Công cụ

4 Nguyên tắc quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp

Bạn là một nhà kinh doanh và đã đầu tư rất kỹ lưỡng các bước Marketing, Sales để chốt được đơn hàng với khách. Nhưng bạn có biết rằng, sự thành bại của việc mua bán phụ thuộc rất nhiều vào quá trình hậu mãi. Chăm sóc tốt khách hàng sau khi họ chốt đơn, mua hàng sẽ giúp họ có cảm nhận tốt về doanh nghiệp, tiếp tục quay lại mua hàng và thậm chí giới thiệu cho nhiều người khác. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị chu đáo, chuyên nghiệp ngay từ bước nhận được đơn hàng từ khách. Quản lý đơn hàng là quy trình tất yếu. Nhận ra được tầm quan trọng và đầu tư đúng mực cho nó sẽ giúp việc kinh doanh mua bán của bạn thành công hơn.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quá trình bao gồm nhiều bước trung gian và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Khi bạn tiếp nhận được đơn hàng của khách, bạn cần xác nhận xem các thông tin về mặt hàng có chính xác không, mặt hàng đó còn tồn kho không. Nếu sai thông tin hay hết hàng, bạn sẽ phải cần thêm một bước xác nhận lại với khách hàng, và sau đó tiếp nhận một đơn hàng mới.

Khi sản phẩm đã sẵn sàng để đóng gói và giao đến cho khách, bạn sẽ tự vận chuyển hay thông qua một đơn vị vận chuyển trung gian? Trong thời gian chờ đợi hàng được giao bạn có thể theo dõi tiến độ như thế nào? Có lưu ý nào với shipper (người giao hàng) về sản phẩm (hàng dễ vỡ, cần nhẹ tay) hay quy trình giao hàng không (thái độ, thủ tục,…)?

Liên quan và cần chuyển giao thông tin đến nhiều bộ phận sẽ làm tỷ lệ nhầm lẫn, sai sót tăng cao, đặc biệt là nếu toàn bộ quá trình trên được quản lý thủ công. Không những vậy còn tốn nhiều thời gian và có thể để khách hàng chờ lâu. Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn quản lý những việc đó. Vậy khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần lưu ý những nguyên tắc nào?

Xem thêm: Tại sao quản lý đơn hàng lại quan trọng cho doanh nghiệp?

4 nguyên tắc cần biết trong quản lý đơn hàng

Nhập dữ liệu cho đơn hàng 1 lần duy nhất

Càng ít thao tác rủi ro sai sót sẽ càng giảm. Nhờ những ứng dụng công nghệ trong bán hàng, chúng ta hoàn toàn không cần phải nhập đi nhập lại thông tin đơn hàng mà vẫn có thể chuyển giao cho tất cả bộ phận liên quan. 

Tại điểm bán hàng, một khi nhân viên quét mã vạch thì mọi thông tin sản phẩm bao gồm cả giá cả đều có sẵn, một vài thông tin khác như thông tin về khách hàng, địa điểm giao hàng, lưu ý về thời gian giao, lắp đặt, … có thể cần nhập thêm. Nếu bạn đang kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (bán hàng trên Shopee, Lazada, Tiki, Sendo), thì mọi thông tin đều được hệ thống ghi nhận tự động. Và như vậy bạn đã có một đơn hàng hoàn chỉnh. Hãy lưu lại và chuyển cho các bộ phận liên quan mà không cần nhập đi nhập lại hay điều chỉnh gì thêm, các phần mềm quản lý sẽ tự động cập nhật tiến trình cho bạn.

Xem thêm bài viết về: Giải pháp quản lý đơn hàng trên sàn thương mại điện tử

Theo dõi tình hình tồn kho hàng hóa

Vấn đề tồn kho không nên bị xem nhẹ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng, giao hàng của bạn. Hãy kiểm tra số lượng các mặt hàng thường xuyên, để đảm bảo đủ phục vụ cho khách ngay khi có đơn. Không nên để khách hàng đợi lâu. Bạn có thể xem xét nhu cầu, sở thích của từng mặt hàng để lên kế hoạch tồn kho phù hợp. Đặc biệt, nếu bạn đang kinh doanh thực phẩm, hãy nhớ kiểm tra tình trạng, hạn sử dụng thường xuyên. 

