Câu chuyện kinh doanh

Quản lý nhân viên phục vụ quán cafe như thế nào để hiệu quả?

Quản lý nhân viên là một trong những công việc quan trọng mà bất kỳ quán cafe nào cũng cần phải thực hiện. Bởi một nhân viên có thái độ phục vụ tốt, chuyên nghiệp sẽ là yếu tố giúp quán của bạn giữ chân khách hàng thành công. Tuy nhiên việc duy trì và phát triển chất lượng phục vụ lại càng quan trọng hơn. Trong bài viết sau đây, GoACADEMY sẽ chia sẻ đến bạn những cách quản lý nhân viên phục vụ quán cafe hiệu quả. Tham khảo ngay bạn nhé!

Cân nhắc tuyển dụng nhân viên vào các vị trí phù hợp

Ngay từ khâu tuyển dụng, bạn nên chọn những nhân viên có ý thức tốt, dễ đào tạo, đặc biệt bạn nên hỏi thêm về sơ yếu lý lịch để nắm rõ nhân thân của nhân viên mà bạn muốn ứng tuyển. Bạn có thể đăng tin tuyển dụng vào các hội nhóm việc làm trên Fanpage Facebook. Song, bạn cũng có thể nhờ người thân, hoặc bạn bè giới thiệu những người có khả năng làm việc tốt, đáp ứng các tiêu chí bạn đặt ra.

Khi tuyển dụng nhân viên vào các vị trí, bạn cần lưu ý một số yếu tố liên quan để chọn được ứng viên phù hợp:

Đối với vị trí nhân viên quản lý

Quản lý là người giữ vai trò khá quan trọng của quán cafe, họ tham gia trực tiếp vào các khâu như quá trình nhập – xuất nguyên vật liệu, quá trình pha chế và phục vụ. Bên cạnh đó, họ còn tiến hành theo dõi doanh thu của quán hàng ngày, tiến độ nhập hàng và là người có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

Để tìm ra người quản lý giỏi, bạn có thể đánh giá dựa vào các yếu tố sau:

• Nắm bắt tình hình quán, có kỹ năng quan sát và đánh giá vấn đề.
• Biết nhận ra điểm tốt, điểm chưa tốt và biết cách khắc phục.
• Có khả năng giao tiếp tốt và tạo động lực cho nhân viên.

Và để nắm bắt được những điều trên, bạn nên dành thời gian quan sát thông qua các tình huống cụ thể và khuyến khích người quản lý bày tỏ quan điểm cá nhân.

Đối với vị trí nhân viên phục vụ quán cafe

Với vị trí nhân viên phục vụ quán cafe, bạn không nên vì tiết kiệm chi phí mà bỏ qua bước đào tạo nhân viên. Bởi nhân viên phục vụ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, nên họ buộc phải có kỹ năng giao tiếp cơ bản, kỹ năng xử lý tình huống khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Khi tuyển dụng vị trí này, bạn nên ưu tiên những người khéo léo, có thái độ tốt và nét mặt ưa nhìn, cùng khả năng giao tiếp tốt bằng cách đưa ra một số tình huống cụ thể để xem họ xử lý như thế nào.

Đối với vị trí nhân viên pha chế

Nhân viên pha chế là người gián tiếp tiếp xúc với khách hàng thông qua đồ uống, nên việc lựa chọn một người có thể mang lại cho khách hàng hương vị cafe khó quên không hề dễ dàng. 

Để tuyển nhân viên thích hợp cho vị trí này, bạn không chỉ nhìn vào CV mà còn phải chọn những người có tính sáng tạo, kỹ lưỡng, sạch sẽ và có ý thức bảo vệ đồ đạc cho quán. Bạn có thể đặt thêm một số câu hỏi như về thói quen sinh hoạt hàng ngày của họ là gì, hoặc làm những bài test để hiểu hơn về tính cách của họ.

Đối với vị trí nhân viên order phục vụ quán cafe

Nhân viên order là người giữ vai trò quan trọng trong quy trình bán hàng của quán. Vì vậy, bạn nên chọn những người có trí nhớ tốt, có khả năng tương tác và biết tư vấn đồ uống phù hợp cho khách hàng.

Đối với vị trí nhân viên bảo vệ

Bảo vệ là người mà khách hàng của bạn sẽ tiếp xúc đầu tiên, một nhân viên bảo vệ có tác phong chuyên nghiệp sẽ là điểm cộng lớn giúp khách hàng có ấn tượng tốt về quán của bạn. Bạn có thể tham khảo các nhân viên bảo vệ được đào tạo tại các trung tâm chuyên nghiệp, vì tại các trung tâm sẽ nắm rõ quy trình làm việc, thái độ làm việc tốt và có cam kết đảm bảo từ doanh nghiệp.

Đào tạo và thường xuyên trao đổi với nhân viên

Với các nhân viên mới, bạn nên dành thời gian đào tạo về quy trình phục vụ, cách chào đón khách, cách order món và cách phục vụ nước,… Nếu bạn làm tốt giai đoạn đầu này, thì về sau bạn sẽ có một đội ngũ nhân viên chất lượng.

Với các nhân viên cũ, bạn cũng nên dành thời gian trao đổi với họ, tiếp nhận các ý kiến đóng góp từ họ trong quá trình làm việc. Đồng thời nhắc nhở họ khắc phục các lỗi sai để cùng nhau duy trì chất lượng phục vụ tốt nhất.

Lên kế hoạch thưởng, phạt rõ ràng

Để đánh giá nhân viên của quán, bạn có thể tự xây dựng các tiêu chuẩn như đi làm đúng giờ, thái độ trong công việc, thái độ với đồng nghiệp, hiệu quả công việc. Từ đó, cứ vào mỗi cuối tháng, bạn có thể đánh giá và đưa ra những mức thưởng, phạt xứng đáng.

Điều này vừa khuyến khích nhân viên, vừa răn đe khi nhân viên phạm lỗi. Như vậy vừa tạo động lực nhưng cũng vừa tạo áp lực để họ phấn đấu trong công việc. Giữ vững chất lượng phục vụ, đảm bảo mang đến trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Khéo léo xử lý các vấn đề phát sinh

Trong một tập thể, chắc chắn sẽ không tránh khỏi các mâu thuẫn, bất bình giữa các nhân viên với nhau. Lúc này, là chủ quán cafe – bạn cần có một phương án hợp lý đề giải quyết vấn đề phát sinh trên. 

Bạn có thể hẹn gặp các nhân viên đề cùng trao đổi, giải bày rõ ràng các khuất mắt và bất bình. Rồi phân xử, giải quyết các vấn đề trong hòa bình. Sau khi bạn đã trao đổi, lắng nghe và đưa ra quyết định, bạn cần cứng rắn và kiên quyết với quyết định mình đã đưa ra. Về phía nhân viên, họ cần tuân thủ theo nếu muốn tiếp tục gắn bó với quán của bạn.

Xem thêm: Tổng hợp những nội quy quán cafe để quản lý nhân viên hiệu quả

Tạo cơ hội giúp nhân viên phát huy khả năng sáng tạo

Sau một thời gian hoạt động, nếu quán cafe của bạn vẫn không có gì mới mẻ thì rất có thể khiến khách hàng nhanh chán, hoặc rơi vào nguy cơ họ rời đi không trở lại. Vì vậy, để quán cafe có những đổi mới thì bạn không nên bắt người khác phải nghe theo ý mình. Mà ngược lại, bạn nên khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến, nhất là đối với các nhân viên trẻ tuổi – đôi khi sự sáng tạo của họ sẽ khiến quán cafe của bạn thêm thành công và đạt được nguồn doanh thu vượt trội.

Tạo cơ hội cho nhân viên phục vụ quán cafe phát triển bản thân

Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển bản thân bằng cách khuyến khích họ tập đối mặt và xử lý các trường hợp khó để họ nâng cao kỹ năng giải quyết tình huống dần dần. Hoặc giao thêm các thử thách mới, ngoài các công việc họ làm hàng ngày để họ vừa trau dồi vừa có cơ hội va chạm với thực tế. 

Điều này không chỉ giúp họ nâng cấp khả năng phục vụ khách hàng, mà còn thấy rõ lộ trình thăng tiến khi được làm việc tại quán của bạn. Như vậy, các áp lực từ những vấn đề phát sinh sẽ được giảm bớt mà bạn cũng sẽ có được cho mình những cánh tay đắc lực trong kinh doanh.

Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân viên bán hàng phổ biến hiện nay

Ứng dụng công nghệ vào việc quản lý nhân viên phục vụ quán cafe

Thời đại công nghệ ngày càng phát triển, hầu hết các công việc ở đa dạng lĩnh vực đều đã có phần mềm quản lý hỗ trợ. Nhờ đó việc quản lý nhân viên phục vụ quán cafe cũng trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Trong đó, phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành F&B – GoF&B, không chỉ giúp bạn quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh của quán mà còn tích hợp tính năng quản lý nhân viên. Trong đó:

Ưu điểm của GoF&B

• Phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh như nhà hàng, quán cafe, quán ăn, quán bar,… từ online đến offline.
• Tối ưu quy trình quản lý giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và mang đến khách hàng phong cách phục vụ chuyên nghiệp.
• Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng, hỗ trợ ưu tiên xử lý tối đa tốc độ hệ thống trong giờ cao điểm, rút ngắn quy trình đặt hàng và nhận đơn.
• Giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng đăng tải cửa hàng và chỉnh sửa menu tùy ý.

