Công cụ

Fact sheet là gì? Cách dùng để thu hút khách khi mở khách sạn

Fact sheet là tờ thông tin được dùng trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, để các đơn vị đặt phòng nắm bắt thông tin và ra quyết định đặt phòng nhanh chóng. Chỉ với 4 bước dưới đây, bạn có thể tối ưu hiệu quả của fact sheet để chiêu dụ khách hàng của mình, gia tăng lượng khách lưu trú trong mùa du lịch.

Fact sheet là gì?

Fact sheet hay còn được biết đến là hotel fact sheet, trong tiếng Việt có nghĩa là tờ thông tin khách sạn – chỉ một loại tài liệu quan trọng trong kinh doanh lĩnh vực khách sạn, nhằm cung cấp các thông tin cần thiết về sản phẩm/ dịch vụ phòng cho các nhà tổ chức sự kiện, công ty tour du lịch hay đặt phòng doanh nghiệp.

Với tài liệu này, các đơn vị đặt phòng có thể nắm bắt đầy đủ các thông tin về khách sạn một cách nhanh chóng, bao gồm: phương thức liên lạc, vị trí khách sạn, số lượng phòng với đầy đủ kích thước chi tiết, tiện ích nhà hàng, phòng họp và sức chứa của chúng, lợi thế về địa điểm… Dĩ nhiên, các thông tin này hoàn toàn có thể được thể hiện trên website kinh doanh của khách sạn, song có thể nội dung sẽ được phân bổ rời rạc khiến các đơn vị đặt phòng khó theo dõi và nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng nhất. Fact sheet có thể giải quyết được vấn đề đó!

Tóm lại, fact  lĩnh vực kinh doanh khách sạn đóng vai trò như một phương tiện thuận tiện để các đơn vị đặt phòng nhanh chóng nắm bắt, chia sẻ thông tin đến khách hàng doanh nghiệp của mình.

Các thành phần cốt lõi trong fact sheet

Dĩ nhiên việc quyết định nội dung của một tờ thông tin khách sạn còn tuỳ thuộc vào mức độ ưu tiên của từng doanh nghiệp kinh doanh khách sạn khác nhau. Song dưới đây là những thành phần cơ bản và được nhiều đơn vị khách sạn thêm vào tờ thông tin của mình. Bạn có thể tham khảo để có ý tưởng xây dựng tờ thông tin khách sạn cho mình.

Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế website khách sạn tăng doanh thu vượt trội

Thông tin ngắn gọn về khách sạn

Một lời giới thiệu ngắn gọn về khách sạn trên fact sheet chính là cách để thu hút cũng như cho người đọc cái nhìn tổng quan nhanh chóng nhất về doanh nghiệp của bạn. Chỉ với một hai đoạn, bạn nên tối ưu câu chữ để khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt quy mô, dịch vụ tốt nhất và cả lý do tại sao họ nên chọn bạn.

Dòng thời gian hoặc lịch sử phát triển

Đây là một thông tin nên có đối với các khách sạn có lịch sử phát triển dày dặn. Song bởi không gian của tờ thông tin khách sạn có phần hạn chế, nên bạn cần cân nhắc kỹ việc đưa thông tin này vào. Và hãy chỉ ra các năm và sắp xếp những sự kiện nổi bật theo dòng thời gian để người đọc dễ theo dõi và nắm bắt thông tin.

Các tiện ích và cơ sở vật chất

Đây là thành phần cốt lõi nhất của một hotel fact sheet vì nó ảnh hưởng nhiều đến quyết định lựa chọn đặt phòng của các đơn vị doanh nghiệp. Đối với khách hàng, tiện ích và cơ sở vật chất giúp họ dễ dàng đối chiếu với khả năng và nhu cầu của họ về khách sạn trong chuyến nghỉ dưỡng, công tác. Ví dụ, ngoài phòng nghỉ, họ sẽ quan tâm đến các dịch vụ spa, nhà hàng, quầy bar… để phục vụ các nhu cầu khác.

Các địa điểm du lịch gần đó

Thông tin này sẽ được các khách du lịch quan tâm, tương tự như các tiện ích ở trên. Thông thường, bạn nên đặt nhu cầu của mình vào quan điểm của khách hàng để gợi ý những địa điểm du lịch, danh lam thắng cảnh xung quanh khách sạn để thấy được những ưu thế đặc trưng mà chỉ khách sạn của bạn mới cung cấp được. Tuy nhiên, nếu khách sạn của bạn không có ưu điểm này thì nên lược bỏ để tránh mất điểm trong mắt khách hàng.

