Công cụ

Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?

Để kinh doanh đạt hiệu quả, không chỉ dành nhiều thời gian trong việc quản lý các hoạt động bán hàng, chủ doanh nghiệp cũng cần phải chú trọng vào hoạt động quản lý kho hàng. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Vậy phải làm thế nào để quản lý kho hàng đạt hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trang bị một số kỹ năng cần thiết.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho là hoạt động gồm nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho. Có thể hiểu quản lý kho hàng sẽ đảm bảo các hoạt động sau:

• Tính liên tục của hàng hóa, không làm quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa.
• Giữ gìn, bảo quản hàng hóa, giảm làm hư hỏng, mất mát gây tổn thất về tài sản doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả trong việc tối ưu vốn hàng hóa và làm giảm chi phí bảo quản.

Những công việc mà người quản lý kho hàng thực hiện:

• Sắp xếp hàng hóa có trong kho
• Kiểm tra và đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
• Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa
• Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định
• Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa
• Ghi phiếu nhập, xuất kho
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn
• Theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu
• Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho

Tại sao cần quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Hoạt động này đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Kiểm tra kho hàng thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng
• Doanh nghiệp có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý.
•  Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quản lý hàng hóa thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm.
• Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
• Quản lý kho hàng giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp.

Xem thêm: 9 mẹo quản lý kho hàng giúp kiểm soát hàng hóa tốt hơn

Những kỹ năng mà nhân viên quản lý kho cần phải có

Để quản lý kho hiệu quả, nhân viên quản lý kho hàng cần phải có những kỹ năng sau:

Kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Quá trình nhập, xuất hàng hóa đòi hỏi cần phải có các chứng từ, giấy tờ… Vì vậy, nhân viên kho hàng cần hiểu biết cũng như thành thạo các kỹ năng để tiếp nhận cũng như kiểm tra để tiến hành công việc một cách thuận lợi. Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần am hiểu việc lập phiếu nhập, xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho đối tác và cho cửa hàng.

Sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Cách sắp xếp kho hàng khoa học sẽ giúp cho việc quản lý không những đạt hiệu quả cao mà còn tiết kiệm thời gian của nhân viên. Chính vì vậy, nhân viên kho cần có hiểu biết về cách thức sắp xếp đối với từng loại hàng hóa nhất định, cách phân loại, dán nhãn hàng hóa cũng như biết cách giữ cho không gian kho hàng luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

Kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả

Kết quả kiểm kho sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp. Chính vì vậy, quá trình kiểm kho cần được thực hiện tỉ mỉ và cẩn thận, hạn chế sai sót. Dựa vào số liệu thống kê, chủ cửa hàng sẽ có đánh giá và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Ngoài ra, số liệu nhập, xuất hàng hóa cần được ghi chép rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên, với số lượng hàng hóa lớn, nhân viên sẽ không tránh khỏi việc sai sót, vì vậy đa số chủ cửa hàng sẽ quản lý bằng phần mềm hiện đại. Hệ thống này không chỉ quản lý hàng hóa dễ dàng mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kho hiệu quả hơn.

Kỹ năng mềm thiết yếu

Lắng nghe và phối hợp với các bộ phận khác của doanh nghiệp sẽ giúp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả. Vì vậy kỹ năng mềm là một trong những yếu tố quan trọng mà nhân viên quản lý kho cần có. Ngoài ra, kỹ năng lên kế hoạch, lãnh đạo cũng rất quan trọng để quản lý công việc hiệu quả hơn.

Giải pháp giúp quản lý hiệu quả, tránh thất thoát

Việc quản lý kho đòi hỏi tính cẩn thận và sự tỉ mỉ, tuy nhiên trong quá trình làm việc ta không thể tránh khỏi sai sót đặc biệt với số lượng lớn. Chính vì vậy, phần mềm quản lý kinh doanh hiện đại ra đời để giải quyết các vấn đề đó. Ngoài việc hạn chế sai sót, phần mềm quản lý còn giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân sự.

Với phần mềm quản lý kho hàng, bạn sẽ dễ dàng xem số lượng hàng tồn kho, hàng đã bán và trạng thái của sản phẩm. Cập nhật số lượng hàng hóa kịp thời để quá trình bán hàng không bị gián đoạn và biết được những sản phẩm đang bán chạy để có chiến lược bán hàng cụ thể.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho, 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Quản lý kho hàng hiệu quả cùng GoSELL

Hiểu được những khó khăn của chủ doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng, GoSELL đã thiết lập tính năng quản lý kho sản phẩm, giúp người bán dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh. Mỗi sản phẩm được tạo sẽ có một mã vạch riêng giúp cho việc kiểm tra hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả với những tính năng sau:

Theo dõi số lượng hàng hóa chính xác

Kiểm tra trạng thái hàng tồn kho và tìm kiếm sản phẩm theo SKU, mã vạch hoặc tên sản phẩm và xem trạng thái của sản phẩm trong cửa hàng, giúp bạn theo dõi những sản phẩm nào đang sắp hết hàng để nhanh chóng bổ sung thêm.

Tìm kiếm các sản phẩm bạn cần một cách nhanh chóng hơn

Quản lý tồn kho theo hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót. Những sản phẩm hiển thị tồn kho sẽ được lên chiến dịch quảng cáo phù hợp.

Dễ dàng kiểm soát quá trình đặt hàng

Bạn có thể theo dõi và kiểm tra quá trình từ lúc khách hàng chọn mua sản phẩm cho đến lúc thanh toán. Khi khách hàng chưa bấm xác nhận thanh toán thì số lượng tồn kho sẽ quay trở lại ban đầu.

Theo dõi lịch sử xuất/nhập kho ngay lập tức

Khi khách hàng mua hàng hoặc nhân viên cập nhật số lượng sản phẩm thì tình trạng tồn kho sẽ có thay đổi. Bạn có thể vào khung kiểm tra lịch sử kho hàng để xem danh sách những mặt hàng đã được nhập thêm hoặc đã bán cho khách hàng.

Với GoSELL, hoạt động bán hàng và quản lý trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết giúp chủ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả.