Kinh doanh online

Đối soát là gì? Quy trình đối soát vận đơn cho nhà bán hàng

Khi kinh doanh online, dịch vụ ship COD đã dần trở nên quen thuộc và trở thành phương thức thanh toán yêu thích của nhiều khách hàng. Tuy nhiên, để xác nhận đơn hàng thành công và thu tiền về, người bán bắt buộc phải tiến hành đối soát với đơn vị vận chuyển. Vậy đối soát là gì? Quy trình đối soát vận đơn gồm những bước nào? Hãy cùng GoACADEMY tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây.

Đối soát là gì?

Đối soát (For Control) được hiểu đơn giản là quá trình kết hợp công việc đối chiếu và rà soát các khoản chi phí. Người ta thường sử dụng phương pháp đối soát để đối chiếu, so sánh chi phí trong đấu thầu, kinh doanh, vận chuyển…

Đặc biệt, bạn sẽ thường xuyên bắt gặp khái niệm về đối soát tiền thu hộ COD của các đơn hàng online. Trong dịch vụ vận chuyển, đối soát là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho nhà bán hàng sau khi trừ đi chi phí của các đơn hoàn thành trước lịch.

Theo đó, tiền đối soát chung sẽ được tính bằng công thức như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản

Tại sao phải quản lý đối soát đối với đơn vị vận chuyển?

Sau khi đã hiểu rõ đối soát là gì, GoACADEMY sẽ nói về tầm quan trọng của việc đối soát với đơn vị vận chuyển. 

Khi chủ cửa hàng đăng ký dịch vụ thu hộ, bên giao hàng sẽ giữ lại một khoản tiền đúng bằng với giá trị đơn hàng mà khách hàng đã đặt. Khi đó, quản lý đối soát vận chuyển đóng vai trò thu hồi lại số tiền vốn đó, kiểm tra thông số chi phí xem có sự chênh lệch và sai sót nào không. Điều này giúp người bán hạn chế được các vấn đề không mong muốn có thể xảy ra như thất lạc/ hư hỏng hàng hóa, giao sai hàng, tính sai cước phí…

Những vấn đề chủ cửa hàng thường gặp phải khi tiến hành đối soát

Đối soát là một công việc không hề đơn giản một chút nào, đặc biệt khi chủ kinh doanh bán hàng trên đa kênh và hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau. Một số khó khăn mà bạn có thể gặp phải trong quá trình đối soát như: 

Chậm trễ trong việc đối soát

Ship COD là một trong những hình thức vận chuyển thông dụng nhất hiện nay và được rất nhiều khách hàng yêu thích. Tuy nhiên, đây lại là nỗi lo của chủ kinh doanh bởi họ phải mất kha khá chi phí tiền hàng cho đơn vị vận chuyển giữ và cũng không thể chủ động kiểm soát nguồn tiền này.

Nếu với hình thức bán hàng tại cửa hàng, chủ shop có thể dễ dàng sử dụng nguồn vốn từ các đơn hàng thu được để chi trả cho hoạt động kinh doanh. Thì khi sử dụng dịch vụ ship COD, bạn sẽ bị tạm giữ hàng trong một khoảng thời gian nhất định và chỉ được nhận lại tiền sau khi đã thực hiện xong quy trình đối soát.

Chưa kể, trong nhiều trường hợp, quá trình đối soát có thể bị gián đoạn hay kéo dài sẽ gây nên gánh nặng về mặt tài chính cho các chủ shop kinh doanh online, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ lẻ.

Dễ sai sót

Đối với chủ cửa hàng có số lượng đơn hàng lớn lên đến hàng trăm, hàng nghìn đơn mỗi ngày thì việc theo dõi và kiểm soát toàn bộ chúng là một công việc vô cùng đồ sộ và khó khăn. Nếu chẳng may đơn vị vận chuyển tính nhầm hay thiếu sót mà người bán hoàn toàn không xem lại thì tình trạng thất thoát tiền bạc có thể diễn ra tương đối thường xuyên.

Nhiều rủi ro

Không ít trường hợp các đơn hàng đã giao thành công đến khách hàng nhưng công việc đối soát vẫn còn bỏ ngỏ trong thời gian dài. Cùng với đó là hàng loạt các vấn đề phát sinh như thất lạc, hư hỏng hàng hóa… khiến chủ kinh doanh mất đi một khoảng không nhỏ. Ngoài ra, điều này còn ảnh hưởng uy tín và hình ảnh thương hiệu của chủ shop.

