Digital Marketing

Junk mail là gì? Cách gửi email hiệu quả không rơi vào spam

Junk mail hay còn được gọi thư rác, là một thuật ngữ phổ biến dùng để miêu tả các tài liệu quảng cáo hoặc thư được gửi mà phía người nhận không yêu cầu. Trong bài viết hôm nay, GoACADEMY sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn junk mail là gì và cách gửi email hiệu quả để không rơi vào spam. Cùng tìm hiểu nhé!

Tổng quan về junk mail là gì?

Junk mail là gì? Là thuật ngữ dùng để nói về những email có chứa nội dung mà người dùng không mong muốn nhận được, đó có thể là các thông tin về quảng cáo không có ích hoặc thậm chí là các nội dung có chứa virus, mã độc,… Những email này đôi lúc còn được gọi là bulk mail hoặc thư rác.

Google hiện đã khắc phục được vấn nạn trên bằng cách tạo lập thư mục spam, như vậy tất cả email khi gửi đi đều sẽ được phân loại và những email có chứa nội dung quảng cáo, virus, mã độc,… thì sẽ bị đẩy vào mục spam. Nhưng cách khắc phục này đã mang đến một vài vấn đề phát sinh khác, tiêu biểu là đôi khi sẽ có những email quan trọng bị server hiểu sai và đưa vào mục spam. Điều này khiến cho việc trao đổi thông tin của người dùng gặp chút bất tiện. Để hiểu rõ hơn nguyên nhân vì sao, GoACADEMY sẽ phân tích và đưa ra cách khắc phục trong những phần sau.

Một số thuật ngữ liên quan đến junk mail mà bạn cần biết

Bên cạnh khái niệm junk mail là gì, bạn cũng nên tìm hiểu một số thuật ngữ quan trọng liên quan đến junk mail để quá trình tiếp cận thông tin về sau không bị gián đoạn. Cụ thể như sau:

• Content filters là bộ lọc nội dung, có nhiệm vụ duyệt các thông tin chứa trong email gửi đến, để nhận diện và xác định xem liệu đó có phải là email rác hay không.
• Header filters là bộ lọc tiêu đề, nhiệm vụ chính là đánh giá email thông qua phần Title để xác định xem email đó có chứa thông tin giả mạo hay không.
• URL blacklist là một danh sách đen chứa các URL được cho là nguy hiểm. Nếu các website sử dụng tool hoặc thủ thuật SEO mũ đen, thay đổi nội dung, tên miền, giao diện,… quá nhiều. Thì email đó sẽ không được index và bị Google khóa URL.
• IP blacklist là một danh sách đen chứa các địa chỉ IP không an toàn hoặc có dấu hiệu spam. Khi các tài khoản trên server spam mail với số lượng lớn, IP sẽ bị các tổ chức Spam trên thế giới thêm vào blacklist. Nếu bị đưa vào danh sách này, bạn nên kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan, sau đó liên hệ lại với tổ chức chống Spam để được đưa ra khỏi danh sách.

Xem thêm: Blacklist là gì? Cách phòng tránh để website không bị đưa vào Blacklist

Tổng hợp các nguyên nhân và cách khắc phục khi email bị rơi vào junk mail

Hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ căn cứ vào một số tiêu chí nhất định để đánh giá các email gửi đến và mỗi tiêu chí tương ứng với 1 điểm. Nếu email không đạt đủ số điểm, thì sẽ bị đưa đến mục spam. Theo đó, các tiêu chí của bộ lọc vẫn được cập nhật hàng ngày để không bỏ sót thư rác. Quá trình này diễn ra như sau: khi có người “báo cáo spam”, các bộ lọc sẽ tiếp thu và chia sẻ dữ liệu “bị vi phạm” này với nhau rồi siết chặt lại lưới lọc của mình.

