Câu chuyện kinh doanh

Quy trình chuẩn bị và tổ chức soft opening trong ngày khai trương

Soft opening là một giai đoạn quan trọng trong quá trình khởi động một doanh nghiệp mới hoặc mở rộng một cơ sở kinh doanh hiện có. Đây là một cơ hội để tạo dựng lòng tin và tiếp xúc với khách hàng tiềm năng trước khi mở cửa chính thức. Tuy nhiên, để thành công trong việc tổ chức một soft opening, bạn cần phải có một quy trình chuẩn bị và tổ chức kỹ lưỡng. Trong bài viết này, GoSELL sẽ cùng bạn tìm hiểu về quy trình chuẩn bị và tổ chức soft opening trong ngày khai trương.

Soft opening thật ra là gì?

Soft opening là một thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh và du lịch để chỉ giai đoạn mở cửa thử nghiệm hoặc mở cửa một phần của một doanh nghiệp, cửa hàng, nhà hàng, khách sạn hoặc một dự án mới trước khi mở cửa chính thức cho công chúng.

Trong quá trình soft opening diễn ra, các doanh nghiệp sẽ cho phép một số khách hàng hoặc nhóm khách hàng nhất định trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ hoặc cơ sở vật chất của mình. Mục tiêu của soft opening là để kiểm tra, hiệu chỉnh và nâng cao hoạt động kinh doanh trước khi mở cửa cho tất cả mọi người.

Vì sao các chủ doanh nghiệp cần triển khai soft opening?

Trong giai đoạn triển khai soft opening, doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược tiếp thị nhằm thu hút khách hàng tiềm năng, thu thập thông tin phản hồi và xây dựng lòng tin từ khách hàng. Đồng thời, soft opening cũng cho phép nhân viên nhận được huấn luyện thêm và làm quen với hoạt động thực tế trước khi doanh nghiệp hoạt động đầy đủ.

Thường thì, soft opening diễn ra trong một thời gian giới hạn, và chỉ mời một số lượng nhỏ khách hàng hoặc khách mời đặc biệt tham gia. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào việc cải thiện quy trình hoạt động và tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trước khi mở cửa chính thức.

Vì vậy, soft opening là giai đoạn mở cửa thử nghiệm trước khi doanh nghiệp hoạt động chính thức. Nó mang lại lợi ích trong việc đánh giá, điều chỉnh và cải thiện hoạt động kinh doanh, thu thập phản hồi từ khách hàng và tạo dựng lòng tin trước khi mở cửa chính thức cho công chúng.

Quy trình hoàn chỉnh để tổ chức buổi soft opening hoàn hảo 

Nghiên cứu và lựa chọn địa điểm

Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu và lựa chọn một địa điểm phù hợp cho soft opening. Điều này có thể là cửa hàng, nhà hàng, khách sạn hoặc bất kỳ không gian nào liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng địa điểm được chọn đáp ứng đủ các yêu cầu và tiện nghi cần thiết cho sự kiện.

Vì vậy, cần thiết lập một quy trình nghiên cứu và lựa chọn địa điểm cho buổi soft opening là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một quy trình cơ bản để thực hiện nghiên cứu và lựa chọn địa điểm cho buổi soft opening:

Quy trình 

• Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định mục tiêu của buổi soft opening. Cần hiểu rõ về khách hàng mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và mục đích chính của sự kiện. Điều này sẽ giúp hạn chế phạm vi tìm kiếm và tập trung vào những địa điểm phù hợp.
• Đánh giá vị trí chiến lược: Xem xét các yếu tố quan trọng như vị trí địa lý, tiếp cận giao thông, tập trung dân cư, tiềm năng khách hàng, cạnh tranh trong khu vực và tiện ích xung quanh. Vị trí nên thuận lợi cho khách hàng tiềm năng đến tham gia buổi soft opening và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quảng bá và tiếp thị.
• Nghiên cứu thị trường: Tiến hành nghiên cứu thị trường để tìm hiểu về các địa điểm tiềm năng. Khảo sát về khách hàng tiềm năng, các đối thủ cạnh tranh, xu hướng và yêu cầu của thị trường sẽ giúp bạn định hình được nhu cầu của khách hàng và xác định địa điểm phù hợp.
• Tham quan và kiểm tra: Sau khi xác định danh sách địa điểm tiềm năng, lên kế hoạch để tham quan và kiểm tra trực tiếp sẽ giúp bạn đánh giá các yếu tố như diện tích, bố trí không gian, trạng thái kỹ thuật, trang thiết bị, sự thoải mái và phù hợp cho buổi soft opening.
• Đánh giá chi phí và ngân sách: Xem xét chi phí thuê địa điểm, phí hoạt động, cũng như các yếu tố khác như bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Đảm bảo rằng lựa chọn của bạn phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Trước khi khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