Thành tựu và giải thưởng

Có thể bạn nghĩ nó không cần thiết, nhưng những thông tin này có thể gia tăng niềm tin và uy tín của thương hiệu khách sạn. Bởi lẽ, trong thời đại mà mọi người dễ dàng cảm nhận thương hiệu thông qua các đánh giá, thì những thành tựu, giải thưởng uy tín sẽ là một ưu điểm lớn để khách hàng chọn bạn.

Các dịch vụ bổ sung

Ngoài những tiện ích vật chất, tờ thông tin của khách sạn bạn nên có những dịch vụ tối ưu đáp ứng nhu cầu thiết thực của khách hàng như: dịch vụ giặt ủi/ giặt khô, an ninh 24/7 hay đưa đón tận nơi, cho thuê xe máy/ ô tô… Hãy liệt kê chúng một cách rõ ràng và có mục đích để thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Thông tin chi tiết về phòng

Việc cung cấp đầy đủ và chi tiết về phòng có thể thấy được sự chỉn chu và tầm nhìn của khách sạn trong việc cung cấp phòng cho khách hàng. Bạn có thể phân loại và sắp xếp có trật tự các loại phòng điển hình như phòng cao cấp, phòng sang trọng, phòng gia đình, phòng tổng thống, phòng tân hôn… để khách hàng có thể tự do lựa chọn theo nhu cầu của mình.

Thông tin liên lạc và quy trình đặt phòng

Thông tin liên hệ đặt phòng trên fact sheet cần rõ ràng, gồm: địa chỉ đầy đủ, số điện thoại hotline, số fax, địa chỉ email và cả các liên kết mạng xã hội. Bạn cần đảm bảo thông tin này vẫn đang hoạt động. Theo đó, quy trình đặt phòng cũng có thể đơn giản như liên hệ hotline để được tư vấn. Hoặc có thể là đặt phòng qua website bằng các phần mềm quản lý đặt phòng chuyên nghiệp.

Bản đồ

Đây là yếu tố tuỳ chọn để bạn có thể bổ sung thông tin cho khách hàng. Tuỳ thuộc vào vị trí địa lý mà bạn có thể thêm bản đồ hướng dẫn đến khách sạn để khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy, hoặc hình dung được vị trí đối với các địa điểm nổi tiếng lân cận.

Xem thêm: Những điều cần biết về OTA trong kinh doanh khách sạn

Các bước cơ bản để tạo hotel fact sheet

Với những thông tin ở trên, bạn đã có thể cân nhắc các nội dung đưa vào tờ thông tin khách sạn nhằm thu hút khách hàng. Song bạn cũng có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để có một tờ thông tin khách sạn chuẩn chỉnh.

Bước 1: Cung cấp đúng thông tin

Bạn cần đảm bảo các thông tin trên fact sheet vừa đủ, vừa chuẩn xác và được sắp xếp một cách phù hợp. Bạn có thể bắt đầu bằng cách cân nhắc những thành phần cốt yếu ở trên, rồi sắp xếp thứ tự ưu tiên để có một cái nhìn tổng quan nhất. Tờ thông tin của bạn nên chứa thông tin nền tảng chung về khách sạn, danh sách các tiện nghi và dịch vụ, chi tiết liên lạc và vị trí…

Bước 2: Sắp xếp bố cục

Để tối ưu hoá hiệu quả đọc, bạn cần sắp xếp các thông tin một cách có chiến lược, nhằm tổ chức nó một cách gọn gàng nhất. Bởi lẽ, ngay cả khi thông tin của bạn có hữu ích và hấp dẫn cách mấy mà bố cục rời rạc thì chắc chắn không đạt được hiệu quả như mong muốn. Bạn có thể linh hoạt sử dụng các phương pháp liệt kê, thiết kế sáng tạo để có được bố cục nhất quán. Cần lưu ý đến những khoảng trống cũng như khoảng cách, vị trí về hình ảnh.

