Câu chuyện kinh doanh

Tổng hợp những nội quy quán cafe để quản lý nhân viên hiệu quả

Để nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu suất phục vụ khách hàng của từng nhân viên thì đòi hỏi chủ kinh doanh phải chủ động trong việc quản lý nhân viên với các nội quy quán cafe chi tiết và chặt chẽ. Do đó, hãy đọc ngay những chia sẻ của GoSELL ngay trong bài viết này để biết thêm về vấn đề này bạn nhé!

Nội quy quán cafe là gì?

Nội quy quán cafe là văn bản mang tính bắt buộc với những vị trí nhân viên cụ thể trong quán cafe để đảm bảo tính kỷ luật và trật tự trong công việc. Các nội quy này được hiểu như là quy tắc ứng xử trong công việc và không trái với quy định của pháp luật. Khi nhân viên vi phạm nội quy của quán cafe, người quản lý có thể dựa trên quy định để có biện pháp xử phạt, kỷ luật lao động hợp lý.

Một mẫu nội quy quán cafe thông thường sẽ bao gồm những nội dung cơ bản như:

• Thời gian làm việc.
• Tác phong làm việc.
• Trật tự nơi làm việc.
• An toàn lao động.
• Bảo mật thông tin kinh doanh.
• Những hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý.

Lưu ý: Theo quy định tại Điều 118 Bộ Luật Lao động 2019 đối với quán cafe có hơn 10 nhân viên thì nội quy của quán phải được ban hành bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan lao động cấp tỉnh / thành phố.

Xem thêm: 13 kinh nghiệm mở quán cafe bạn cần biết nếu muốn thành công

Tại sao kinh doanh quán cafe cần phải có nội quy?

Việc xây dựng nội quy quán cafe không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước mà còn là quy tắc ứng xử chung và riêng để đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của từng bộ phận trong quán cafe như: Phục vụ, thu ngân, pha chế, bảo vệ,…

Chuyên môn hóa quá trình làm việc

Một bảng nội quy quán cafe cụ thể sẽ giúp cho nhân viên đảm bảo thực hiện đúng công việc của mình đúng với quy tắc đề ra. Đồng thời, một nội quy với chính sách thưởng phạt rõ ràng cũng được xem là động lực để nhân viên phát triển công việc của mình, nhờ đó hiệu suất làm việc và phục vụ khách hàng cũng được cải thiện tích cực hơn.

Giảm thiểu sai sót

Nội quy với nội dung thưởng phạt chi tiết sẽ là một lời nhắc nhở nhân viên hiệu quả khiến họ chú tâm vào làm việc, tránh được những sai sót không mong muốn để không vi phạm chính sách của nội quy để bị phạt.

Công bằng trong quản lý

Những trường hợp tị nạnh, đổ thừa nhau trong công việc sẽ bị hạn chế tối đa nếu có một bảng nội quy công việc chi tiết rõ ràng, đảm bảo tính công bằng, công tâm giữa các bộ phận nhân viên khác nhau.

Xem thêm: Quản lý nhân viên phục vụ quán cafe như thế nào để hiệu quả?

Xây dựng văn hóa nội bộ

Nội quy còn được xem là sợi dây liên kết các thành viên lại với nhau, nó giúp các thành viên nhanh chóng thích nghi và thống nhất cách làm việc cùng nhau để mang lại kết quả tốt nhất trong công việc.

Nội quy tiêu chuẩn của một quán cafe bao gồm những yếu tố nào?

Một bảng nội quy quán cafe tiêu chuẩn cho nhân viên quán cafe đầy đủ thường sẽ bao gồm các mục như sau:

Thời gian làm việc

Quán cafe sẽ có thời gian làm việc khá linh động, thông thường thời gian làm việc của nhân viên quán cafe sẽ được phân ra thành các ca làm việc phổ biến.

Thời gian làm việc của từng hình thức nhân viên

Thời gian làm việc của mỗi hình thức nhân viên của quán cafe sẽ được chia theo các ca làm việc phổ biến mà GoSELL chia sẻ như sau:

Nhân viên toàn thời gian:

• Ca sáng: 6h30 – 14h30.
• Ca chiều: 14h30 – 22h30.

Nhân viên bán thời gian:

• Ca sáng: 8h00 – 13h00.
• Ca giữa: 13h00 – 17h00.
• Theo ca tối: 17h00 – 22h30.

Nhân viên ca gãy (Đây là ca dành cho nhân viên tăng cường vào các thời điểm quán đông):

• Ca gãy 1: 10h00 – 15h00.
• Ca gãy 2: 18h00 – 22h30.

Khó khăn khi quản lý thời gian việc của nhân viên

Để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên có đúng theo nội quy quán hay không, bạn có thể đầu tư thêm chi phí cho máy chấm công, tuy nhiên máy chấm công còn nhiều khuyết điểm ở việc hay bị lỗi, khiến nhân viên phải mất thời gian chấm công nhiều lần và vào trễ ca làm việc. Cách tối ưu nhất đó là bạn nên lựa chọn nền tảng hỗ trợ bán hàng có tích hợp tiện ích ghi nhận thời gian vào làm và tan ca của nhân viên cụ thể khi họ đăng nhập tài khoản nhân viên của mình để làm việc. Và GoF&B chính là một gợi ý hoàn toàn phù hợp ngay lúc này!