Lên kế hoạch và tiếp thị

Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng mà bạn muốn tiếp cận trong soft opening. Lên kế hoạch các hoạt động tiếp thị như quảng cáo trên mạng xã hội, gửi thư mời qua email, tạo ra một trang web đặc biệt cho sự kiện, và các hoạt động PR khác để thu hút sự chú ý và tạo sự hào hứng cho ngày khai trương.

Để lên kế hoạch và tiếp thị cho buổi soft opening, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Xác định mục tiêu

Đầu tiên, xác định mục tiêu của buổi soft opening. Bạn cần biết rõ mục đích của sự kiện này, liệu bạn muốn tạo dựng thương hiệu, thu hút khách hàng mới, tạo sự chú ý trong cộng đồng, hay mục tiêu khác.

Đối tượng khách hàng

Xác định đối tượng khách hàng mà bạn muốn tiếp cận trong buổi soft opening. Nắm bắt thông tin về đặc điểm và sở thích của khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn định hình chiến lược tiếp thị hiệu quả.

Tham khảo thêm: Gợi ý những món quà tặng khai trương trong kinh doanh ý nghĩa

Kế hoạch quảng cáo và tiếp thị 

Xác định các phương tiện quảng cáo và tiếp thị phù hợp để thông báo về buổi soft opening. Các phương tiện tiếp thị có thể bao gồm quảng cáo trên mạng xã hội, email marketing, tin tức địa phương, bài viết trên blog hoặc trang web của bạn, quảng cáo trên đài phát thanh hoặc truyền hình địa phương, v.v.

Tạo ra một trang web hoặc trang đặc biệt dành riêng cho buổi soft opening. Đảm bảo rằng nó cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, địa điểm, thời gian và cách thức đăng ký hoặc tham gia. Trang web này cũng có thể chứa các ưu đãi đặc biệt, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ và tạo hứng thú cho khách hàng.

Sử dụng mạng xã hội 

Mạng xã hội là một công cụ tiếp thị mạnh mẽ. Tận dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter để chia sẻ thông tin về buổi soft opening, tạo bài đăng, hình ảnh hoặc video liên quan và sử dụng hashtag phù hợp để thu hút sự chú ý.

Gửi thư mời và email marketing

Gửi thư mời qua email hoặc thư trực tiếp đến khách hàng tiềm năng. Tạo một thư mời hấp dẫn, chứa thông tin về sự kiện, lợi ích tham gia và cách đăng ký. Đảm bảo rằng thư mời gửi đến đúng đối tượng khách hàng mà bạn muốn mời tham dự.

Tạo hình ảnh và nội dung hấp dẫn

Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu tiếp thị, bài viết, hình ảnh và video liên quan đến buổi soft opening đều hấp dẫn và chuyên nghiệp. Sử dụng nội dung sáng tạo và hình ảnh thu hút để tạo sự hứng thú và ấn tượng với khách hàng.

Hoạt động PR

Tận dụng các hoạt động PR như viết bài báo trên báo chí địa phương, tham gia phỏng vấn truyền thông, tạo quan hệ tốt với blogger hoặc influencer địa phương để tăng cường sự nhận thức về buổi soft opening.

Theo dõi và đánh giá

Theo dõi và đánh giá hiệu quả của chiến dịch tiếp thị. Sử dụng các công cụ phân tích để đo lường lưu lượng trang web, tương tác trên mạng xã hội, tỷ lệ chuyển đổi và phản hồi từ khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả của chiến dịch và điều chỉnh nếu cần thiết.

