Câu chuyện kinh doanh

Tại sao cần phân tích công việc trong quá trình quản lý nhân sự?

Phân tích công việc là một trong các kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải trang bị để quá trình quản lý nhân sự được hiệu quả. Tuy nhiên, không phải nhà quản trị nào cũng hiểu rõ tầm quan trọng và ứng dụng tốt kỹ năng trên. Vì vậy, trong bài viết này GoACADEMY sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như lý do vì sao phải phân tích công việc trong quản lý nhân sự.

Tổng quan về kỹ năng phân tích công việc

Phân tích công việc (hay còn gọi là Job Analytical), là việc thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của các phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ những nhiệm vụ được đặt ra.

Hoặc có thể hiểu đơn giản hơn, quá trình phân tích công việc là quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về nội dung công việc. Từ đó xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm của bản thân cũng như các nhân viên khác.

Thông thường khi tiến hành phân tích, các nhà quản trị sẽ trả lời một số câu hỏi quan trọng liên quan đến nhiệm vụ cần làm và cách phân bổ nhân viên sao cho hợp lý. Cụ thể là các câu hỏi sau:

• Công việc này gồm những phần nào? Đâu là phần quan trọng cần được ưu tiên?
• Nhân viên nào thích hợp làm nhiệm vụ này?
• Nhiệm vụ này có tạo ra giá trị cho công ty hay không?
• Đầu việc này cần những kỹ năng và kiến thức nào?

Vai trò của kỹ năng phân tích công việc

Job Analytical mang lại lợi ích rất lớn cho người quản trị lẫn người lao động, trong đó còn bao gồm cả khả năng đảm bảo hiệu quả, hoàn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Trong phần này, hãy cùng GoACADEMY tìm hiểu kỹ hơn về các lợi ích ngay bên dưới nhé.

Lợi ích đối với người quản trị

Phân tích công việc giúp chỉ ra những vấn đề liên quan đến bản chất của mỗi một công việc cách cụ thể, từ đó nâng cao trình độ cho người quản trị trong việc đưa ra quyết định, thông qua các hoạt động như nghiên cứu, tìm hiểu thông tin để có sự chọn lựa, tuyển dụng, hoặc đề bạt, hoặc đưa ra mức thù lao,… một cách minh bạch, tránh rơi vào trạng thái mơ hồ và thiếu rõ ràng.

Phân tích còn giúp nhà quản trị xác định được nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan, những kỹ năng, kiến thức cần có để hoàn thành xuất sắc các đầu việc đã đặt ra. Đồng thời, xác định được mức độ, tính chất sự việc và mức độ khả thi của công việc. Qua đó, góp phần đưa ra những phương án giải quyết và cách xử lý sự cố phát sinh, cũng như đưa ra chính sách khen thưởng dành cho người lao động một cách đúng đắn.

Đặc biệt, phân tích cũng chỉ rõ điều kiện tiến hành công việc sao cho hiệu quả nhất. Điều này giúp nhà quản trị tiết kiệm nhiều thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp đáng kể. Thêm vào đó, nhà quản trị cũng sẽ xác định được nhu cầu đào tạo nhân sự và lập kế hoạch đào tạo, hoặc kế hoạch bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho một số nhân viên sao cho hợp lý.

Lợi ích đối với người lao động

Đối với bản thân người lao động, Job Analytical còn hỗ trợ cho họ trong quá trình làm việc. Cụ thể như giúp họ biết được bản thân phù hợp với công việc nào để ứng tuyển và đem đến những đề xuất về mức lương thưởng phù hợp với họ.

Khi đã nắm được nội dung công việc và nắm được các nhiệm vụ, cũng như công việc cần làm thì quá trình làm việc sẽ được linh hoạt, suôn sẻ và hiệu quả hơn. Tạo ra sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các nhân viên với các đồng nghiệp, kể cả với cấp trên của mình.

Xem thêm: Các tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Các yếu tố cần có khi phân tích công việc

Một bảng phân tích công việc rõ ràng, chuẩn chỉnh sẽ gồm có các nội dung sau:

• Tình hình thực hiện công việc gồm: các cơ sở thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoạt động, thời gian hoàn tất công việc, phương pháp làm việc,…
• Các yêu cầu về nhân sự gồm: tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng nhân viên thực hiện công việc cũng như trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm,…
• Các máy móc, công cụ và trang thiết bị hỗ trợ cho công việc đạt hiệu quả cao.
• Tiêu chuẩn về thực hiện công việc gồm: khoảng thời gian dự trù, năng suất,… nhằm đánh giá tiến độ công việc của các nhân viên.
• Điều kiện làm việc gồm: theo dõi và kiểm tra sức khỏe thể chất lẫn tinh thần của nhân viên, điều kiện môi trường làm việc, chế độ lương thưởng,…

Quy trình thực hiện phân tích công việc đúng đắn

Sau khi đã hiểu rõ tổng quan, lợi ích cũng như các yếu tố cần có khi phân tích công việc, tiếp theo GoACADEMY sẽ nêu ra 6 bước phân tích chi tiết. Nhà quản trị có thể dựa vào đây để nâng cao hiệu quả quản trị của mình.

Bước 1 là xác định mục đích thu thập thông tin

Khi được giao một công việc và cần phải phân chia cho các thành viên trong phòng ban để cùng hoàn thành, với tư cách là nhà quản trị – bạn sẽ làm gì? Câu trả lời chính là xác định mục đích để thu thập dữ liệu công việc một cách chọn lọc nhất, chẳng hạn như:

• Công việc này cần làm gì?
• Mục đích của từng nhiệm vụ là gì?
• Những chiến dịch đã từng làm như thế nào?

Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp bạn xác định mục đích công việc chính xác để tìm ra phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

Bước 2 là tiến hành thu thập thông tin

Sau khi đã xác định mục đích chính xác, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập thông tin cơ bản về công việc phòng ban của mình được giao. Dựa vào mô hình tổ chức, yêu cầu công việc, chức năng và quyền hạn của phòng ban mà nhà quản trị sẽ lập ra bản mô tả công việc trong quản lý nhân sự dành cho các vị trí quan trọng cần có khi thực hiện công việc.

Bước 3 là chọn lọc các vị trí then chốt

Đây là bước đóng vai trò quan trọng nhất khi thực hiện quy trình phân tích, bởi khi chọn lọc vị trí then chốt, nhà quản trị cần làm việc với nhân viên và đánh giá năng lực của họ rồi đưa ra lựa chọn hợp lý. Bên cạnh đó, việc phân bổ nhân sự vào đúng việc và đúng với năng lực cũng sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả đạt được cũng sẽ cao hơn.

Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Bước 4 là phân tích công việc

Tùy theo đặc trưng về điều kiện doanh nghiệp và tính chất công việc được giao, cùng quy mô nhân viên mà nhà quản trị sẽ áp dụng những cách thu thập thông tin khác nhau. Thông thường, các phương pháp thu thập thông tin để phân tích được sử dụng nhiều là:

• Phương pháp quan sát trực tiếp, tuy không mất nhiều thời gian nhưng phương pháp này đòi hỏi nhà quản trị phải có sự quan sát tinh tế, khả năng đánh giá minh bạch.
• Phương pháp bảng câu hỏi mở, nhà quản trị sẽ gửi đến nhân sự ở các phòng ban những bảng câu hỏi được chuẩn bị trước với mục đích khai thác thông tin phục vụ cho phân tích công việc.
• Và phương pháp phỏng vấn hành vi, bằng cách phỏng vấn trực tiếp với những câu hỏi thẳng thắn, khéo léo để nhân sự bộc lộ tính cách, khả năng làm việc của mình.

Bước 5 là kiểm tra các thông tin đã thu thập

Sau khi đã có những thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với các nhân sự đảm nhận nhiệm vụ hoặc ban lãnh đạo. Mục đích của bước này chính là để thống nhất ý kiến giữa các thành viên cùng thực hiện, từ đó tìm ra hướng triển khai công việc tốt nhất.

Song song đó, bạn có thể kết hợp ứng dụng công nghệ bằng cách sử dụng công cụ quản lý nhân viên của GoSELL. Tại đây, tính năng sẽ hiển thị toàn bộ hoạt động của từng nhân viên để bạn nắm được tiến độ công việc, quản lý được thời gian và năng suất làm việc của từng nhân viên dễ dàng.

Quản  lý nhân sự đột phá, đảm bảo tiến độ công việc với công cụ quản lý nhân viên của GoSELL

Tính năng quản lý nhân viên của GoSELL hỗ trợ bạn thêm nhân viên mới với các thao tác cơ bản, mà không cần phải nhập quá nhiều thông tin hay thực hiện các thao tác phức tạp.

Bạn chỉ cần tạo tài khoản, nhập thông tin tên và email của nhân viên, rồi phân quyền cho nhân viên phụ trách các nhóm công việc cụ thể. Bạn có thể thêm số lượng nhân viên tùy theo ý muốn và tùy theo quy mô doanh nghiệp mà không lo bị giới hạn. Hoặc chỉnh sửa quyền truy cập những tác vụ như chỉnh sửa, mở rộng hoặc thu hẹp phân quyền, thêm hoặc xóa nhân viên.

Tại website quản trị, bạn có thể xem được toàn bộ số lượng nhân viên cũng như công việc của từng người. Tính năng sẽ hiển thị tên nhân viên thực hiện công việc giúp bạn nhận biết hiệu suất làm việc để đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên một cách minh bạch. 

Thông qua đó, tính năng sẽ cập nhật top nhân viên làm việc xuất sắc nhất để lập danh sách khen thưởng, nhằm giúp họ có động lực làm việc và tiếp tục gắn bó với công ty. Đây cũng là cách giúp công ty giữ chân người lao động và tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng lao động mới.

Đặc biệt, mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp và của khách hàng đều sẽ được bảo mật tuyệt đối. Những nhân viên không được cấp quyền thì sẽ không thể truy cập và không thể nhìn thấy các thông tin đã cài đặt sẵn. Vì vậy, nhà quản trị có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng tính năng của GoSELL.

Lưu ý sự khác nhau giữa phân tích công việc với mô tả công việc

Mặc dù phân tích công việc và mô tả công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, nhưng đây lại là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Để các nhà quản trị không bị nhầm lẫn, GoACADEMY sẽ nêu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm chi tiết dưới đây:

• Job Analytical thì liên quan đến việc đưa ra các đánh giá, phân tích về tính chất công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, kiến thức, kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành hiệu quả các yêu cầu công việc.
• Trong khi, mô tả công việc là một bản liệt kê gồm có các nội dung về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện khi đảm nhận một công việc cụ thể. Bản mô tả sẽ có các thông tin như vị trí công việc, chức danh, nhiệm vụ công việc phải thực hiện, mức độ quyền hạn được giao, trình độ, kỹ năng cần có để phân biệt các công việc khác nhau trong cùng một công ty cũng như các điều kiện thực hiện công việc.

Tổng kết

Mong rằng với những thông tin mà GoACADEMY đã tổng hợp và chia sẻ, sẽ giúp bạn hiểu được vai trò cũng như lý do vì sao nhà quản trị cần phân tích công việc trong quá trình quản lý nhân sự tại công ty. Đừng quên tiếp tục theo dõi các bài viết mới nhất tại GoACADEMY, để không bỏ lỡ các kiến thức, kinh nghiệm bổ ích bạn nhé.