Câu chuyện kinh doanh

Nhà cung cấp là gì? Cách đánh giá và quản lý nhà cung cấp trong bán lẻ

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, cung cấp nguồn nguyên vật liệu hay dịch vụ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh. Vậy nhà cung cấp là gì? Làm thế nào để đánh giá và quản lý nhà cung cấp hiệu quả? Cùng GoACADEMY tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.

Nhà cung cấp là gì? 

Nhà cung cấp (trong tiếng Anh là supplier) là một cá nhân hoặc doanh nghiệp chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ từ nơi sản xuất cho nhà phân phối hoặc các đơn vị bán lẻ khác. 

Các nhà cung cấp chính là nhân tố chính để hình thành nên thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào cho hệ thống doanh nghiệp. Các yếu tố đó thường bao gồm: nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, dịch vụ tài chính, vốn, người lao động,…

Tham khảo thêm: Quy trình quản lý nhà cung cấp chi tiết

Tầm quan trọng của nhà cung cấp trong vòng đời sản phẩm

Các nhà cung cấp có một vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi giai đoạn của vòng đời sản phẩm. Từ việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu thô để giúp tăng cường sản xuất hay tìm kiếm các lựa chọn tốt hơn khi thị trường bắt đầu trở nên bão hòa. Doanh nghiệp cần phải hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để khai thác sản phẩm một cách tốt nhất.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp

Ở trên chúng ta đã đề cập đến định nghĩa nhà cung cấp là gì, tiếp theo đây chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn các tiêu chí quan trọng để các doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhé!

Chất lượng sản phẩm

Tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá một nhà cung cấp tốt là chất lượng nguyên vật liệu hoặc dịch vụ vượt trội, đồng thời tuân thủ theo các tiêu chuẩn mà pháp luật và các bộ ngành đề ra. Chỉ có như vậy thì doanh nghiệp của bạn mới có thể sản xuất ra những thành phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu và khả năng duy trì lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.

Giá thành sản phẩm

Khi các doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp cho mình, giá thành luôn là một trong những  tiêu chí cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Hãy ưu tiên cho những đơn vị có chất lượng hàng hóa tốt nhưng giá lại phải chăng. Giữa hai nhà cung cấp, bên nào có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt số lượng, chất lượng hàng hóa mà có mức giá tốt nhất, thì tất nhiên sẽ được lựa chọn.

Thời gian giao hàng

Dù trong bất kỳ ngành nghề nào thì giao hàng đúng hẹn luôn luôn có vai trò quan trọng. Nếu nhà cung cấp không thực hiện được yêu cầu này thì sẽ để lại hậu quả khôn lường. Thứ nhất, nhà cung cấp sẽ hoàn toàn mất uy tín trong mắt các doanh nghiệp đối tác, cơ hội để hợp tác lần sau gần như là không có. Thứ hai, việc giao hàng trễ hẹn sẽ gây ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất sản phẩm của các doanh nghiệp. Cả dây chuyền sản xuất khổng lồ sẽ bị ngừng trệ chỉ vì nguyên liệu đầu vào chưa tới kịp.

Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp thường xuyên bỏ qua. Trên thực tế, yếu tố này giúp bạn dễ dàng sàng lọc và tìm ra nhà cung cấp thích hợp nhất mình thông qua quá trình kiểm kê và đánh giá chất lượng hàng hóa mỗi khi được giao đến. Đơn vị nào có tỷ lệ hàng hóa hư hỏng thấp nhất thì nên được ưu tiên chọn mặt gửi vàng.

Chính sách bảo hành và ưu đãi

Chính sách bảo hành và ưu đãi từ nhà cung cấp cũng cần được xem xét để đảm bảo rủi ro được giữ ở mức thấp nhất, cũng như tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Nếu chính sách bảo hành và ưu đãi của nhà cung cấp nào tốt thì nghiễm nhiên các doanh nghiệp sẽ chọn nhà cung cấp đó làm đối tác.

Tham khảo thêm: Cách tìm nguồn hàng sỉ giá rẻ tốt nhất cho chủ shop

Chất lượng dịch vụ khách hàng

Bất kỳ vị khách hàng nào cũng mong muốn nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất. Các nhà cung cấp tận tâm, chu đáo luôn kiên nhẫn trả lời mọi thắc mắc của khách hàng và sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh,…sẽ được ưu tiên cân nhắc và lựa chọn.

Cách quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trong bán lẻ

Xây dựng mối quan hệ lâu dài

Nếu doanh nghiệp có ý định hợp tác với nhà cung cấp nào đó nhiều hơn một lần thì nên cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ. Mối quan hệ này đảm bảo rằng bạn sẽ hiểu được toàn bộ khả năng của các nhà cung cấp nhằm đưa ra những kế hoạch sản xuất phù hợp.

Xây dựng một mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận được sự quan tâm nhiều hơn từ phía họ, bao gồm cả nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ hay các chương trình giảm giá, ưu đãi giá sỉ khác.

Đầu tư vào công nghệ 

Với sự phát triển của khoa học công nghệ như ngày nay, thật dễ dàng để tìm thấy phần mềm quản lý bán hàng để quản lý nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết cho doanh nghiệp.