Chắc hẳn sẽ không ai hài lòng khi mặt hàng mình chọn bị báo hết hàng. Hay tệ hơn, thực phẩm bị hết hạn và gây vấn đề nghiêm trọng cho sức khỏe khách hàng. Đừng để bao nhiêu công sức lôi kéo khách hàng đến với doanh nghiệp mình trở nên lãng phí. Hãy thật cẩn trọng trong việc quản lý kho hàng. Bạn có thể dùng phần mềm quản lý kho để có thể theo dõi sát sao hơn, hoặc một phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp quản lý kho cũng là một lựa chọn không tồi.

Theo dõi tình trạng vận chuyển đơn hàng

Vận chuyển đang là vấn đề được nhiều người quan tâm. Đi cùng xu hướng mua sắm online ngày càng tăng, các đơn vị vận chuyển cũng ra đời ngày càng nhiều. Việc lựa chọn đối tác giao hàng rất quan trọng, vì họ thật ra chính là bộ mặt đại diện cho bạn. Khi mua hàng trực tuyến, khách hàng có thể không biết bạn là ai, người họ gặp trực tiếp chính là shipper.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn một đối tác giao hàng. Chủ yếu là: uy tín, giá cả, chuyên nghiệp, thái độ, quy trình, thủ tục, … Cho dù bạn chọn đơn vị giao hàng nào, hãy nhớ thường xuyên tra cứu đơn hàng để nắm bắt tình trạng hàng hóa của mình. Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển gây phiền toái, thậm chí làm phật lòng khách hàng. Hãy làm việc kỹ với đối tác giao hàng, và theo dõi sát quá trình vận chuyển để đảm bảo hàng hóa đến được tay khách hàng nhanh và tốt nhất.

Xem thêm: Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online

Theo dõi quá trình đánh giá và phản hồi của khách hàng

Không phải 100% khách hàng đều sẽ đánh giá đơn hàng, nhưng bạn có thể kỳ vọng tỷ lệ khoảng 10-20%. Hãy theo dõi các đánh giá và phản hồi của các khách hàng để kịp thời giải quyết khi có vấn đề. Đừng để những đánh giá 1 sao cùng những lời bình luận tiêu cực tồn tại lâu mà không có một hồi âm nào. 

Trong thời đại bùng nổ thương mại điện tử, mua sắm online mà không thể thấy tận mắt sờ tận tay các sản phẩm, việc xem xét những đánh giá của những người mua trước đóng vai trò then chốt khi quyết định mua hàng. Đơn hàng của bạn có thật sự thành công chinh phục được khách hàng hay không, cần phải theo dõi cả bước này mới nắm chắt được. 

Sau khi giao hàng thành công, nếu bạn vẫn tiếp tục theo sát chăm sóc khách hàng, phản hồi ngay khi khách hàng có vấn đề, chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng tốt và giúp khách hàng nhớ đến bạn lâu hơn. Bạn cũng có thể có được nhiều khách hàng trung thành hơn. 

Phần mềm quản lý bán hàng toàn diện

Quản lý đơn hàng bao gồm nhiều quá trình và cần sự phối hợp của nhiều đơn vị, vậy làm sao để quản lý chúng tốt nhất? Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đa tính năng, ví dụ như GoSELL có thể giúp bạn theo dõi tất cả tiến trình trên cùng một ứng dụng.

• Tích hợp omnichannel, quản lý đơn hàng trên nhiều kênh TMĐT như GoMUA, Shopee, Lazada, Tiki, Sendo.
• GoPOS hỗ trợ in mã vạch sản phẩm, tính tiền, tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng. Thông tin được đồng bộ và thống nhất nên rủi ro sai sót được giảm đến mức tối thiểu.
• Tính năng quản lý kho hàng: giúp bạn kiểm soát dễ dàng sản phẩm trong kho, gồm nhiều thông tin như thống kê số lượng, quản lý xuất nhập kho, …
• Vận chuyển: có thể theo dõi quá trình vận chuyển của các đối tác trên cùng một hệ thống, giúp việc quản lý, theo dõi và xử lý vấn đề đơn giản và nhanh chóng hơn.
• Đánh giá sản phẩm: theo dõi được đánh giá của khách hàng về sản phẩm, đơn hàng của mình, kịp thời xử lý và chăm sóc khách hàng nếu có vấn đề.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là một bước tiến công nghệ dành cho những người bán hàng online. Dễ sử dụng và dễ quản lý sẽ là tiền đề cho công cuộc kinh doanh thuận lợi và giúp bạn bán hàng nhiều hơn.