Chuẩn bị nhân sự

Bạn cần đảm bảo rằng bạn có đủ nhân sự để phục vụ khách hàng trong ngày khai trương. Đào tạo nhân viên về sản phẩm, dịch vụ và quy trình là một phần không thể thiếu để đảm bảo chất lượng phục vụ và sự chuyên nghiệp trong buổi soft opening. Trước khi ngày khai trương, cung cấp cho nhân viên một khóa đào tạo để giúp họ hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đào tạo này có thể bao gồm thông tin về các tính năng và lợi ích của sản phẩm, quy trình phục vụ khách hàng, và các tiêu chuẩn chất lượng mà bạn muốn nhân viên tuân thủ.

Bằng cách đào tạo và chuẩn bị nhân viên một cách kỹ lưỡng, bạn đảm bảo rằng buổi soft opening diễn ra với sự chuyên nghiệp và chất lượng phục vụ cao. Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, từ việc giới thiệu sản phẩm đến xử lý thắc mắc và yêu cầu từ khách hàng.

Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ nhân sự và họ cần phải được đào tạo về sản phẩm/ dịch vụ cũng như quy trình một các kĩ lưỡng, chi tiết. Đây là hai yếu tố quan trọng trong quy trình chuẩn bị và tổ chức buổi soft opening mà bạn cần lưu ý. Điều này đảm bảo chất lượng phục vụ và sự chuyên nghiệp trong sự kiện, góp phần vào thành công của buổi khai trương và tạo dựng lòng tin từ khách hàng.

Tạo ra trải nghiệm đặc biệt

Soft opening là cơ hội để thử nghiệm và ghi nhận phản hồi từ khách hàng. Tạo ra một trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng trong ngày khai trương bằng cách cung cấp ưu đãi độc quyền, quà tặng, hoặc dịch vụ miễn phí. Điều này không chỉ thu hút khách hàng, mà còn giúp bạn thu thập thông tin phản hồi quan trọng từ khách hàng để cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn trong tương lai.

Tổ chức một buổi soft opening chuyên nghiệp và có kế hoạch sẽ giúp bạn tạo một bước khởi đầu thành công cho doanh nghiệp mới của mình. Qua việc tạo trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng và thu thập phản hồi quan trọng, bạn có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp của mình theo hướng tốt nhất.

Tạo không gian trưng bày

Tạo ra một không gian trưng bày hấp dẫn và chuyên nghiệp để trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong soft opening. Đảm bảo rằng không gian được thiết kế một cách hợp lý và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Để tạo ra một không gian trưng bày hấp dẫn và chuyên nghiệp trong buổi soft opening, có một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

Thiết kế không gian

Chọn màu sắc, hình ảnh và trang trí sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động của bạn. Sử dụng ánh sáng và không gian một cách thông minh để tạo ra một không gian thu hút sự chú ý và tạo nên sự ấn tượng.

Hiển thị sản phẩm và dịch vụ

Đặt sản phẩm và dịch vụ của bạn vào trung tâm chú ý. Tạo ra các khu vực trưng bày đẹp mắt và có tổ chức để khách hàng có thể khám phá và tìm hiểu về sản phẩm của bạn một cách dễ dàng. Sử dụng bảng mô phỏng, màn hình video hoặc các tài liệu trực quan để giới thiệu và giải thích về sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Tạo trải nghiệm tương tác

Để thu hút sự chú ý và tạo sự tham gia từ khách hàng, hãy cân nhắc tạo ra các trải nghiệm tương tác. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các buổi thử nghiệm sản phẩm, trò chơi hoặc hoạt động liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của bạn. 

Tạo không gian thân thiện và thoải mái

Đảm bảo rằng không gian trưng bày tạo cảm giác thân thiện và thoải mái cho khách hàng. Cung cấp không gian ngồi, khu vực nghỉ ngơi hoặc khu vực thư giãn để khách hàng có thể dễ dàng nghỉ ngơi và trò chuyện.

Thương hiệu hóa không gian

Sử dụng các yếu tố thương hiệu để tạo nên sự nhận diện và liên kết với khách hàng. Đảm bảo rằng logo, slogan và thông điệp thương hiệu của bạn xuất hiện rõ ràng trong không gian trưng bày. 

Thu thập thông tin và đánh giá

Trong suốt quá trình soft opening, hãy thu thập thông tin và đánh giá từ khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm của họ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp của bạn và tạo ra các cải tiến cần thiết.

