Câu chuyện kinh doanh

Ứng dụng mô hình 5M trong quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, mô hình quản lý 5M là một trong những phương pháp hỗ trợ vô cùng quan trọng. 5M ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng để đem lại sự ổn định cần thiết. Vậy mô hình 5m là gì và ứng dụng thế nào trong quản lý doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Mô hình 5m là gì?

Mô hình 5M là một khái niệm phổ biến được nhiều doanh nghiệp chú trọng áp dụng trong xuyên suốt quá trình kinh doanh. Đây là một phương pháp quản lý quan trọng và đã được chứng minh hiệu quả trong nhiều lĩnh vực kinh doanh.

5M được hiểu như là 5 yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Material (Nguyên vật liệu): Đây là các thành phần, linh kiện, hay nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất, tạo nên sản phẩm.
• Machine (Máy móc): Bao gồm những thiết bị máy móc cần thiết để hỗ trợ con người trong quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Manpower (Con người): Là nguồn nhân lực, đóng vai trò quan trọng và việc vận hành hoạt động kinh doanh. 
• Method (Phương pháp): Đại diện cho các quy trình và phương pháp được sử dụng để tạo ra hoặc buôn bán sản phẩm.
• Measurement (Đo lường): Những công cụ, cơ sở để đo lường chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh doanh.

Khi vận dụng mô hình 5m, doanh nghiệp sẽ có thể nhận được một cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó, việc phát hiện các vấn đề và đưa ra các phương pháp để tối ưu hiệu quả các yếu tố sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

Lợi ích khi vận dụng mô hình 5m

Từ việc phân tích các yếu tố trong mô hình 5m, doanh nghiệp có thể nhận được các lợi ích quan trọng như sau:

• Đảm bảo quá trình vận hành suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro: Mô hình này giúp xác định rõ nhiệm vụ từ bước đầu vào đến bước đầu ra, đồng thời đảm bảo kiểm tra tính đáp ứng tiêu chuẩn và chuẩn hóa theo thứ tự. Điều này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót.
• Nâng cao năng suất làm việc: Quá trình làm việc được diễn ra một cách trơn tru, tạo điều kiện cho sự phối hợp hiệu quả và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Mô hình 5m giúp cắt giảm khoảng cách giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, giữa nhân viên với nhau, cũng như giữa cấp quản lý và nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Nhờ quá trình vận hành suôn sẻ và giảm thiểu sự cố, mô hình này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh từ việc khắc phục sự cố và các vấn đề không liên quan trong quy trình sản xuất và vận hành.

Tuy không thể trực tiếp giúp doanh nghiệp tăng trưởng kinh doanh nhanh chóng nhưng mô hình 5m là cơ sở để doanh nghiệp tối ưu các yếu tố có liên quan trong tổng thể doanh nghiệp, hướng tới sự ổn định và hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm: Những yếu tố cần có trong mô hình 7S của doanh nghiệp

Những yếu tố cụ thể trong mô hình 5m

Hiểu rõ các yếu tố trong mô hình 5m là điều cần thiết để giúp doanh nghiệp có thể áp dụng một cách đầy đủ và hiệu quả vào quá trình quản lý thực tế. Điều này sẽ tạo đà thúc đẩy mạnh mẽ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Sau đây là chi tiết các yếu tố cụ thể trong mô hình 5m và cách để áp dụng chúng một cách hiệu quả trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Material (Nguyên vật liệu)

Đây là yếu tố bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần có để tạo nên sản phẩm. Nguyên vật liệu và linh kiện luôn là ưu tiên hàng đầu mà doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ và không có sai lệch, nhằm đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm. Do đó, việc kiểm tra đầy đủ và định kỳ các nguyên vật liệu và linh kiện đóng vai trò không thể thiếu trong xuyên suốt quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Để có thể tối ưu yếu tố này, người quản lý cần xây dựng các tiêu chuẩn và quy định về lưu trữ, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu và linh kiện. Điều này giúp điều phối, quản lý và vận hành trong các bước tiếp theo diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Khi xảy ra sai sót, người chịu trách nhiệm sẽ phải thực hiện kiểm tra lại để tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi và đề xuất những giải pháp khắc phục thích hợp.

Machine (Thiết bị, máy móc)

Trong mọi doanh nghiệp, máy móc và thiết bị là các công cụ cần có để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả hơn. Hiệu suất sản xuất đáng tin cậy giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường với những sản phẩm chất lượng. 

Để duy trì hiệu quả hoạt động và độ chính xác của hệ thống máy móc và thiết bị, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Thực hiện giám sát thường xuyên và cẩn thận về tính chính xác và ổn định của hệ thống máy móc và thiết bị trong quá trình hoạt động.
• Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và đảm bảo hiệu suất ổn định của máy móc và thiết bị.
• Thực hiện bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ toàn bộ hệ thống máy móc và thiết bị để cải tiến, sửa chữa hoặc thay mới, đảm bảo nhu cầu sản xuất được thực hiện liên tục.

Manpower (Nguồn nhân lực)

Nguồn nhân lực là trung tâm tạo ra sự kết nối và liên kết trong toàn bộ quá trình sản xuất và kinh doanh. Con người là nguồn lực quan trọng để thực hiện những nhiệm vụ mà máy móc và thiết bị không thể thay thế. Ở đó, con người đóng vai trò điều khiển máy móc, điều chỉnh hoạt động của thiết bị để quá trình sản xuất diễn ra chính xác và tạo ra sản phẩm chất lượng đáp ứng yêu cầu.

Đồng thời, con người cần có hiểu biết về máy móc và thiết bị, hiểu rõ quy tắc hoạt động và cách sử dụng đúng để có thể vận hành và điều chỉnh chính xác. Vì vậy, doanh nghiệp và người quản lý có thể tổ chức định kỳ các buổi đào tạo và huấn luyện giúp nhân viên cập nhật kiến thức, nâng cao kỹ năng chuyên môn, đảm bảo hiệu suất tối ưu trong công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của quá trình sản xuất.

