, GoSELL mang đến cho bạn một quy trình quản lý hoàn thiện và nhất quán từ nhà cung cấp, đại lý, công nợ, sổ quỹ, phân tích báo cáo.., là công cụ hỗ trợ các hoạt động kế toán vô cùng hiệu quả. 

Khách hàng là những người quyết định thương hiệu của bạn có thành công hay không trên thị trường. Do đó, quản lý khách hàng luôn được các doanh nghiệp vô cùng chú trọng, trong đó có cả GoSELL. Khi phát triển tính năng CRM, chúng tôi hy vọng có thể cung cấp cho người bán khả năng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng từ đa kênh, dễ dàng quản lý và phân nhóm khách hàng để phục vụ cho các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

Để thu hút được càng nhiều khách hàng tiềm năng và nâng cao khả năng nhận dạng thương hiệu so với các đối thủ cạnh tranh, GoSELL đã phát triển hàng loạt những tính năng hỗ trợ Marketing như Flash sale, Tạo mã giảm giá, Khách hàng thân thiết, Tạo landing page, Email marketing, Google Analytics, Facebook Pixel,…

Kết luận

Bảng dự trù kinh phí mở cửa hàng sẽ cung cấp cho chủ kinh doanh cái nhìn toàn diện về tất cả các công việc sắp sửa thực hiện, xác định số vốn ban đầu và chi tiết phân bổ nguồn vốn hiệu quả. GoACADEMY hy vọng rằng bài viết trên sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình kinh doanh của mình.