Xem thêm: Vai trò của vận chuyển trong thị trường thương mại điện tử (E- Commerce)

Quá trình quản lý đối soát với bên vận chuyển

Sau đây, GoACADEMY sẽ gợi ý đến bạn một số điều cần lưu ý khi tiến hành đối soát. Cùng theo dõi tiếp nhé.

Lưu trữ file gốc

Sở hữu một file gốc bao gồm tất cả các đơn hàng là vô cùng quan trọng để quá trình đối soát diễn ra thuận lợi và chính xác nhất. Bởi lẽ, bạn không thể đảm bảo rằng tất cả thông tin mà đơn vị vận chuyển cung cấp là hoàn toàn chính xác.

Trong file gốc sẽ bao gồm toàn bộ thông tin liên quan đến đơn hàng như mã đơn hàng, trạng thái đơn hàng, số tiền, cước phí… Đối với các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh thì những thông tin này đã được lưu trữ một cách cụ thể và chi tiết, có thể xuất file bất kỳ lúc nào, không mất nhiều thời gian để tự tổng hợp, ngay cả với số lượng đơn hàng lớn trên nhiều kênh khác nhau.

Quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Thông qua tính năng quản lý đơn hàng, người bán có thể theo dõi và xử lý thông tin đơn hàng đa chi nhánh, đa nền tảng cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất quản lý và đảm bảo đúng tiến độ đến tay người nhận. Chính điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đồng thời tăng tốc doanh thu nhanh chóng. Cụ thể: 

• Quản lý chi tiết thông tin đơn hàng (mã đơn hàng, kênh bán hàng, tên khách hàng, tổng tiền, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển…).
• Đồng bộ quản lý đơn hàng trên các kênh: Cửa hàng, website/app bán hàng, Shopee, Lazada, GoMUA, Tiktok.
• Hỗ trợ quản lý và tìm kiếm đơn hàng theo mã vạch đơn hàng, tên, số điện thoại, mã vạch khách hàng và địa chỉ giao hàng.
• Dễ dàng xem lại và thực hiện thao tác chọn, xuất dữ liệu nhiều đơn hàng đa tài khoản, đa kênh và đa chi nhánh cùng một lúc, dễ dàng kiểm tra, đối soát.
• Cho phép quản lý chi tiết đơn hàng công nợ (tên khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, số tiền…) và thanh toán công nợ dễ dàng.
• Tạo, quản lý thông tin, xác nhận đơn trả hàng của khách hàng, tự động cập nhật lại kho để hạn chế rủi ro thất thoát hàng hóa, tiền bạc.
• Quản lý tích điểm, giảm giá, phương thức thanh toán khi trả hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đối soát.
• Cập nhật, báo cáo đơn hàng theo từng cộng tác viên/ đại lý bán hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thao tác quản lý.

Đối soát dữ liệu

Đối soát tiền COD

Sau khi sở hữu file gốc, bạn đã có thể tiến hành đối soát với các đơn vị vận chuyển của mình. Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền cho shop sẽ gửi kèm file xác nhận số tiền đã chuyển về của từng đơn hàng. Nếu phát hiện đơn hàng quá hạn nhưng chưa nhận được tiền hay những đơn hoàn hàng thì hãy thống kê lại danh sách và yêu cầu bên vận chuyển giải trình.

Đối soát tiền cước vận chuyển

Nếu bạn thương hiệu được với các đơn vị vận chuyển đồng giá mức phí ship COD thì chỉ cần nhân cước mỗi đơn với tổng đơn là xong. Tuy nhiên, trong trường hợp, các đơn hàng của bạn áp dụng nhiều mức phí khác nhau thì bắt buộc bạn phải kiểm tra từng đơn để đảm bảo độ chính xác chặt chẽ.

Tham khảo thêm: Cập nhật phí ship COD của các đơn vị vận chuyển mới nhất

Đối soát việc chuyển hoàn hàng hóa

Điều này là vô cùng cần thiết để kiểm tra chất lượng hàng hóa được hoàn trả có còn nguyên vẹn hay không hay đã hư hỏng, thất lạc. Việc thiệt hại một số lượng lớn hàng hóa có thể làm ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh của chủ shop. Do đó, nếu phát hiện tình trạng bất thường của hàng hóa thì bạn cần chụp hình lại, đồng thời liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để yêu cầu bồi thường.

Kết luận

GoACADEMY hy vọng thông qua bài viết trên, bạn đọc đã hiểu rõ đối soát là gì và cách đối soát vận đơn nhà bán hàng hiệu quả nhất nhằm hạn chế tình trạng thất thoát doanh thu, góp phần xây dựng quy trình bán hàng hoàn chỉnh. Chúc các bạn gặt hái được nhiều thành công trong quá trình kinh doanh của mình.