Xem thêm: 9 cách quản lý nhân sự giúp nâng cao tính tự giác cho nhân viên

Method (Phương pháp thực hiện)

Một trong những yếu tố quan trọng trong mô hình 5m chính là phương pháp thực hiện. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp có hiểu biết rõ về cách hoàn thiện sản phẩm, đảm bảo chất lượng và số lượng theo yêu cầu. Yếu tố “phương pháp” cũng đề cập đến các tiêu chuẩn và quy định cần thiết để đảm bảo không có sai sót và giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.

Để đạt được yếu tố này, những người quản lý trong doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn và chuẩn mực để làm thước đo và xây dựng quy trình kiểm duyệt tương ứng. Phương pháp thực hiện đóng vai trò như một chỉ dẫn để định hướng toàn bộ quy trình, tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách liên tục, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sai sót, rủi ro trong quá trình sản xuất.

Measurement (Kiểm tra, đo lường)

Kiểm tra và đo lường hiệu quả luôn là một phần không thể thiếu để đảm bảo quá trình sản xuất hoặc kinh doanh không xảy ra những vấn đề không mong muốn. Đối với quá trình sản xuất, việc kiểm tra và đo lường giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm đưa ra là tốt nhất theo yêu cầu. Doanh nghiệp có thể kiểm tra dựa ra khung tiêu chuẩn sản phẩm ban đầu với sản phẩm khi đã hoàn thiện.

Đối với quá trình kinh doanh, bán hàng, việc kiểm tra và đo lường có thể dựa trên các công cụ phân tích các chỉ số kinh doanh. Các chỉ số mà doanh nghiệp bán hàng sẽ cần đo lường liên tục bao gồm số lượng đơn hàng, doanh thu, lợi nhuận bán hàng,… Dựa vào các chỉ số này, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh và mức tăng trưởng khi so sánh với từng giai đoạn khác nhau.

Để quá trình đo lường các chỉ số kinh doanh cho ra kết quả chính xác nhất, đặc biệt là với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, việc sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ là điều không thể bỏ qua. Ở đó, tính năng phân tích báo cáo có mặt trên phần mềm quản lý bán hàng GoSELL chính là công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp đo lường và phân tích hiệu quả kinh doanh của mình.

Phân tích báo cáo doanh thu, lợi nhuận tối ưu trên hệ thống của GoSELL

GoSELL là một giải pháp toàn diện hỗ trợ các doanh nghiệp bán hàng và quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả. Bên cạnh hệ thống quản lý tại cửa hàng trực tiếp, phần mềm GoSELL còn hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng hiệu quả hơn ở các nền tảng trực tuyến như website, app bán hàng, các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, GoMUA, TikTok Shop) hay nền tảng mạng xã hội (Fanpage Facebook, Zalo OA). 

Với tính năng phân tích báo cáo trên hệ thống của GoSELL, doanh nghiệp có thể thực hiện các báo cáo về đơn hàng, doanh thu cũng như lợi nhuận đa kênh, đa chi nhánh một cách dễ dàng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình kinh doanh một chính xác khi so sánh với từng giai đoạn khác nhau.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo dõi các báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng (Shopee, Lazada, GoMUA), theo nền tảng (Cửa hàng, Website, App bán hàng, mạng xã hội) hay từng chi nhánh mà mình đang kinh doanh. Ngoài ra, tính năng phân tích báo cáo cũng hỗ trợ quy trình mở rộng thị thường của doanh nghiệp, thống kê những sản phẩm bán chạy nhất theo từng thời điểm nhất định, báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên theo đơn hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng khen thưởng cho những cá nhân xuất sắc nhất.

Bên cạnh tính năng phân tích báo cáo hữu ích, GoSELL còn mang đến rất nhiều những tính năng cũng như giải pháp toàn diện cho quá trình kinh doanh, bán hàng đa kênh của doanh nghiệp. 

Các giải pháp, tính năng mà phần mềm quản lý bán hàng GoSELL đang cung cấp

Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp toàn diện giúp tối ưu quy trình bán hàng đa kênh bao gồm:

• GoWEB: Thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử chuyên nghiệp và nhanh chóng, với đầy đủ các tính năng hiện đại.
• GoAPP: Tạo app bán hàng trên điện thoại, có mặt trên cả Android và iOS, giúp thu hút khách hàng quay lại mua sắm nhiều hơn.
• GoPOS: Quản lý bán hàng tại quầy, lên đơn nhanh chóng, quản lý tồn kho chi tiết đến từng chi nhánh.
• GoSOCIAL: Hỗ trợ bán hàng trên nền tảng mạng xã hội Facebook và Zalo. Đồng bộ tin nhắn, tạo kịch bản trả lời và tạo đơn hàng ngay khi chat.
• GoLEAD: Tạo Landing Page chuyên nghiệp, giúp thu thập thông tin khách hàng và đẩy mạnh tỷ lệ chuyển đổi cũng như chốt Sales.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng nhiều tính năng quản lý bán hàng toàn diện như quản lý đơn hàng, kho hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên,… trên cùng một trang quản trị duy nhất. Quá trình tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp cũng được hỗ trợ tối đa bởi các tính năng hỗ trợ marketing hiện đại mà GoSELL cung cấp.

Kết luận

Mô hình 5m là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý quá trình kinh doanh của doanh nghiệp một cách tối ưu. Việc quan tâm đến đầy đủ các yếu tố trong mô hình 5m sẽ tác động mạnh mẽ đến sự thay đổi theo hướng tích cực đối với doanh nghiệp.