Bước 3: Thiết kế hấp dẫn

Để tối ưu hoá hiệu quả, bạn cần tối ưu hoá cho các thiết kế tờ thông tin. Nhưng cần lưu ý rằng nó phải phù   với bộ nhận diện thương hiệu của bạn, với đầy đủ logo, hình ảnh chất lượng cao…

Bước 4: Tối ưu hiệu quả bằng chiến lược tiếp thị

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên sử dụng fact sheet như một chất liệu truyền thông và quảng cáo, nhằm tăng khả năng đưa thông tin đến khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng, lượng khách lưu trú tại khách sạn. Việc đóng vai trò tích cực trong tiếp thị và truyền trải thông tin để có thể mang lại lợi ích tiềm năng.

Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại: Câu chuyện kinh doanh

Tóm lại, với 4 bước cơ bản trên, bạn có thể dễ dàng tối ưu hoá hiệu quả tiếp thị và thu hút khách hàng bằng tờ thông tin khách sạn. Trong trường hợp bạn muốn đồng bộ hoá thiết kế từ offline đến online tờ thông tin khách sạn và cả các nhận diện tổng thể khi tiếp cận khách hàng, GoSELL với dịch vụ Marketing chuyên nghiệp có thể giúp bạn.

Thiết kế fact sheet chuyên nghiệp cùng GoSELL

Nắm bắt nhu cầu thiết thực của các nhà kinh doanh khách sạn, GoSELL mang đến giải pháp thiết kế nhận diện thương hiệu đẳng cấp từ dịch vụ thiết kế tờ rơi, fact sheet đến khả năng đồng bộ đa kênh – để mỗi ánh nhìn của thương hiệu là một điểm uy tín, chuyên nghiệp và khác biệt.

Với dịch vụ này, bạn không chỉ sở hữu các ấn phẩm truyền thông như fact sheet để tối ưu hiệu quả truyền thông, quảng cáo đến khách hàng, mà còn xây dựng được niềm tin cho khách hàng bởi sự chuyên nghiệp trong hình ảnh và tăng nhận diện bởi sự đồng nhất khi xuất hiện trên đa kênh truyền thông.

Các dịch vụ thiết kế của GoSELL bao gồm:

• Sáng tạo nhận diện thương hiệu cốt lõi.
• Đồng bộ thiết kế ấn phẩm văn phòng.
• Thiết kế sáng tạo đa ấn phẩm truyền thông.

Đồng thời, đội ngũ marketers giàu kinh nghiệm, giỏi kỹ năng sẽ giúp bạn triển khai viết nội dung và thiết kế chuyên nghiệp cho profile công ty, hồ sơ năng lực, website hay tờ thông tin khách sạn để xây dựng niềm tin thương hiệu. Đồng thời, hỗ trợ tư vấn và sản xuất video branding và TVC quảng cáo, hỗ trợ tiếp thị B2B và các sự kiện.

Xây dựng website khách sạn, tối ưu kênh giao dịch trực tuyến

Đặc biệt, GoSELL – phần mềm quản lý bán hàng OAO toàn diện, đa lĩnh vực do công ty Mediastep Software Việt Nam phát triển cũng có thể hỗ trợ các chủ kinh doanh khách sạn tối ưu vận hành website đặt phòng để thuận tiện giao dịch với khách hàng. Bên cạnh tính năng thương mại điện tử để khách hàng dễ dàng đặt phòng, website sẽ có đầy đủ thông tin và hình ảnh chuyên nghiệp như một tờ rời thông tin trực tuyến, để bạn dễ dàng mang nhiều thông tin hữu ích đến khách hàng.

Theo đó, với phần mềm thiết kế website chỉ bằng thao tác kéo thả, tích hợp đầy đủ các tính năng thương mại điện tử giúp khách hàng của bạn dễ dàng xem thông tin, đặt phòng và thanh toán cọc nhanh chóng, tiện lợi. Bạn chỉ cần kiểm tra thông tin, xác nhận đơn đặt phòng trên một trang quản trị duy nhất – vừa tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí cho nhân viên vận hành.

Tóm lại, GoSELL không chỉ hỗ trợ bạn hoàn thiện hotel fact sheet để “chiêu dụ” khách hàng đặt phòng tại khách sạn cho bạn, mà còn cung cấp nhiều giải pháp tối ưu, với hơn 30 tính năng quản lý bán hàng thương mại điện tử để bạn kinh doanh tốt hơn. Từ đó, bạn vừa nắm bắt khả năng tăng nhận diện với đa giải pháp tiếp thị đa kênh, vừa vận hành, quản lý kinh doanh khách sạn trơn tru để bạn mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.