Câu chuyện kinh doanh
Xuất kho là gì? Quy trình hàng hóa xuất kho chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp
Kiểm soát xuất kho nói riêng và quản lý hàng tồn kho nói chung là một trong những hoạt động cần thiết để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế tối đa rủi ro thất thoát hàng hóa. Vậy xuất kho là gì? Làm thế nào để xây dựng một quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp? Cùng GoACADEMY tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây!
Xuất kho là gì?
Trước khi tìm hiểu về các bước của quy trình xuất kho, chúng ta hãy cùng điểm qua khái niệm xuất kho là gì trước nhé.
Xuất kho được hiểu là hoạt động xuất hàng hóa theo một trình tự nhất định được hệ thống đồng bộ kiểm tra. Việc xây dựng một quy trình xuất kho cụ thể và rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo hoạt động quản lý tồn kho được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
Tầm quan trọng của việc xây dựng một quy trình xuất kho hoàn chỉnh
Biết được xuất kho là gì, chúng ta hãy cùng tiếp tục tìm hiểu xem quy trình xuất kho quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp. Có thể nói, hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc sở hữu một quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:
Giảm thiểu nguy cơ thất thoát hàng hóa
Quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn gồm nhiều bước thực hiện với đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Thực hiện xuất kho theo quy trình chuẩn sẽ giúp hàng hóa được xuất theo đúng chủng loại và số lượng, góp phần hạn chế nguy cơ thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc gian lận. Bên cạnh đó, nhờ có quy trình này mà tình trạng hàng hóa hư hỏng, hao mòn, giảm giá trị sử dụng do tồn kho quá lâu cũng được giảm đáng kể.
Hỗ trợ công tác quản lý, kinh doanh
Xuất kho theo quy trình chuẩn sẽ phải trải qua nhiều bước phê duyệt với quy trình kiểm soát tồn kho nghiêm ngặt, giúp hàng hóa đảm bảo được các yêu cầu cần thiết trước khi đến tay người tiêu dùng. Điều này sẽ góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn do thiếu hàng hoặc gây gánh nặng cho công tác quản lý tồn kho do thừa hàng.
Tối ưu hóa quy trình nhập hàng và quản lý hàng tồn kho
Thông thường, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất kho để ước lượng số lượng hàng hóa cần nhập trong thời gian tới. Do đó, sở hữu một quy trình xuất kho theo tiêu chuẩn có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý tồn kho, đồng thời đưa ra những quyết định phù hợp trong trường hợp hàng hóa có vấn đề phát sinh.
Tham khảo thêm: Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
6 bước của quy trình quản lý tồn kho hoàn chỉnh
Một quy trình quản lý tồn kho hoàn chỉnh thông thường sẽ bao gồm các bước sau đây:
Yêu cầu đề nghị xuất kho
Bộ phận chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động xuất kho sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do từng bộ phận phụ trách. Ví dụ, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ làm phiếu đề nghị xuất kho. Còn đối với các thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Phê duyệt yêu cầu xuất kho
Tại bước này, những người có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho đã được lập. Đối với nguyên vật liệu sản xuất, giấy này sẽ được trình lên Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận sản xuất. Đối với bán hàng có thể không cần thông qua quản lý cấp trên bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự phê duyệt. Có thể nói đây là một trong những bước vô cùng quan trọng trong quy trình xuất kho và người phê duyệt sẽ phải chịu trách nhiệm trong trường hợp có vấn đề phát sinh khi xuất kho.
Kiểm tra tồn kho
Sau khi nhận được phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng và số lượng hàng tồn kho xem chúng có đáp ứng được yêu cầu xuất kho trên hay không. Nếu đủ chúng ta sẽ chuyển sang bước tiếp theo. Trong trường hợp thiếu hàng thì kế toán kho cần thông báo cho các bộ phận liên quan để nhập thêm hàng với đúng số lượng và chủng loại cần thiết.
Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục khác
Căn cứ vào những thông tin trên phiếu đề nghị xuất kho hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu. Phiếu xuất kho sẽ gồm 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên lưu tại quyển.
Tiến hành xuất kho
Dựa trên phiếu xuất kho đã có đầy đủ xác nhận của các phòng ban liên quan, nhân viên quản lý kho sẽ lấy hàng theo đúng yêu cầu. Đồng thời, kiểm tra tình trạng và chất lượng hàng hóa được thực tế trước khi tiến hành vận chuyển.
Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật trong nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất kho ghi tại thẻ kho và xác định số lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất giữa các bên, được đối soát định kỳ và điều chỉnh ngay lập tức khi phát hiện ra sai lệch trong quá trình đối soát.
Làm thế nào để kiểm soát xuất kho hiệu quả?