Các công ty có thể theo dõi mọi hoạt động diễn ra với nhà cung cấp của mình, nhanh chóng phát hiện ra các điểm cần cải thiện dựa trên hệ thống dữ liệu mà phần mềm quản lý nhà cung cấp mang lại.

Đặc biệt, với tính năng quản lý nhà cung cấp của GoSELL, quá trình tối ưu hóa quy trình nhập hàng sẽ diễn ra cực kỳ thuận lợi, hạn chế rủi ro thiếu hay thừa hàng hóa, tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực, với hàng loạt những tiện ích như:

Hiển thị chi tiết thông tin của các nhà cung cấp

• Theo dõi và thống kê đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp theo mã, tên nhà cung cấp, email, số điện thoại.
• Tìm kiếm nhà cung cấp theo tên hoặc theo mã.
• Dễ dàng quản lý và đặt hàng từ nhà cung cấp tránh sai sót.

Thêm nhà cung cấp mới dễ dàng

• Thêm và tạo mới nhà cung cấp vào danh sách của cửa hàng.
• Cập nhật chi tiết các thông tin về nhà cung cấp.
• Lưu trữ những thông tin quan trọng như: Tên, số điện thoại, email, địa chỉ nhà cung cấp.

Phân quyền nhân viên quản lý nhà cung cấp

• Dễ dàng phân quyền cho nhân viên kho quản lý nhà cung cấp.
• Giúp dễ dàng giám sát và theo dõi hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
• Dễ dàng tạo các ghi chú, thông tin quan trọng về đơn hàng hoặc nhà cung cấp.

Theo dõi chi tiết lịch sử và tình trạng đặt hàng từ nhà cung cấp

• Thống kê tổng quan, quản lý tất cả đơn đặt hàng từ nhà cung cấp.
• Dễ dàng lọc các đơn nhập hàng theo thời gian: Ngày, tuần, tháng, năm.
• Biết được nhân viên nào đã tạo đơn, nhà cung cấp cũng như chi nhánh nhập hàng.
• Lọc tìm đơn hàng theo trạng thái: Tất cả, đã tạo đơn, đã hoàn thành, đã hủy,…

Tạo đơn nhập hàng dễ dàng, nhanh chóng

• Dễ dàng tạo đơn đặt hàng từ danh sách các nhà cung cấp có sẵn.
• Tìm sản phẩm nhập theo tên, mã SKU, mã vạch.
• Liệt kê chi tiết thông tin sản phẩm nhập: Tên, số lượng, giá nhập, thuế (nếu có), tổng tiền…
• Theo dõi chính xác chi nhánh nào đã nhập hàng.
• Biết được hàng đã về kho hay chưa qua các trạng thái: Tạo đơn, đã duyệt, hoàn tất.

Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp

Điều này có vẻ như không cần phải bàn cãi nhưng trả tiền đúng hạn cho nhà cung cấp là một cách tuyệt vời để duy trì mối quan hệ tốt với họ. Một số công ty theo dõi kém việc giao hàng và đơn đặt hàng, có nghĩa là các khoản thanh toán dễ dàng bị trễ hạn. Lý do này sẽ khiến nhà cung cấp gặp khó khăn về dòng tiền và đánh mất niềm tin vào khả năng chi trả của bạn. 

Sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt, một công ty có thể đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và các nhà cung cấp hài lòng về điều đó. 

Hợp lý hóa nhà cung cấp 

Thỏa thuận hợp lý hóa nhà cung cấp có nghĩa là tất cả các đơn vị đều nhận được sự đối xử như nhau bất kể họ cung cấp dịch vụ gì. Khi giới thiệu các nhà cung cấp mới, quá trình này diễn ra nhanh chóng hơn rất nhiều vì thỏa thuận tương đối giống nhau. 

Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý các mối quan hệ nhà cung cấp, hạn chế tối đa sự cạnh tranh không lành mạnh ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh của công ty.

Đánh giá rủi ro

Doanh nghiệp của bạn nên nghiên cứu sâu về các nhà cung cấp trước khi tiến hành hợp tác kinh doanh để đảm bảo rằng họ ổn định về mặt tài chính. Tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau là một ý kiến hay để hoàn thành tốt vấn đề này với những câu hỏi như sau:

• Cách nhà cung cấp giải quyết vấn đề gia tăng nguồn cung ứng như thế nào?
• Có phù hợp với thời gian và chất lượng giao hàng không?  
• Nhà cung cấp có sẵn sàng hỗ trợ trong những tình huống khẩn cấp hay không?
• Mức độ dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng ra sao?

Những thông tin trên là cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý rủi ro. Đánh giá rủi ro trước khi hợp tác với một nhà cung cấp có thể giảm thiểu sự không chắc chắn sau này.

Qua bài viết trên, GoACADEMY đã gửi đến bạn đọc những thông tin hữu ích như nhà cung cấp là gì, tiêu chí để lựa chọn và làm thế nào để quản lý nhà cung cấp hiệu quả? Chúng tôi hy vọng những kiến thức vừa được đề cập sẽ hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định đúng đắn trên con đường kinh doanh của mình. GoACADEMY chúc bạn kinh doanh thành công!