Triển khai buổi soft opening dễ dàng hơn cùng GoSELL

Để hỗ trợ bạn thực hiện các bước trong quy trình trên một cách dễ dàng, GoSELL xin được giới thiệu đến bạn những tính năng đặc biệt sau đây để bạn có được một buổi soft opening như ý:

Tính năng CRM của GoSELL

GoSELL cung cấp cho bạn tính năng quản lý, lưu trữ dữ liệu và thông tin của khách hàng một cách chi tiết. Nhờ vào tính năng này, sau khi thu thập được các thông tin khách hàng từ các kênh khác nhau, bạn sẽ dễ dàng phân nhóm họ, nhằm đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất cứ đối tượng mục tiêu tiềm năng nào. Từ đó phục vụ cho các hoạt động chăm sóc khách hàng, cũng như hỗ trợ giúp các chiến dịch marketing/ remarketing cho buổi soft opening thật hiệu quả bằng cách gửi thông điệp đến đúng đối tượng bạn muốn hướng tới. Thu hút họ đến với buổi sự kiện để tham gia các hoạt động nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy hành vi mua hàng ngay tại đó.

Các tính năng hỗ trợ quảng bá

• Tạo landing page: tính năng được tích hợp để bạn có thể tạo các landing pages có thể hiển thị mọi thông tin chi tiết về buổi sự kiện đến khách hàng. Đồng thời, bạn có thể thu thập thông tin của họ bằng các dẫn dắt họ điền vào những biểu mẫu theo ý của bạn muốn.
• Email marketing: bạn có thể gửi thông điệp về buổi soft opening đến đúng đối tượng khách hàng mà bạn muốn nhắm đến để mời gọi đến tham dự và gia tăng độ nhận diện thương hiệu. 
• Facebook Pixel: hỗ trợ bạn đo lường hiệu suất quảng cáo, thu thập thông tin khách hàng để từ đó bạn có thể khởi tạo chạy quảng cáo nhắm đến đúng đối tượng. Khi đó, bạn có thể khởi tạo các chiến dịch remarketing để nhắc nhở khách hàng về buổi soft opening của mình.
• Tạo mã giảm giá: bạn có thể kích cầu mua sắm với tính năng này bằng cách tạo các mã giảm giá và dùng chúng để thu hút khách hàng đến buổi soft opening. Sau đó, khiến họ quay trở lại để tiếp tục sử dụng những mã giảm giá đó.
• Thông báo đẩy: gửi thông báo đẩy để tiếp cận và gửi thư mời khách hàng tham gia một cách đơn giản, hiệu quả.
• Blogs: hỗ trợ xây dựng nội dung hấp dẫn bằng cách viết các bài blogs để có thể vừa quảng bá buổi soft opening của bạn, vừa quảng bá website bán hàng và đưa website lên top Google tìm kiếm khi kết hợp với tính năng SEO.

Các sản phẩm hỗ trợ bạn sau buổi soft opening để việc vận hành được suôn sẻ

GoSELL là giải pháp công nghệ toàn diện trong thời đại chuyển số như hiện nay cung cấp cho bạn bộ công cụ hữu dụng để mong bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình sau khi buổi soft opening diễn ra.

• GoWEB: Phần mềm hỗ trợ xây dựng website bán hàng TMĐT chuẩn SEO lên top Google.
• GoAPP: Thiết kế app bán hàng online chuyên nghiệp để thúc đẩy doanh số từ nguồn khách hàng thân thiết, tăng nhận diện thương hiệu.
• GoPOS: Tối ưu quy trình bán hàng tại quầy POS có tích hợp máy in hóa đơn và cổng thanh toán.
• GoLEAD: Tiếp cận và thu hút nhiều khách hàng bằng cách tạo landing page để thu thập thông tin khách hàng, gia tăng cơ hội chốt sales.
• GoCALL: Xây dựng đội ngũ telesales đông đảo, chuyên nghiệp để mở rộng quy mô bán hàng.
• GoSOCIAL: Khai thác tiềm năng bán hàng thông qua việc quản lý, kết nối bán hàng trên nền tảng mạng xã hội là Facebook và Zalo. 

Tổng kết

Trên đây là quy trình chuẩn bị và tổ chức soft opening trong ngày khai trương. Bằng cách tiến hành các bước trên một cách cẩn thận và có kế hoạch, bạn có thể tạo ra một sự kiện soft opening thành công, thu hút khách hàng và tạo dựng một cộng đồng ủng hộ cho doanh nghiệp của bạn.