GoF&B hoạt động mạnh mẽ trên cả ba nền tảng

Trên nền tảng POS

Hỗ trợ quản lý và cập nhật tình trạng bàn/khu vực nhanh chóng khi khách hàng có nhu cầu gọi thêm món. Các thông tin món sẽ được tự động chuyển đến bộ phận chế biến, tiến độ hoàn thành món ăn cũng được quản lý ngay tại bếp.

Khách hàng có thể gọi món tại quầy hoặc tại bàn, nhân viên phục vụ quán cafe sẽ ghi nhận yêu cầu bằng thiết bị cầm tay, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình phục vụ. Hỗ trợ đa dạng các phương thức thanh toán, cho phép việc tạo barcode, in hóa đơn dễ dàng để cho khách hàng xem xét và đối chiếu.

Trên nền tảng website

Với kho giao diện đa dạng, phù hợp với nhiều loại mô hình kinh doanh trong lĩnh vực F&B giúp bạn sở hữu một website bán hàng đẹp mắt. Kết hợp sử dụng bộ công cụ hỗ trợ marketing như: SEO, Blog, Google Analytics, Google Tag Manager,… Đưa website của bạn đạt thứ hạng cao trên Google.

Bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh màu sắc, logo, bố cục, các thành phần của website để có một giao diện web như ý muốn. Khách hàng của bạn có thể đặt bàn ngay trên website mà không cần phải đến tận quán, giúp bạn quản lý và sắp xếp bàn để phục vụ tốt nhất.

Trên nền tảng app bán hàng 

Giúp bạn thiết kế và sở hữu app bán hàng đa tiện ích, nhanh chóng tiếp cận lượng tín đồ ăn uống khổng lồ. Song song đó, bạn có thể thỏa sức tạo các chiến dịch tiếp thị như tích điểm, đổi điểm, tạo mã giảm giá, tạo giá bán sỉ, thông báo đẩy,… Nhằm tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thành công. 

Khi có nhu cầu đặt món, khách hàng chỉ cần thêm món vào giỏ hàng và tiến hành các bước đặt món, thanh toán. Ngoài ra, để kích thích hành vi mua sắm của khách hàng, đồng thời giữ chân khách hàng cũ thì nền tảng cung cấp tính năng khách hàng thân thiết.

Tính năng cho phép tạo nhiều cấp độ khách hàng và tích lũy điểm thưởng để đổi lấy khuyến mãi hoặc quà tặng, tùy theo điều kiện mà bạn thiết lập.

Tích hợp các tính năng quản lý hiện đại

• Quản lý cửa hàng/chi nhánh, hỗ trợ bạn theo dõi sát tình hình kinh doanh và hoạt động của quán cafe một cách chi tiết. Đảm bảo quá trình vận hành diễn ra thuận lợi.
• Quản lý sản phẩm, cho phép bạn quản lý sản phẩm theo nhiều phương thức, thuận tiện theo dõi tình trạng sản phẩm để phản hồi đến khách hàng nhanh chóng.
• Giảm sát và quản lý nhân viên cho phép bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động của từng nhân viên phục vụ quán cafe, hỗ trợ quản lý cả thời gian và năng suất làm việc của nhân viên cụ thể.
• Kiểm soát tồn kho giúp bạn theo dõi và quản lý tồn kho nguyên vật liệu chính xác, lên kế hoạch nhập hàng kịp thời và hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Quản lý khách hàng là nơi cho phép bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng. Từ các thông tin thu thập được, bạn có thể phân nhóm khách hàng để thực hiện các chiến lược bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng phù hợp.
• Quản lý đơn hàng giúp bạn nắm rõ toàn bộ thông tin và tình trạng đơn hàng để đảm bảo không bị sót bất kỳ đơn hàng nào của khách.
• Quản lý nhà cung cấp, không chỉ khách hàng – đơn hàng – sản phẩm, mà thông tin của các nhà cung cấp cũng có thể lưu trữ giúp bạn tối ưu quy trình nhập hàng và làm đa dạng nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực.

Một số tính năng khác hỗ trợ nhân viên phục vụ quán cafe

• Tạo khuyến mãi giúp bạn gia tăng nhận diện thương hiệu, tạo động lực cho khách hàng cũ quay lại quán và tăng thêm khách hàng mới.
• Tích hợp đa dạng các phương thức thanh toán, vận chuyển mang đến khách hàng sự tiện ích và giúp cho quy trình lên đơn, giao hàng diễn ra thuận lợi.
• Phân tích báo cáo hỗ trợ theo dõi, đo lường hiệu quả kinh doanh của quán cafe giúp bạn nắm được tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm cùng giải pháp quản lý nhân viên phục vụ quán cafe mà GoACADEMY đã tổng hợp đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích, giúp bạn có kế hoạch quản lý nhân viên hiệu quả để tạo ra doanh thu đột phá cho quán của mình. Đừng quên theo dõi các bài viết của GoACADEMY để liên tục cập nhật các thông tin mới nhất bạn nhé.