Như vậy, thư rác sẽ được chuyển thẳng đến mục spam giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro trong việc nhận – mở email. Nhưng nếu trường hợp bộ lọc hoạt động thiếu chính xác, đặc biệt là nhầm lẫn giữa các email quan trọng với junk mail, thì có thể bạn đã phạm phải một trong các nguyên nhân phổ biến dưới đây:

Xem thêm: Cách xây dựng danh sách email khách hàng chất lượng cho doanh nghiệp

Chưa trỏ PTR Record

PTR Record có nhiệm vụ ánh xạ địa chỉ IP đến tên miền, thao tác này giúp bạn tăng độ tin cậy cho mail server. Khi mail server có độ tin cậy nhất định, chúng sẽ không bị đánh giá là junk mail và không bị đưa vào spam. Nhưng để kiểm tra xem mail server đã trỏ vào PTR Record hay chưa, bạn có thể truy cập vào đường link: https://intodns.com/.

Nếu kết quả hiển thị là dấu chấm than (!) thì chứng tỏ email chưa trỏ PTR Record, cách khắc phục là bạn nên trỏ PTR Record ngay lập tức để email gửi đi của bạn có thể ghi điểm tốt hơn trong mắt của Google và không bị đưa vào spam.

IP mail bị vào blacklist

Nguyên nhân khiến rất nhiều email bị đánh dấu spam là do địa chỉ IP đã bị đưa vào danh sách đen. Để biết liệu IP của bạn có nằm trong danh sách này hay không, bạn có thể sử dụng mxtoolbox bằng cách truy cập vào đường link https://mxtoolbox.com/blacklist.aspx.

Nếu bạn nhận được kết quả trả về là LISTED, thì IP của bạn đã bị đánh dấu trong danh sách đen. Cách khắc phục là hãy xem lại các tiêu chí cần thiết và tiến hành chỉnh sửa để đưa IP thoát khỏi danh sách này.

Chưa cấu hình SPF Record

SPF Record (viết tắt của cụm từ Sender Policy Framework Record), là một cơ chế chuyên dùng để đánh giá, kiểm tra email xem chúng có phải junk mail hay không, dựa trên cơ chế kiểm tra nguồn gốc domain của email.

Đây là cơ chế được ứng dụng rộng rãi để tăng mức độ tin cậy cho các thư điện tử được gửi đi. Bạn có thể truy cập vào đường link: https://mxtoolbox.com/ để kiểm tra xem mail server đã cấu hình SPF Record hay chưa. Nhằm đảm bảo cho các email gửi đi không bị rơi vào spam.

Chưa cấu hình DKIM

DKIM (viết tắt của cụm từ Domainkeys Identified Mail) là công cụ hỗ trợ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư, bao gồm một khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng TXT Record và khóa còn lại cấu hình trong mail server. Nếu cấu hình DKIM chưa được hoàn thiện, thì email của bạn rất dễ rơi vào tầm ngắm và bị đánh dấu là junk mail.

Một số nội dung email bị đánh giá là spam

Ngoài 4 nguyên nhân chính mà GoACADEMY vừa đề cập, thì cũng có một lượng lớn email bị đánh dấu là junk mail do có chứa nội dung không phù hợp. Vì vậy, bạn hãy kiểm tra lại để chắc chắn mình không vi phạm các chủ đề dưới đây:

• Nội dung đe dọa, quấy rối, bạo lực hoặc có dấu hiệu bắt nạt.
• Email sử dụng ngôn từ mang tính chất thù ghét.
• Thực hiện hành động giả mạo người khác, không phải chủ sở hữu để gửi thư đi.
• Chia sẻ các thông tin cá nhân theo cách bất hợp pháp.
• Nội dung có đề cập đến những dấu hiệu lạm dụng trẻ vị thành viên.

Xem thêm: Phân biệt giữa email marketing và email spam

Cách gửi email hiệu quả để không rơi vào junk mail

Khi đã nắm được các nguyên nhân khiến email bị rơi vào junk mail là gì, GoACADEMY sẽ bật mí đến bạn một số cách gửi email hiệu quả để không rơi vào junk mail. Cụ thể như sau:

• Tiến hành căn chỉnh nội dung, bố cục, bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết cho email,… để không bị hiểu nhầm là thư rác.
• Kiểm soát lại nội dung đã sao chép từ các trình soạn thảo như Word, Excel,… Vì trong nhiều trường hợp chuyển đổi rất dễ gây ra lỗi font và dẫn đến bị nghi ngờ là thư rác.
• Trước khi gửi đi, bạn cần chỉnh sửa các đường dẫn có trong email về nguyên bản. Việc rút gọn link sẽ khiến hệ thống không kiểm tra được đích đến và cũng có nguy cơ cao đưa email vào mục spam.
• Cân nhắc chuyển đổi các HTML bị lỗi, vì đây có thể là yếu tố khiến hệ thống không kiểm tra được mã nguồn website, dẫn đến tình trạng email không thể gửi đi được.