Quản lý thời gian việc của nhân viên hiệu quả với GoF&B

GoF&B là nền tảng quản lý bán hàng chuyên nghiệp cho ngành F&B với đa dạng các giải pháp và tính năng hữu ích, mang đến cho chủ quán cafe khả năng kiểm soát và theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên (giờ tan ca, giờ vào ca) ở tất cả chi nhánh với thông tin cụ thể (tên nhân viên, doanh thu, phương thức thanh toán, đơn hàng đã hủy) một cách chính xác theo từng ngày cụ thể, hạn chế tình trạng thiếu công thường gặp ở máy chấm công.

Ngày nghỉ của nhân viên

Vì tính chất kinh doanh ngành F&B nên ngày nghỉ của nhân viên quán cafe sẽ có các quy định riêng cơ bản như sau:

• Ngày nghỉ: Do quán cafe thuộc loại hình dịch vụ F&B nên cuối tuần là thời điểm “bội thu”, do đó thường nhân viên sẽ làm việc cả cuối tuần và có lịch nghỉ 01 ngày luân phiên vào các ngày trong tuần.
• Nghỉ ốm: Nhân viên khi bị ốm không đi làm được phải có nghĩa vụ liên hệ với quản lý trước 3 tiếng vào ca để quản lý sắp xếp nhân sự. Nếu không thông báo trước sẽ bị đánh dấu là “noshow” trừ vào khoản thưởng trong tháng.
• Nghỉ lễ: Quán cafe thường sẽ không được nghỉ lễ theo lịch nghỉ chung vì đây là thời điểm có lượng khách hàng cao nhất trong năm, do đó nhân sự đi làm vào ngày nghỉ lễ sẽ được trả 300% so với mức lương làm việc thông thường.

Tác phong làm việc

Trong quá trình làm việc trong quán cafe, nhân viên phải tuân thủ các quy định về tác phong như sau:

Trang phục làm việc

Nhân viên quán cafe đều phải mặc đồng phục theo quy định của quán để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho quán và lan tỏa thương hiệu quán cafe hiệu quả. Bên cạnh đó, nhân viên phải điều chỉnh sao cho trang phục, tóc tai gọn gàng, không xịt nước hoa quá đậm với vệ sinh cá nhân sạch sẽ.

Thái độ làm việc trong quán cafe

Nhân viên quán cafe luôn phải giữ thái độ nhiệt tình, cởi mở và thân thiện nhất trong suốt quá trình khách hàng trải nghiệm tại quán, để mang lại cho khách hàng cảm giác thoải mái và sự hài lòng tốt nhất.

Đồng thời, nhân viên phải tập trung vào công việc của mình trong suốt quá trình làm việc, không được lơ là, làm việc riêng hay tự ý rời khỏi vị trí mà không xin phép.

Bảo quản tài sản chung của quán cafe

Tài sản chung của quán cafe bao gồm các nguyên vật liệu pha chế, các trang thiết bị trong quán cafe,… được sắm sửa trong quá trình phục vụ và kinh doanh cửa hàng. Nhân viên quán có trách nhiệm bảo vệ tài sản chung, tránh làm hư hỏng, hao hụt tài sản.

Và nguyên vật liệu được xem là tài sản quan trọng của quán cafe, để đảm bảo số lượng nguyên liệu để pha chế thức uống cho khách hàng, tránh việc nhân viên gian lận và sai sót trong quá trình kinh doanh. Do đó, bạn cần phải đầu tư một phần mềm quản lý nguyên vật liệu thông minh như GoF&B để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác, linh động mọi lúc mọi nơi.

Với GoF&B chủ quán cafe sẽ dễ dàng quản lý nguyên vật liệu pha chế theo từng định lượng cụ thể với khả năng khấu trừ kho hàng nguyên vật liệu tự động ngay khi hoàn tất đơn, giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát tình trạng nguyên vật liệu, hạn chế việc thiếu hụt hay thừa nguyên vật liệu, nhờ đó chủ quán chủ động nhập nguyên vật liệu kịp thời để phục vụ cho thực khách, ngăn chặn nhân viên gian lận và thất thoát hàng hóa.

Bào mật thông tin quán cafe

Các thông tin về quán cafe như khách hàng, đơn hàng, nhà cung cấp, doanh số hay các công thức pha chế đều là các thông tin bảo mật của quán. Vì vậy, nhân viên cần phải đảm bảo bí mật về các thông tin mật của quán, không được sử dụng các thông tin mật để trục lợi cá nhân, gây thất thoát cho quán.