Muốn tối ưu hóa quy trình quản lý xuất kho, ngoài việc hiểu rõ khái niệm xuất kho là gì, bạn cũng cần lưu ý đến một số vấn đề quan trọng trong quy trình này, chẳng hạn như quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý.
Sau đây là một số kinh nghiệm kiểm soát kho hiệu quả mà GoACADEMY muốn gửi đến bạn:
Thiết lập quy trình xuất nhập kho hoàn chỉnh
Việc thiết lập một quy trình xuất nhập kho hoàn chỉnh, đồng nhất, rõ ràng giữa các phòng ban bao gồm cả việc quản lý tồn kho, xuất nhập kho, đảm bảo toàn bộ hoạt động thuận lợi và trơn tru nhất. Có một quy trình như thế sẽ giúp cho công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải một lỗi vô cùng quan trọng là để người lạ có thể ra vào khu vực lưu trữ hàng tồn kho. Mặc dù thất thoát là việc không thể nào tránh khỏi do nhiều nguyên nhân khác nhau như nhầm lẫn và sai sót trong quá trình nhập xuất, cháy nổ, hư hỏng… Tuy nhiên, cũng không thể tránh khỏi trường hợp người lạ làm thất thoát tồn kho.
Do đó, để hạn chế tối đa vấn đề thất thoát, doanh nghiệp cần hạn chế để người lạ, người không có phận sự vào kho. Nếu quy mô nhân sự kho quá đông thì nên cấp thẻ ra vào kho và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn.
Quản lý chặt chẽ hoạt động xuất nhập kho – Kiểm kê kho định kỳ
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc kiểm kê kho định kỳ là vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng xác nhận được số lượng hàng tồn kho trên thực tế có khớp với báo cáo hay không để phát hiện sai sót kịp thời. Ngoài ra, trong quá trình này, bạn còn có dịp rà soát, phân loại những hàng hóa hư hỏng, hết hạn, chất lượng kém… để có biện pháp xử lý kịp thời.
Áp dụng công nghệ trong quản lý kho
Áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý kho, đặc biệt là quản lý thành phẩm và hàng hóa bán ra cho khách hàng đang được xem là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay. Với số lượng đơn hàng khổng lồ hàng ngày, doanh nghiệp không thể nào quản lý hàng tồn kho theo phương pháp thủ công được, nó vô cùng tốn kém, mất thời gian và có nhiều sai sót.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có thể hỗ trợ bạn tối ưu quy trình quản lý kho hàng, trong đó GoSELL là một trong những giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. Với tính năng Quản lý kho hàng của GoSELL, doanh nghiệp luôn có thể xác định chính xác số lượng tồn kho, việc luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, tự động tăng giảm tồn kho khi có phát sinh…
Quản lý tồn kho bán hàng hiệu quả với tính năng Quản lý kho hàng của GoSELL
Đây là một trong những tính năng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả, mang đến một quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp, góp phần hoàn thiện quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đồng bộ và quản lý dữ liệu tồn kho đa kênh (cửa hàng, website, app bán hàng, mạng xã hội, sàn TMĐT…) chỉ trên một hệ thống duy nhất.
- Dễ dàng tìm kiếm và nhận biết được biến động tồn kho ở kho tổng và các chi nhánh.
- Quản lý tồn kho đơn giản với mã SKU, mã IMEI, mã barcode…
- Sử dụng bộ lọc, thống kê các sản phẩm có số lượng tồn thấp để kịp thời nhập hàng và các sản phẩm có lượng tồn cao để có kế hoạch đẩy hàng.
- Lưu trữ toàn bộ các dữ liệu nhập xuất kho một cách cụ thể đầy đủ nhất.
- Nắm được trạng thái tất cả sản phẩm, đang bán hoặc ngưng bán, hàng bị lỗi.
- Quản lý nhân viên hiệu quả bằng cách phân quyền sử dụng trên hệ thống quản trị GoSELL.
Bên cạnh đó, nền tảng quản lý bán hàng GoSELL còn tích hợp rất nhiều tính năng khác hỗ trợ quản lý bán hàng như Quản lý đơn hàng, Quản lý sản phẩm, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý chuyển hàng, Quản lý nhân viên… Cũng như các tính năng hỗ trợ Marketing như Blogs, SEO, Email Marketing, Tạo mã giảm giá, Tạo giá bán sỉ…
Kết luận
Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong khái niệm xuất kho là gì, cách xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn chỉnh cũng như giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả. GoACADEMY hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức trên vào mô hình doanh nghiệp của mình để thúc đẩy năng suất hoạt động hiệu quả hơn. Chúc bạn may mắn và thành công!