Trên đây đều là những kỹ thuật kiểm tra, rà soát thư rác cơ bản và không mất nhiều thời gian. Nhưng để các công việc này được tối ưu và không khiến bạn phải tốn thêm chi phí thuê nhân sự quản lý, thì bạn nên tham khảo và ứng dụng công nghệ. Trong đó, công cụ Email marketing của GoSELL sẽ hỗ trợ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí vừa nêu trên, hạn chế tối đa tình trạng email bị rơi vào mục spam.

Tiếp cận khách hàng, quảng bá thương hiệu với công cụ Email marketing của GoSELL

Sử dụng tính năng Email marketing của GoSELL, bạn không chỉ có thể linh hoạt căn chỉnh nội dung, mà còn có thể tự do sáng tạo mẫu email theo từng chiến dịch, sự kện. Bởi hệ thống đã tích hợp sẵn kho giao diện đa dạng, đẹp mắt và phù hợp với nhiều lĩnh vực/ngành nghề, đặc biệt là có khả năng tương thích với nhiều thiết bị khác nhau.

Công cụ cũng cho phép bạn nhập mã HTML để viết nội dung email tùy chọn và thêm các đường liên kết trong giao diện email để điều hướng khách hàng thẳng đến trang mà bạn mong muốn. Ngoài ra, để các email của bạn có thể đem về tỷ lệ chuyển đổi cao, bạn có thể khéo léo lồng ghép nội dung giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, hoặc thực hiện các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, flash sale,…

Sau khi có một giao diện email hoàn chỉnh, bạn có thể kiểm tra lại các yếu tố nội dung, bố cục, URL, HTML,…. trước khi gửi đến khách hàng. Công cụ sẽ hỗ trợ bạn gửi email theo danh sách hoặc theo các nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau.

Tham khảo thêm một số giải pháp và tính năng khác của GoSELL

Không chỉ có công cụ Email marketing, mà nhằm giúp các doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu “bán hàng nhiều hơn” – GoSELL đã không ngừng phát triển và cải tiến hệ sinh thái giải pháp của mình. Bao gồm:

• GoWEB hỗ trợ thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử mà không cần hiểu biết chuyên sâu về lập trình.
• GoAPP hỗ trợ thiết kế ứng dụng bán hàng mang thương hiệu riêng, tương thích với hệ điều hành Android và cả iOS.
• GoPOS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ chỉ trên một màn hình duy nhất.
• GoSOCIAL hỗ trợ liên kết các Fanpage Facebook và Zalo OA, giúp tối ưu quy trình phản hồi – lên đơn cho khách hàng ngay trên khung chat.
• GoLEAD hỗ trợ thiết kế các trang landing page quảng cáo, bán hàng không giới hạn.
• GoCALL hỗ trợ xây dựng một đội ngũ telesale hùng mạnh giúp nâng cao chất lượng cuộc gọi đến khách hàng.

Cùng với các tính năng quản lý, công cụ marketing hiện đại, tất cả đều được quản lý tập trung tại một hệ thống duy nhất. Giúp doanh nghiệp dễ dàng vận hành và sử dụng bất kỳ lúc nào, đảm bảo mang đến cho khách hàng của bạn trải nghiệm mượt mà để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.

Kết luận

Vừa rồi là các thông tin về junk mail là gì, các nguyên nhân – cách khắc phục và cách gửi email để không bị rơi vào mục spam. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc gửi email đến khách hàng. Giúp tăng tỷ lệ mở thư vượt trội và duy trì việc khách hàng tiếp tục nhận thư của bạn vào những lần sau.

Đừng quên tiếp tục theo dõi các bài viết tại GoACADEMY để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng và hữu ích khác bạn nhé!