Nội dung nghiêm cấm nhân viên tiết lộ

Thông tin nội quy nhân viên quán cafe cần có các nội dung nghiêm cấm nhân viên tiết lộ:

• Những tài liệu về các đơn hàng, sản phẩm của quán.
• Thông tin về các khoản thu, khoản chi trong quán.
• Tài liệu quy trình vận hành, triển khai hoạt động của quán cafe.
• Quy trình, công thức pha chế đồ ăn, đồ uống.
• Thông tin khách hàng của quán cafe.
• Các thông tin chi tiết về nguồn nhập hàng, nhà cung cấp.

Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế việc nhân viên làm “rò rỉ” các thông tin bảo mật này nhờ vào phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành F&B như GoF&B, cho phép chủ quán quản lý đồng bộ với khả năng phân quyền cho từng nhân viên với quyền hạn cụ thể, bảo mật thông tin quán cafe hiệu quả.

Bảo mật thông tin quán cafe với GoF&B

Sử dụng nền tảng GoF&B bạn sẽ có thể tự quản lý thông tin quán cafe với bảo mật cao mà không cần phải tiết lộ quá nhiều thông tin cho nhân viên, hạn chế việc “rò rỉ” thông tin bảo mật của quán.

GoF&B hỗ trợ quản lý đồng bộ các thông tin cần bảo mật của quán cafe như quy trình lên đơn, thông tin đơn hàng, món ăn, khách hàng, nhà cung cấp và doanh thu một cách chuyên nghiệp với độ bảo mật chắc chắn trên một hệ thống duy nhất:

• Quy trình lên đơn khép kín chuyên nghiệp với chất lượng phục vụ tốt nhất.
• Quản lý đơn hàng với thông tin và tình trạng của đơn hàng chi tiết.
• Kiểm soát món ăn theo công thức nguyên vật liệu cùng định lượng chính xác.
• Quản lý thông tin khách hàng đa kênh, đa chi nhánh trong hệ thống CRM.
• Quản lý chi tiết thông tin nhà cung cấp với lịch sử nhập hàng được lưu trữ đầy đủ.
• Phân tích báo cáo doanh thu, lợi nhuận của quán với thống kê chi tiết, chính xác và trực quan.

Bên cạnh đó, GoF&B còn cho phép chủ quán cafe phân quyền cho từng nhân viên cụ thể (quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý khu vực order,…) theo chi nhánh phụ trách, giúp đảm bảo quy trình quản lý hiệu quả và mang tính bảo mật cao.

Xử lý khi nhân viên vi phạm

Chủ quán cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng trong nội quy quán cafe để động viên nhân viên làm việc và xử lý nhân viên vi phạm. Tùy theo mức độ nghiêm trọng mà bạn có thể đánh giá vi phạm để xử phạt phù hợp.

Nội dung xử phạt vi phạm phổ biến thường được các quán cafe áp dụng như sau:

• Lần đầu: Nhắc nhở nhân viên vi phạm.
• Lần hai: Gửi cảnh cáo đến nhân viên vi phạm lần 2.
• Với lần ba: Cho thôi việc.

Các hình thức khen thưởng cho những nhân viên xuất sắc có thể thưởng bằng tiền mặt, tuyên dương trong tập thể, voucher sử dụng sản phẩm của quán,… Tùy theo điều kiện và nhu cầu của chủ quán.

Và để đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên làm cơ sở khen thưởng, xử phạt đúng đắn và công tâm, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm GoF&B để theo dõi, ghi nhận hoạt động của từng nhân viên tại nhiều chi nhánh khác nhau với doanh thu bán hàng và thời gian vào ca, tan ca cụ thể ngay tại màn hình quản trị duy nhất của GoF&B.

Đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động

Nhân viên cần phải đảm bảo vệ sinh khu vực làm việc của mình, sắp xếp các dụng cụ, nguyên vật liệu sao cho thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo được an toàn cho bản thân mình và những đồng nghiệp khác. Nhân viên pha chế không được để móng tay quá dài hay sơn móng tay. Bên cạnh đó, nhà vệ sinh của quán phải được vệ sinh thường xuyên, đảm bảo trạng thái sạch sẽ thơm tho.

Cần tổng vệ sinh quán định kỳ sắp xếp các vật liệu, dụng cụ và kiểm tra các nguyên vật liệu pha chế về chất lượng, hạn sử dụng, không phục vụ khách hàng những nguyên vật liệu hư hỏng hay hết hạn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Bên cạnh đó, nhân viên không được hút thuốc trong quán và phải có kiến thức về phòng cháy chữa cháy với các trang thiết bị chữa cháy được bảo quản thường xuyên.

Kết luận

Nội quy là điều vô cùng cần thiết để vận hành một quán cafe hiệu quả, chuyên nghiệp và với những chia sẻ trên chắc hẳn bạn đã biết cách xây dựng một bảng nội quy quán cafe tiêu chuẩn cho nhân viên quán cafe của mình như thế nào rồi đấy. Mong rằng việc kinh doanh quán cafe của bạn sẽ đạt thành công nhanh chóng và đừng quên chọn GoF&B để đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình kinh doanh phát triển quán cafe nhé!